Staal is een van de sterkste en meest duurzame bouwmaterialen. Staal heeft echter één bedreiging: corrosie. Dat is waar Van der Ende Steel Protectors Group om de hoek komt kijken, zij doen onderhoud aan assets, van die van olie- en gasmaatschappijen tot bruggen en spoorinfra. Ze beschermen het staal tegen de impact van corrosie. Van der Ende is een van de grootste Nederlandse specialisten in het beschermen van staal tegen corrosie. Het familiebedrijf startte in 1929 en is één van de laatste in zijn soort in deze gespecialiseerde sector.
Van der Ende is sinds 2016 klant bij Capptions en we hadden het genoegen Ilja Bangma, de HSEQ-manager, te interviewen.
Ilja begon in 2013 bij Van der Ende en hij legt uit dat voordat het bedrijf begon met het gebruik van digitale tools, elke vorm van registratie op papier gebeurde. Volgens hem werkte dat in het verleden best goed, maar het bedrijf was dit ontgroeid. Van der Ende werkt op veel verschillende soorten projectlocaties waardoor de informatie verspreid is over deze projecten en locaties door heel Nederland. U kunt zich voorstellen dat het behoorlijk wat tijd en moeite heeft gekost om alle informatie bij elkaar te krijgen en klaar te maken voor rapportage. Dat moest veranderen.
Van der Ende ging op zoek naar een softwareoplossing om vooral alle informatie realtime en op één centrale plek te kunnen verzamelen. Zo hebben managers overzicht en kunnen ze de data analyseren. De informatie wordt dan waardevol in de vorm van leerpunten en het identificeren van verbeterpunten. Een ander probleem waarmee het bedrijf te maken kreeg bij het gebruik van papier, was ervoor te zorgen dat iedereen de meest recente versie van een formulier gebruikte. Het kost veel meer moeite om uniform te werken als je op papier werkt.
“Als je digitaal werkt, zijn de wijzigingen direct voor iedereen beschikbaar.”
Toen medewerkers Capptions voor het eerst gingen gebruiken, duurde het natuurlijk even voordat ze zich aanpasten. Ilja legt uit dat het een andere manier van denken vereist.
“Je hebt de neiging om gewoon een directe vertaling te maken van je papierwerk naar een digitale versie van je papierwerk, maar als je dat doet, krijg je niet het volledige voordeel.”
Door een formulier digitaal te gebruiken, denk je ook na over wat je wilt kunnen met de gegevens die er mee worden verzameld. Dat helpt bij het maken van de vragen, je weet zeker dat het formulier het middel is tot het doel, namelijk het analyseren van de gegevens.
Wat ik erg leuk vind aan het werken met Capptions, is dat de software een zeer flexibele tool en adaptieve tool bleek te zijn. U heeft de mogelijkheid om uw eigen templates te maken, aan te passen en zo te ontwikkelen. U kunt dit allemaal doen zonder de hulp van een ontwikkelaar van een lid van het Capptions-team. En omdat het zo'n flexibel platform is, bent u niet gebonden aan vooraf gebouwde workflows. Dit betekent dat de software zich niet alleen kan aanpassen aan de workflows die je in je eigen organisatie hebt gedefinieerd, maar ook aan workflows die zijn gedefinieerd door de klanten waarvoor je werkt.
Bedrijven in de olie- en gasindustrie hebben bijvoorbeeld een zeer strikte manier van werken en verwachten dat hun aannemers zich zullen houden aan hun werk en hun proces. Maar als je voor een overheidsorganisatie werkt, hebben ze een heel andere manier van werken en verwachten ze hetzelfde aanpassingsniveau. Gelukkig voor ons stelt Capptions ons in staat om sjablonen en workflows te creëren die passen bij de behoeften van Van der Ende, maar ook die van onze klanten.
“Capptions helpt ons echt om tijd te besparen en efficiënter te werken, omdat het allemaal digitaal is. Ik hoef niet te wachten op meldingen die binnenkomen, ze komen automatisch binnen. Ik kan dus gemakkelijk elke maand, elk jaar of kwartaal een nieuw rapport maken omdat ik de gegevens al vooraf heb ingesteld. Doe het werk één keer en daarna nooit meer.”
Het bedrijf kan niet alleen efficiënter rapporteren, maar ook effectiever reageren op informatie, omdat deze in realtime beschikbaar is. Onze reactietijd is enorm verkort en ik denk dat onze klanten dat ook merken.
Er zijn 2 belangrijke dingen die zijn veranderd sinds we Capptions zijn gaan gebruiken:
-
Onze afdeling heeft een beter overzicht van alle informatie, de data is up-to-date en makkelijker te analyseren.
-
De deelname en betrokkenheid bij onze organisatie is enorm gestegen.
Traditioneel was het de afdeling HSEQ die alle inspecties deed of de moeite nam om waarnemingen te registreren. Maar sinds we Capptions in 2016 introduceerden, is het aantal waarnemingen elk jaar min of meer verdubbeld. Behalve dat het aantal toeneemt, is ook de kwaliteit van de informatie en feedback die binnenkomt sterk verbeterd doordat Capptions ons helpt om gestructureerd te werken.
"Kortom, ik zou Capptions omschrijven als flexibel en adaptief." - Ilja Bangma