Digitalisering van EHS-processen: de keuze is reuze

Ajoy Gonsalves
Ajoy Gonsalves

Stel je eens voor, het is het einde van het eerste kwartaal en je hebt een bestuursvergadering op 1 april. De druk als EHS-manager is groot, want het bedrijf verwacht een projectie voor de rest van het jaar. De CEO wilt dat je jouw ideeën presenteert over hoe je dit jaar jouw doelen gaat bereiken. Als manager weet je dat er de afgelopen maanden een paar tegenslagen zijn geweest die je zult moeten verzachten, maar wat is de oplossing? Ook heb je tijdens de laatste bijeenkomst besloten om de EHS-processen (verder) te digitaliseren. Er zijn dus veel beslissingen die genomen moeten worden.

Vissen

Er zijn twee vissers, laten we ze Paul en Steven noemen. Paul is aan het vliegvissen, terwijl Steve een vishengel met een draaiende haspel gebruikt. Paul vangt de ene vis na de ander, terwijl Steve er geen vangt. Dus vraagt hij Paul om advies en leest hij een boek over vissen. Paul vertelt hem dat de visplekken en het gebruik van een vliegvishengel het geheim van zijn succes zijn. Het boek suggereert echter dat dit een techniek is die voor gevorderde vissers het beste is en Steven zou moeten beginnen met ander aas. In de viswinkel wordt hij geadviseerd een andere hengel te kopen en zijn er oneindig veel opties als het gaat om aas. Welk advies moet Steven volgen?

EHS software kiezen

Je vraagt je waarschijnlijk af waarom dit verhaal relevant is. Nou, er is een hele lijst van bedrijven die de service van het digitaliseren van jouw EHS-programma aanbieden. We begrijpen dat het verwarrend en frustrerend kan zijn om een bepaald bedrijf te kiezen uit zoveel bedrijven. Jouw bedrijf is gewend aan de huidige processen en het maken van een drastische verandering met een steile leercurve zal duur en tijdrovend zijn. Net als Steven wil je geen dure en geavanceerde vliegvismast kopen en geen garantie hebben of je ooit geavanceerd wordt. Wat je nodig hebt is een systeem dat zich soepel aanpast aan jouw huidige processen, waardoor je tijd en kosten bespaart en je een vlottere leercurve krijgt. 

Op het moment klinkt dat misschien wat wollig, maar hier is een voorbeeld van een van onze trouwe klanten en hoe we hen hebben geholpen:

Concreet voorbeeld

Fujairah Oil Terminal FZC is een 1,177 miljoen kubieke meter olieopslag, gevestigd in de snel ontwikkelende haven van Fujairah. De opslagfaciliteit is gebouwd volgens de beste industriële specificaties en voldoet aan de internationale normen en aan de nieuwste HSEQ-norm met OHSAS 18001, ISO 9001:2015 en ISO 14001:2015.

De uitdaging van FOT was om manieren te vinden om het hele team te betrekken bij het actief meten en monitoren van de infrastructuur en prestaties van hun terminals. Dit was de enige manier om eventuele problemen te identificeren en te elimineren of te beperken voordat deze schadelijk zouden kunnen worden voor hun mensen, milieu of activa. Door het gebruik van Capptions maken ze nu gedocumenteerde controles en bevindingen. Elke dienst gebruikt de app om de terminal twee keer per dag te monitoren. Met als resultaat:

  • Een 300% toename in veiligheidswaarnemingen
  • Een toename van 250% in de betrokkenheid van het personeel
  • Een papierloos en data gedreven  EHS-programma
  • Volledig gedigitaliseerde OSHA- en ISO-certificering

Wat biedt Capptions?

Wij bieden een eenvoudig te gebruiken EHS software oplossing. Wat krijg je bij ons nog meer?

Gemak van de uitvoering

Capptions belooft je gemak bij de uitvoering. De software zal een verschil maken als het gaat om het verhogen van de productiviteit en efficiëntie van jouw bedrijf, maar de verandering in jouw processen zal mild zijn. Ons platform kan eenvoudig integreren met al uw huidige systemen. De leercurve is mild, waardoor je jouw hele personeel aan boord kunt brengen. Daarnaast helpt ons supportteam je tijdens het hele proces en biedt het je GRATIS after-sales service aan.

Klantenservice

Onze klant is onze nummer 1 prioriteit en we zorgen ervoor dat ze dat weten. Capptions richt zich op langdurige klantenrelaties, omdat we op deze manier allemaal groeien en het een wederzijds voordelige relatie wordt. Klantenondersteuning geeft vorm aan al onze afdelingen en processen. Alles wordt gedaan om de behoeften en wensen van onze klanten te vervullen. In zee gaan met grotere bedrijven, betekent beperkt contact met klantenondersteuning, geautomatiseerde antwoordapparaten en links die u doorverwijzen naar FAQ's. Met Capptions wordt je doorverwezen, maar dan wel direct naar onze specialisten. We moedigen onze klanten aan om te groeien en zonder hen zouden we niet kunnen groeien. Twee breinen samen denken grootser dan één.

Datastroom

Capptions zal je helpen bij de overgang naar onze innovatieve oplossing, maar je vraagt zich waarschijnlijk af hoe dit voordelig zal zijn. Om de voordelen te begrijpen moeten we het probleem begrijpen. We hebben meer dan 3.000 EHS-managers in de VS en Zuid-Afrika ondervraagd om hun huidige administratieve last te begrijpen. 80% van de respondenten zegt dat de volgende processen leiden tot papierwerk:

  • Inspecties
  • Audits
  • Meldingen van incidenten
  • Veiligheidswaarnemingen
  • Onderhoudscontroles

Dezelfde respondenten noemden ook de administratieve lasten als hun grootste uitdaging.

Capptions onderzoek 2019

Als een EHS-manager moet je meetbare gegevens en rapporten met nauwkeurige cijfers presenteren die de voordelen van deze veiligheidsmetingen weergeven. Verouderde processen vereisen dat je handmatig gegevens verzamelt, wat je onnodige tijd kan kosten. Volgens Forbes heeft minstens 88% van jouw spreadsheets een fout.

70% van de respondenten in ons onderzoek geeft aan dat ze vooral gefrustreerd zijn door missende/onvolledige formulieren en het proces van handmatige invoer van gegevens. Door het gebruik van onze oplossing kun je als manager elke stap van jouw proces beheersen.

Datastroom staat bij iedereen op de agenda, het principe van ons bedrijf is om dit probleem voor jou op te lossen. Jouw organisatie heeft behoefte aan integratie als het gaat om veiligheid, omdat het iedereens’ zaak is en jouw personeel daar gemakkelijk aan kan bijdragen. Met onze app kunnen zelfs jouw front liners deze gegevens bij jou krijgen en rapporteren over problemen wanneer deze zich voordoen. Stel je zich eens voor hoeveel data je zou kunnen verzamelen.

Capptions heeft alle componenten bij het zoeken naar een leverancier om jouw EHS-programma te digitaliseren. Je wilt geen duur en over-gecompliceerde stuk software dat je misschien nooit onder de knie zult krijgen.  Wat je nodig hebt is software die je helpt bij het geleidelijk verbeteren van deze processen om ze efficiënter en effectiever te maken, terwijl je een belangrijke verandering doorvoert. We verwachten niet dat je de software meteen goed kent, dus we zorgen ervoor dat je eraan gewend raakt. Capptions zal er zijn om je vanaf de eerste dag te ondersteunen.