EHS-software: complete kopersgids voor 2021

Ajoy Gonsalves
Ajoy Gonsalves

Van FMCG tot luchtvaart, EHS-software is populair bij veel organisaties en om een groot aantal redenen. Als uwilt weten wat het is en hoe het u tijd bespaart en helpt om uw veiligheid op de werkplek te vergroten, lees dan verder.

In dit artikel ontdekt u wat dit soort software voor jouw bedrijf doet en hoe het werkt. We zetten ook de belangrijkste overwegingen op een rij bij de beslissing welk EHS-oplossingspakket het beste bij uw organisatie past. Naast deze en vele andere onderwerpen zullen we het ook hebben over de kosten voor het bedrijf en eventuele problemen waarmee u te maken kunt krijgen tijdens het gebruik van een van deze platforms.

Wat is EHS-software?

Environmental Health and Safety-software (kortweg EHS-software) biedt een gecentraliseerde plaats voor het beheer van het veiligheidsprogramma van uw bedrijf. Met één enkele applicatie kunt u de naleving van de regelgeving door de overheid bijhouden en bewijzen, belangrijke gezondheids- en veiligheidsgegevens beheren en continue verbetering realiseren.

Deze platforms verbinden uw personeel door één enkele ruimte te bieden voor het opslaan van essentiële documenten, belangrijke EHS-prestatiestatistieken, informatie over taken en meer. Dit alles maakt het veel gemakkelijker om corrigerende acties bij te houden en hoe goed de maatregelen en systemen die u hebt ingevoerd, werken.

EHS Software

Wat doet EHS-software?

EHS-software fungeert als een centrale hub die gezondheids- en veiligheidsgegevens opslaat, taken beheert en u realtime inzicht geeft in veiligheid, regelgeving en naleving. De software verzamelt de gegevens en presenteert deze visueel om u op de hoogte te houden van de belangrijke statistieken die u moet weten over veiligheid op locatie.

Iedereen met toegang tot het platform kan op elk moment gegevens uploaden en wordt opgeslagen in de cloud in het relevante gedeelte van de app. Deze informatie kan betrekking hebben op veiligheidsincidenten, bijna-ongevallen, gedragsveiligheid, gevaren op de werkplek of andere aspecten van gezondheid en veiligheid.

Een EHS-softwareplatform automatiseert ook uw workflows en waarschuwt de relevante werknemers wanneer ze een taak hebben. Ze kunnen bijvoorbeeld een alert sturen wanneer taken onvolledig blijven of metrics een bepaalde drempel bereiken, waardoor de betrokken partijen actie ondernemen.

EHS platformen helpen u de naleving bij te houden

Veiligheidsleiders analyseren en bewaken doorgaans de regels en voorschriften om te beoordelen welke normen specifiek op het bedrijf van toepassing zijn. Vervolgens werken ze samen met het management om een reeks procedures en protocollen voor de organisatie op te stellen die de veiligheid van al het personeel en de naleving van de vereisten zullen garanderen. Het resultaat is een bedrijfshandleiding die alle werknemers moeten lezen, verwerken en naleven.

Maar we leven in een wereld waar mensen zelden de tijd en het geduld hebben om een veiligheidshandleiding te lezen. En, wat nog erger is, regels en voorschriften veranderen zo vaak dat het bijna te veel overhead is om een gedrukte handleiding up-to-date te houden. Hier speelt een EHS-oplossing een sleutelrol. Hiermee kunt u uw veiligheidshandboek dynamisch maken. Of het nu een Marine Safety Management System of een Construction Site Safety Manual is, werknemers hebben er toegang toe in de cloud en u hoeft niet meerdere exemplaren af te drukken om te delen.

De software komt ook in actie voor de uitvoering van uw veiligheidsbeleid. Via een dergelijk platform kunt u trainingen plannen en de voortgang van werknemers volgen. Daarnaast is het ook de plek om uw Standard Operating Procedures (SOP's) te loggen die u helpen uw beleid te realiseren.

Ten slotte zijn er gegevens, inzichten en volledig inzicht in uw veiligheidsprestaties. Dus wanneer het moment komt om te rapporteren aan overheidsfunctionarissen en naleving te bewijzen, kunt u de gegevens uit de software verzamelen en relevante details en statistieken weergeven.

 

Wat zijn de voordelen van EHS platformen?

Het gebruik van EHS-software biedt een aantal voordelen, vooral voor nieuwe gebruikers. De belangrijkste redenen om voor dit type oplossing te kiezen zijn:

  • Papierloze processen — U hoeft niet rond te lopen met geprinte checklists die kantoormedewerkers handmatig naar digitale bestanden moeten kopiëren. Slecht handschrift en verloren formulieren zijn geen probleem meer.
  • Centralizatie — U kunt alles wat u nodig heeft voor veiligheidsbeheer op één plek opslaan. Dit bespaart tijd, vereenvoudigt uw taken en zorgt ervoor dat niemand cruciale kansen mist om risico's te verminderen. U verliest geen vitale informatie wanneer een werknemer het bedrijf verlaat, omdat alles in de software wordt vastgelegd. 
  • Betrokkenheid van werknemers — Door medewerkers bij de processen te betrekken en de software te laten updaten met hun gegevens, laat u zien dat u zich inzet voor veiligheid op de werkvloer. Dit kan het moreel en de productiviteit verbeteren. Het houdt ook veiligheid voorop in hun denken, wat leidt tot een veiligere werkomgeving. 
  • Bespaar geld — Door te investeren in veiligheid kunt u uw bedrijf geld besparen. Een van onze klanten bij Capptions, Ardagh Group, heeft bijvoorbeeld de tijd om audits uit te voeren met vier verkort, waardoor de arbeidskosten direct worden verlaagd en het veiligheidsteam hun tijd efficiënter kan besteden.
  • Maak controle gemakkelijk — Door uw naleving van de regelgeving te automatiseren, hoeft u niet een paar hectische weken te besteden aan het verzamelen van alle relevante informatie op tijd voor een audit. 
  • Realtime toezicht houden — Omdat uw dashboard voortdurend wordt bijgewerkt om u de laatste informatie te geven, weet u het zodra er een probleem optreedt. Met traditionele maandelijkse of driemaandelijkse rapportage realiseert u zich misschien pas wanneer u de gegevens uitvoert. Deze software houdt u op de hoogte van uw risicoprofiel en stelt u in staat problemen te verhelpen voordat ze tot een incident leiden. Met geautomatiseerde meldingen en waarschuwingen kunt u direct reageren. 
  • Vereenvoudig rapportage — In plaats van tijd te besteden aan het verzamelen van rapporten uit verschillende bronnen, maakt uw EHS-systeem ze namens u aan op basis van de geüploade informatie. 
Uses of EHS Software

Gebruik van EHS-software

Nu u weet wat EHS-software is en hoe u hiermee geld kunt besparen, gaan we eens kijken wat u ermee kunt doen. Dit zijn de meest voorkomende gebruiksscenario's:

  • Audits

De software registreert alle informatie die u nodig heeft om u voor te bereiden op audits. Het is gemakkelijk om de geldigheid van uw certificering, uw reactie op incidenten, uw beleid te vinden. De software centraliseert alle belangrijke informatie en standaardiseert uw rapportage.

  • Klachtenbeheer

U heeft één centrale plek om klachten van klanten te volgen en te beheren, en om follow-ups te creëren die ervoor zorgen dat u problemen snel en effectief afhandelt.

  • Beheer van bedrijfsbeleid

Zo blijft uw bedrijfsbeleid goed toegankelijk voor alle medewerkers. Er is geen excuus voor iemand die niet weet welke veiligheidsmaatregelen in bepaalde situaties moeten worden genomen.

  • Checklists voor uitrusting

U kunt voor en na elk gebruik eenvoudig de staat van onderhoud van apparatuur bijhouden. Dit zorgt ervoor dat u tijdens de werkdag geen risico loopt om kapotte, defecte en potentieel gevaarlijke gereedschappen te gebruiken.

  • Incidentrapportage

Door incidenten op de werkvloer snel en accuraat te melden, kunt u helpen voorkomen dat ze zich opnieuw voordoen. De software registreert het incident en helpt u bij het onderzoeken en verhelpen van het gevaar. Het feit dat het EHS-platform vaak beschikbaar is op draagbare apparaten, stelt u in staat om het incident te melden zodra u er getuige van bent, wat een snelle reactie bevordert en u fris in uw geheugen zit als u zich de details herinnert. Dit betekent dat u nauwkeuriger kunt zijn.

  • Last-minute risk assessments (LMRA)

Help ongevallen op de werkplek te voorkomen door werknemers het risico in de software te registreren net voordat ze aan het werk gaan.

  • LOTO: Lock-out tag-out

U kunt ervoor zorgen dat alle werknemers toegang hebben tot de belangrijke informatie die ze nodig hebben. Dit omvat een volledige inventaris van apparatuur die LOTO-procedures vereist om te onderhouden, evenals het uitgebreide proces voor elk stuk relevante machine.

  • Manuals

Bewaar alle documentatie en handleidingen die u nodig heeft voor uw bedrijf op één centrale plek.

  • Quality inspections

Deze functie gebruikt de gegevens van u en uw collega's om uw veiligheidsnaleving te volgen. U vindt één centrale locatie voor de resultaten van de inspecties en de voorgestelde acties om eventuele problemen op te lossen. Het helpt u ook uw inspanningen om uw systemen te verbeteren bij te houden.

  • Risk assessments

Voldoet aan de verplichtingen van ISO 14001 risicobeoordelingen te maken. Het helpt u ook om risico's te beperken voordat ze incidenten op de werkplek veroorzaken. 

  • Safety checklists

Het organiseren van veiligheidsprocedures in checklists, die toegankelijk zijn via de software, betekent dat er minder kans is op bezuinigingen en het missen van vitale stappen om de veiligheid te waarborgen.

  • Standard operating procedures

Helpt u bij het maken, volgen en aanpassen van uw processen om de werkplek veilig en efficiënt te houden. Door deze procedures in de software te hebben, voortdurend beschikbaar te hebben voor referentie en up-to-date te houden, is iedereen zich bewust van zijn verantwoordelijkheden.

  • Task risk assessments (TRA) and job safety assessments (JSA)

Elke taak of rol brengt zijn eigen risico's met zich mee, en het te allen tijde beschikbaar hebben van deze specifieke beoordelingen helpt werknemers grondig voor te bereiden op een veilig verblijf op de werkplek.

  • Toolbox talks

U kunt een bibliotheek met toolbox-gesprekken over de EHS-oplossing bijhouden die u kunt raadplegen voorafgaand aan de dagelijkse veiligheidsbriefing. Dit betekent dat u zich makkelijker kunt voorbereiden om een specifiek relevant onderwerp aan te pakken.

  • Walk around checklists for management

Wanneer vertegenwoordigers van het management naar de locatie gaan om de dagelijkse processen te observeren, kan een checklist hen helpen om de veiligheidsprocedures gemakkelijk aan te passen en aan te passen op basis van wat ze zien.

  • Work permits

U moet indien nodig onmiddellijk toegang hebben tot uw werkvergunningen en uw EHS-systeem houdt ze veilig en gecentraliseerd.

  • Workplace inspections

Houd de inspecties bij die hebben plaatsgevonden, evenals hun aanbevelingen en de voortgang van eventuele vervolgtaken.

  • COVID-19 protocols & checks

Om ervoor te zorgen dat iedereen het Covid-protocol volgt, moeten dagelijkse checklists, moet-ik-thuisblijven-vandaag de zelfbeoordeling worden beheerd en gevolgd vanuit een centrale cockpit.

  • Workplace instructions

Zorg ervoor dat iedereen weet hoe de taak op de veiligste en meest effectieve manier moet worden uitgevoerd.

Heeft uw bedrijf EHS-software nodig?

Veel start-ups beginnen met Excel, maar stappen over naar een professionele toepassing naarmate ze groter worden, vanwege de enorme voordelen die het biedt voor veiligheidsbeheer. Als u momenteel Excel of iets dergelijks gebruikt voor veiligheidsbeheer, is het de moeite waard om te overwegen over te stappen op EHS-software.

Spreadsheetsoftware is misschien geweldig voor de boekhouding, maar kan de gecompliceerde gegevensanalyse van specifieke software voor milieugezondheid en -veiligheid niet aan. Het verdeelt ook het EHS-beheer in compartimenten, wat gevaarlijk kan zijn. Als u het als een geheel bekijkt, krijgt u in plaats daarvan een getrouwer beeld van waar u zich als bedrijf bevindt. Bovendien is samenwerken aan een spreadsheet moeilijk en kan het leiden tot veel verschillende versies van dezelfde dataset, waardoor uw resultaten vertekend raken. Het EHS-platform is ontworpen voor eenvoudige cloudgebaseerde samenwerking op het gebied van veiligheidskwesties.

Als u zich nog steeds afvraagt of gezondheids- en veiligheidssoftware iets voor u is, stel uzelf dan deze vragen:

  • Zet u zich als bedrijf in om risico's te verlagen?
  • Wilt u besparen op het bedrag dat u uitgeeft aan juridische kosten en schadeclaims?
  • Zou mobiele rapportage op locatie u helpen snel actie te ondernemen om risico's te verhelpen?
  • Kunt u veel tijd besparen door alle statistieken die u nodig heeft op één plek te hebben?
  • Heeft u behoefte aan eenvoudige samenwerking tussen meerdere collega's op het gebied van veiligheidsrapportage?
  • Wordt het moeilijk om deadlines en workflow te beheren?
  • Besteedt u als bedrijf te veel tijd aan het maken van rapporten?

Als het antwoord op een van de bovenstaande vragen 'ja' is, kan uw bedrijf profiteren van EHS-beheersoftware.


Verken Capptions EHS-software zonder risico

Weg met papieren formulieren om gegevens vast te leggen die u gemakkelijk kunt verliezen of beschadigen. Zet uw data om in realtime inzichten, 24/7/365 beschikbaar. Deel gegevens veilig in de cloud met SSL256-codering en blockchain-technologie. Integreer Capptions eenvoudig met al uw andere IT-systemen.

Try Capptions Free

Hoeveel kost EHS-software?

Het is onmogelijk om specifieke EHS-softwarekosten te bepalen. Verschillende systemen passen bij verschillende organisaties en hebben verschillende prijspunten.

Het programma dat u kiest, moet een uitbetaling zijn tussen de functies die uw bedrijf nodig heeft en het beschikbare budget dat u heeft voor het kopen en licentiëren van het systeem. Bij het bepalen van dat budget moet u rekening houden met de besparingen die gepaard gaan met een krachtig en uitgebreid gezondheids- en veiligheidsplatform — van lagere juridische kosten en uitbetalingen bij ongevallen tot productiviteitsverhoging en een verbeterde veiligheidscultuur op de werkplek.

De ROI van EHS-software

Met behulp van gegevens van gebruikers aan wie we Capptions EHS-software leveren, hebben we een ROI van EHS-systemen berekend op 55%. Dit is gebaseerd op een aantal factoren, waaronder de tijd die u bespaart bij het inspecteren en controleren van uw werkplek met behulp van de software. Het houdt ook rekening met de kosten van de middelen die nodig zijn voor het handmatig bijhouden van gegevens.

Zelfs met een investering voor tablets voor de inspecteurs en training om het systeem te gebruiken, zijn de besparingen die u maakt door uw veiligheidsinformatie te centraliseren en al uw belangrijke veiligheidsgegevens in de cloud op te slaan vrij buitengewoon.

Dat alles wat u nodig heeft altijd en overal toegankelijk is, is handig, veilig en veel voordeliger. Het elimineert onnodige reizen tussen bestemmingen om papieren kopieën van rapporten en inspecties te bezorgen. Dit maakt gezondheids- en veiligheidsplatforms ook een milieuvriendelijkere optie.

Door dergelijke software te gebruiken, hoeven uw medewerkers veel minder tijd te besteden aan de beheerder van veiligheid en wordt hun kennis en begrip van uw processen vergroot. Dit maakt uw werkplek tegelijkertijd veiliger en efficiënter.

Dan is er de indirecte ROI van een verhoogde veiligheidscultuur. Wanneer het personeel denkt dat het management om hun veiligheid geeft, genieten ze van een hoger moreel. Naarmate de bedrijfscultuur verbetert, is er ook meer draagvlak voor de veiligheidsboodschappen, omdat ze voor werknemers logischer worden.

Waar moet u op letten bij een EHS-softwareoplossing?

Elk bedrijf heeft andere vereisten voor een EHS-beheersoftwareoplossing, maar er zijn bepaalde belangrijke functies waarnaar u moet zoeken om de taken uit te voeren die u nodig heeft.

  • Document beheer — Elk document dat u nodig heeft, wordt opgeslagen in de cloud, zodat u zeker weet dat niets wordt vergeten, verloren of verouderd. Er is een digitaal spoor voor alle belangrijke documentatie en iedereen heeft altijd de nieuwste versies bij de hand. 
  • Rapportage & Dashboards — De software biedt een visuele weergave van de gegevens waarover u op de hoogte moet zijn. Het kan ook rapporten uitvoeren om de voortgang binnen enkele minuten te laten zien; iets dat u uren zou kosten om handmatig te doen. 
  • Taken en werkstroom — Wanneer iemand een taak voltooit, informeert de software direct de betreffende personen over de volgende klus in de flow. Dit zorgt ervoor dat er nu strikken in het proces zijn en dat er niets wordt gemist.
  • Waarschuwingen — Als er een gemiste taak is, een incident wordt gemeld of uw data een kritische drempel overschrijdt, waarschuwt de software de betrokken partijen en kunnen zij de situatie direct verhelpen. 

Naast deze belangrijke vereisten heeft u mogelijk ook het volgende nodig:

  • Audit & inspectie — De software verzamelt alle relevante gegevens en bewijzen die u nodig hebt om te voldoen aan de EHS-audit.
  • Probleembehandeling — U kunt incidenten snel melden, inclusief alle relevante informatie die u nodig heeft om de oorzaken en oplossingen te achterhalen.
  • Industriele hygiëne — U kunt gevaarlijke inventarissen volgen, een bemonsteringsplan maken, ervoor zorgen dat de opleiding in industriële hygiëne up-to-date is en meer met een softwareoplossing.  
  • Verandermanagement — Zorg ervoor dat het personeel op de hoogte is van de nieuwste vereisten en workflowwijzigingen.
  • Nalevingsbeheer — Controleer eenvoudig of u voldoet aan alle relevante regelgeving voor uw sector.  
  • Chemisch beheer — Met de software kunt u een actuele voorraadlijst bijhouden en op de hoogte blijven van nieuwe regelgeving en etiketteringsproblemen.  
  • Corrigerende actie — Genereer actieplannen voor incidenten die gemakkelijk toegankelijk zijn voor alle medewerkers. 
  • Opleidingsbeheer — Zorg ervoor dat iedereen de training heeft gevolgd die ze nodig hebben om aan de wet te voldoen en stel waarschuwingen in wanneer opfriscursussen moeten plaatsvinden.
  • Prestatiestatestieken — Kwantificeer het succes van uw EHS-beleid met meetbare rapportage. 
  • Risicobeheer — Ontdek en vernietig risico's op de werkplek door de gegevens consequent in de app te controleren.  
  • Ergonomie — Online tools voor training, monitoring en beoordeling helpen u uw ergonomieoplossingen te beheren. 
  • Veiligheidsbijeenkomsten — Zorg ervoor dat alle deelnemers aan veiligheidsvergaderingen de nieuwste gegevens en informatie hebben over best practices die ze nodig hebben om goed geïnformeerde en effectieve beslissingen te nemen. 
  • Training op aanvraag — Bouw een database met eLearning-bronnen waar werknemers toegang toe hebben wanneer ze dat willen. 
  • Luchtemissies — Volg realtime gegevens om trends te identificeren en ervoor te zorgen dat u voldoet aan de nieuwste regelgeving op het gebied van luchtemissies en uw impact op het milieu.  
  • Waterkwaliteit — Gezamenlijk toezicht houden op het waterkwaliteitsbeheer door alle gegevens te verzamelen en belangrijke meetgegevens bij te houden.
  • Afvalcompliance — U kunt opslagtijden, verzenddocumenten, rapportage en naleving volgen in de EHS-beheerapp. 

Aangepaste versus kant-en-klare EHS-software

U komt misschien in de verleiding om uw eigen EHS-veiligheidsbeheersysteem te bouwen, en er zijn veel redenen waarom dit voor u zou kunnen werken. Wanneer is het beter om een klantbeheersysteem te creëren? Wanneer kiezen voor kant-en-klare EHS-oplossingen?

Hier zijn enkele overwegingen om u te helpen beslissen:

  Custom Software Off-The-Shelf Software
Tijd U moet het helemaal opnieuw ontwikkelen, wat jaren kan duren. U kunt het direct aan de gang hebben.
Kosten Het is duur om te betalen voor personeel om de software te bouwen en te onderhouden. Grote initiële uitgave, maar kostenefficiënt op lange termijn.
Training en Ondersteuning Moet in-house worden aangeboden, wat meestal betekent dat u voor deze functie een team in dienst moet hebben. Meestal verstrekt door de fabrikant als onderdeel van de licentieverlening.
Functies Bevat alle functies die u nodig heeft. Het kan echter zijn dat u in de loop van de tijd nieuwe functies moet ontwikkelen, die op het juiste moment kunnen worden gebouwd. U kunt de software kiezen die het beste bij uw bedrijf past, maar het kan zijn dat u geen exacte pasvorm vindt.
Updates Updates moeten intern worden ontwikkeld. Inbegrepen bij de aankoop. 
Integratie Ontworpen om te integreren met uw aangepaste systemen.  Ondersteunt systemen van derden.
Schaaleconomie Kost veel werk om de capaciteit te vergroten. Ontworpen om mee te groeien met uw bedrijf.

Potentiële problemen en uitdagingen

Een belangrijk probleem bij het implementeren van een EHS-beheersysteem is dat dit een grote verandering in de manier waarop het bedrijf werkt, betekent. Dit kan voor veel mensen binnen het bedrijf beangstigend zijn, omdat het grootschalige omscholing en gewenning aan verschillende systemen betekent. Natuurlijk wegen de voordelen op tegen de nadelen, maar dit is een horde die QHSE-professionals moeten nemen om de software in het bedrijf te introduceren.

Het kan een uitdaging zijn om de kosten van de software te rechtvaardigen. Ondanks het goed gedocumenteerde potentiële rendement op de investering, kan het een grote uitgave lijken voor een bedrijf dat zijn marges zo hoog mogelijk wil houden.

Ten slotte kan er aanvullende software zijn die u ook moet uitvoeren om de software effectief te laten werken. Praat met de vertegenwoordiger van het bedrijf waarvan u de software koopt om erachter te komen welke andere apps u nodig heeft voordat u hun EHS-beheersoftware implementeert. 

Checklist: hoe u de juiste EHS-software kiest

Het kiezen van de juiste EHS-software is een uitdaging, simpelweg omdat er steeds meer oplossingen zijn. We hopen dat deze checklist u kan helpen om het ideale pakket voor u te vinden.

☐ Wat hebben de betrokkenen nodig?

U moet nadenken over de stakeholders en hun behoeften. Dit zijn de belanghebbenden waarmee u mogelijk rekening moet houden:

  • Frontlinie
    • Veldgebruikers
    • Operators
    • Teamleiders
    • QHSE-coördinatoren
  • Backoffice
    • Compliance officers
    • Teammanagers
    • Operationeel beheer
    • Kwaliteitsmanagement
  • Bestuur
    • Bestuurders: wettelijk verplicht om compliant te zijn
    • IT: SSO en beveiliging
    • HR
  • Klanten
    • Welke invloed hebben uw industriestandaarden op uw klanten en wat moeten ze weten over uw procedures?
    • Moeten zij de protocollen kunnen herleiden tot uw organisatie?
  • Leveranciers
    • Moet de eigen EHS-oplossing van leveranciers integreren met die van u of moet deze hetzelfde zijn?
  • Overheid / accountants
    • Zijn er rapportageverplichtingen waaraan wij moeten voldoen?
    • Welke actiepunten kwamen uit eerdere inspecties en audits?

U kunt dergelijke belanghebbenden vragen wat hun leven gemakkelijker zou maken op het gebied van EHS-software. Zodra u feedback heeft, heeft u een beter idee van het systeem dat het beste voor u werkt.

☐ Is het gemakkelijk te gebruiken?

Een andere overweging is dat veel van deze belanghebbenden gegevens uit de software moeten invoeren en verzamelen. Het product van het ene bedrijf ziet er voor u misschien gebruiksvriendelijk uit, maar kan iedereen het gebruiken? Wat als ze niet zo gewend zijn aan complexe bedrijfssoftware als jij? Denk aan de gebruikerservaring van de producten waar u naar kijkt.

☐ Werkt het op mobiele apparaten?

Het moet mobielvriendelijk zijn om het een waardevolle aankoop te maken. Als een werknemer naar een andere locatie moet om een incidentrapport te maken, loopt u tijdwinst, efficiëntie en het vermogen om snel en nauwkeurig te herinneren wat er is gebeurd, mis. Een goed EHS-systeem heeft een gebruiksvriendelijke app die iedereen kan updaten, waar hij ook is.

☐ Is het schaalbaar?

Daarnaast moet u kijken of de kant-en-klare software die u koopt mee kan groeien en schalen met uw bedrijf. Vraag uzelf:

  • Hoe gemakkelijk is het om nieuwe gebruikers toe te voegen, terwijl ik de eerste use-cases uitrol onder een beperkt aantal gebruikers?
  • Hoe gemakkelijk is het om een andere site, team, business line of land toe te voegen, terwijl ik de top 3 van use-cases op één site of in één team uitrol?
  • Hoe gemakkelijk is het om een 4e en een 5e, enz. toe te voegen, aangezien mijn top 3 use-cases zijn geïmplementeerd?

☐  Is het aanpasbaar?

Controleer of u de functies echt kunt aanpassen aan uw behoeften. U wilt niet steeds naar de fabrikant terugkeren als u aanpassingen wilt doen. Voordat u koopt, moet u weten hoeveel vrijheid u krijgt om de software naar uw eigen standaarden te configureren zonder dat de softwareleverancier hoeft op te treden (en kosten in rekening te brengen).

☐  Hoe lang duurt het om te implementeren? Hoeveel kost implementatie?

Om onaangename verrassingen te voorkomen, kunt u het beste het implementatieproces bestuderen voordat u zich aanmeldt voor de oplossing. Controleer of er extra kosten zijn, hoe lang de adoptie van de software duurt en zoek naar mogelijke integratieproblemen.

Hoe minder u afhankelijk bent van uw EHS-softwareleverancier, hoe beter.

☐ Hoeveel kost het echt?

Wees op uw hoede voor de sterk variërende prijsstructuren die u op de markt zult aantreffen. Het is het beste om elke prijscomponent op te nemen in een uitgebreide vergelijkingsmatrix:

  • Eenmalige opzetkosten
  • Licentie / abonnementskosten
  • Per gebruiker
  • Per locatie
  • Per gegevenseenheid in het systeem
  • Onderhoudskosten en toekomstige versies
  • Configuratiekosten
  • Aanpassingskosten:
  • Integratiekosten
  • Kosten van training
  • Ondersteuningskosten (Is ondersteuning inbegrepen?)

Waarom kiezen voor Capptions? 

We zitten pas sinds 2015 in de game, maar dat vinden we geen nadeel. Integendeel, omdat we een jong bedrijf zijn, kunnen we echt moderne oplossingen vinden voor uw EHS-rapportageproblemen. Dit zijn de redenen om Capptions te kiezen:

  • Toegankelijkheid  

Ons platform is speciaal voor jou ontworpen om toegang te krijgen op elk apparaat dat u gebruikt. iPhone of Android, desktop, tablet of telefoon, u kunt onze software eenvoudig updaten.

  • Schaalbaarheid

We hebben de software doelbewust ontworpen om met uw bedrijf mee te groeien. Dit door het gebruik van platforms als Amazon en Google, met wereldwijd bereik. U kunt altijd nieuwe gebruikers en meer mogelijkheden toevoegen naarmate uw zakelijke behoeften groeien.

  • Probeer voordat u koopt

We hebben een beperkt gratis abonnement waarmee u kunt wennen aan wat we te bieden hebben. Dit helpt om te bepalen of alle belanghebbenden het volledige pakket kunnen gebruiken als u ervoor kiest om door te gaan. Als u eenmaal tevreden bent met de manier waarop Capptions werkt, kunt u in een mum van tijd upgraden met een creditcard.

  • Compatibel

Capptions is compatibel met alle moderne bedrijfssoftware. U kunt uw EHS-gegevens delen met uw CRM- of business intelligence-systemen, en zij kunnen gegevens veilig delen met het EHS-systeem.

  • Templates

U kunt uw eigen sjablonen ontwikkelen of toegang krijgen tot een groot aantal professionele sjablonen op de markt. Wat het beste bij uw wensen past.

  • Aanpasbaar

Capppptions is als een verzameling LEGO-stenen. U kunt uw eigen EHS-systeem bouwen met de onderdelen die wij u leveren. U hoeft uw systemen niet in een vaste structuur in te passen. U kunt de software structureren om met uw systemen te werken en ze efficiënter te maken. U krijgt de voordelen van een oplossing op maat, maar met de training en ondersteuning van een kant-en-klare versie.

  • Bewezen

Capptions heeft de afgelopen jaren samengewerkt met zwaargewichten uit het bedrijfsleven, zoals Bosch en BP, en heeft voor hen EHS-oplossingen geleverd.
Try Capptions Free

Conclusie

EHS-software kopen is een lange en soms moeilijke reis. Uiteindelijk is er niet één oplossing voor alle bedrijven en use cases. Daarom is de eerste en belangrijkste stap in het inkoopproces het helder krijgen van de specifieke behoeften van uw organisatie. Wat wilt u dat uw EHS-oplossing doet?

Vervolgens kunt u eenvoudig contact opnemen met de verschillende leveranciers, hun online beoordelingen lezen en ze vergelijken met uw checklist. Beter nog, probeer degenen die gratis versies aanbieden om een idee te krijgen van hoe het echt zou zijn om een bepaald EHS-platform te bedienen. Als u momenteel op zoek bent naar een provider, nodigen wij u uit om Capptions gratis uit te proberen.


Referenties en verder lezen