Het aantal HSEQ registraties is meer dan verdubbeld bij Van der Ende

Van der Ende Steel Protectors Group

Taal is een van de sterkste en meest duurzame bouwmaterialen. Staal heeft echter één bedreiging: corrosie. Dat is waar Van der Ende Steel Protectors Group een belangrijke rol speelt, ze doen onderhoud aan activa, van olie- en gasbedrijven tot bruggen en rail-infra. Ze beschermen het staal tegen corrosie. Ook is het voor hen belangrijk dat hun mensen veilig werken en zij voldoende HSEQ data hebben om hiernaar te handelen.

Van der Ende is een van de grootste Nederlandse specialisten in het beschermen van staal tegen corrosie. Het familiebedrijf begon in 1929 en is een van de laatste in zijn soort in deze gespecialiseerde sector. 

Van der Ende is sinds 2016 klant van Capptions en we hebben het genoegen gehad om Ilja Bangma, de HSEQ manager, hierover te interviewen. HSEQ staat voor health, safety, environment en quality. In het Nederlands ziet men ook wel eens de afkorting KAM gebruikt: kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu.

Een digitale oplossing voor HSEQ

Ilja begon bij Van der Ende in 2013 en hij legt uit dat voordat het bedrijf digitale tools begon te gebruiken, elke vorm van registratie op papier plaatsvond. Volgens hem werkte dat in het verleden misschien best goed, maar het bedrijf was dit ontgroeid. Van der Ende werkt op veel verschillende soorten projectlocaties, dus de informatie wordt verspreid over deze projecten en locaties door heel Nederland. Zoals je je kunt voorstellen, kostte het behoorlijk wat tijd en moeite om alle informatie bij elkaar te brengen en klaar te maken voor rapportage. Dat moest veranderen. 

Van der Ende ging op zoek naar een HSEQ softwareoplossing, vooral om alle informatie in realtime en op één centrale plek te kunnen verzamelen. Op die manier hebben managers een overzicht en kunnen ze de gegevens analyseren. De informatie wordt vervolgens waardevol in de vorm van leer- en verbeterpunten. Een ander probleem waarmee het bedrijf te maken kreeg tijdens het gebruik van papier, was ervoor zorgen dat iedereen de meest recente versie van een formulier gebruikte. Het kost veel meer moeite om op een uniforme manier te werken wanneer je papier gebruikt. 

"Als je digitaal werkt, zijn de wijzigingen onmiddellijk voor iedereen beschikbaar." 

Ilja Bangma

Toen de staf organisatie Capptions voor het eerst begon te gebruiken, koste het wat tijd om geheel om te schakelen. Ilja legt uit dat het een andere manier van denken vereist. 

"Je hebt de neiging om gewoon een directe vertaling te maken van je papieren formulieren naar een digitale versie daarvan, maar als je dat doet,  haal je er niet de grootste voordelen uit."

Ilja Bangma

Door een formulier op een digitale manier te gebruiken, denk je ook na over wat je wilt kunnen doen met de data die ermee wordt verzameld. Dat helpt bij het maken van de vragen, zo dat je weet zeker dat het formulier ook zijn doel vervult. Je verzamelt data om die inzichtelijk te maken door analyse. 

Het werken met Capptions

Wat ik erg fijn vind aan het werken met Capptions is dat de software een zeer flexibele en adaptieve tool blijkt te zijn. Je hebt de mogelijkheid om je eigen templates te maken, aan te passen en zo door te ontwikkelen. U kunt dit alles doen zonder de hulp van een software ontwikkelaar of iemand van Capptions. En omdat het zo'n flexibel platform is, ben je niet gebonden aan vooraf bepaalde workflows. Dit betekent dat de software niet alleen  optimaal is af te stemmen aan de workflows die je in je eigen organisatie hebt gedefinieerd, maar ook aan workflows die zijn gedefinieerd door de klanten waarvoor je werkt. 

Bedrijven in de olie- en gasindustrie werken bijvoorbeeld met zeer strikte protocollen en verwachten dat hun aannemers zich daar ook aan conformeren. Maar wanneer je werkt voor een overheidsorganisatie, dan hebben  die weer een heel andere manier van werken en verwachten ze even goed een passende invulling. Gelukkig kunnen we met Capptions templates en workflows opzetten die passen bij de behoeften van Van der Ende, maar ook die van onze klanten. 

“Capptions helpt ons echt om tijd te besparen en efficiënter te werken, omdat het allemaal digitaal is. Ik hoef niet te wachten tot rapporten binnenkomen, ze komen automatisch binnen. Ik kan dus gemakkelijk elke maand, jaar of kwartaal een nieuwe rapportage maken omdat ik de gegevens al heb ingesteld. Doe het werk één keer en dan nooit meer."

Ilja Bangma

Wat er is veranderd, binnen de HSEQ maar ook daarbuiten

Naast het efficiënter rapporteren, kan het bedrijf ook effectiever  reageren op informatie, omdat deze in realtime beschikbaar is. Onze reactietijd is enorm verkort en ik denk dat onze klanten dat ook merken. 

Er zijn 2 belangrijke dingen die zijn veranderd sinds we Capptions zijn gaan gebruiken:

1. Onze afdeling heeft een beter overzicht van alle informatie, de gegevens zijn actueel en gemakkelijker te analyseren. 
2. De participatie en betrokkenheid binnen onze organisatie is enorm toegenomen. 

Traditioneel was het zo de HSEQ afdeling alle inspecties deed of de moeite nam om waarnemingen te registreren. Maar sinds ze Capptions in 2016 hebben geïntroduceerd, is het aantal observaties elk jaar ongeveer verdubbeld. Afgezien van het toenemende aantal, is de kwaliteit van de informatie en feedback die binnenkomt ook enorm verbeterd omdat Capptions helpt om op een meer gestructureerde manier te werken. 

In het kort zou ik Capptions omschrijven als flexibel en adaptief.

Ilja Bangma