Hoe Peinemann drie kern EHS-processen sneller en beter maakte

Opgericht in 1954 als familiebedrijf, de Peinemann Mobilift Group is nu een internationale leverancier van verticaal transport en logistiek
met meer dan 850 vestigingen over de hele wereld. Het bedrijf verhuurt en verkoopt een breed scala aan materieel zoals mobiele kranen, bundeltrekkers, vorkheftrucks en hoogwerkers.

Zoals de meeste logistieke en verticale transportbedrijven, werd Peinemann geconfronteerd met het volledige scala aan gezondheids- en veiligheidsuitdagingen die gepaard gaan met een gedistribueerd personeelsbestand. Met werknemers die constant reizen en een op papier gebaseerd veiligheidssysteem, konden er veel dingen mis gaan en dat deden ze ook vaak. Papieren formulieren werden vergeten en beschadigd bij slecht weer tot het punt dat ze onleesbaar werden.

Wanneer papier gewoon niet meer werkt

Het invullen van papieren formulieren is niet bepaald spannend, maar voor de Peinemann-medewerkers was het meer dan vervelend. Het was een last die hun belangrijkste EHS-processen vertraagde. Gegevens over gezondheid en veiligheid waren buitengewoon moeilijk te verzamelen vanwege het slechte handschrift en de slechte weersomstandigheden. Om nog maar te zwijgen van het feit dat formulieren vaak verloren gingen op weg naar kantoor. Dit zijn veelvoorkomende problemen in de verticale transportsector, waar werknemers vaak onder tijdsdruk staan en EHS-formulieren onderweg moeten invullen.

De formulieren waren soms onleesbaar. Sommige werknemers hebben het handschrift van een dokter.

In het beste geval hadden managers fragmenten van gezondheids- en veiligheidsgegevens, verspreid in verschillende fysieke bestandsmappen of digitaal stof verzameld in een lang vergeten hoekje van iemands harde schijf. Handmatige gegevensinvoer, onvolledige formulieren en gebrek aan gegevens dwongen de leiders van het bedrijf om naar alternatieve oplossingen te zoeken.

Daar moet een app voor zijn!

Als onderdeel van haar duurzaamheidsengagement is Peinemann altijd op zoek naar manieren om het papierverbruik te verminderen door middel van automatisering en digitalisering. Daarom besloot het veiligheidsleiderschap van het bedrijf op zoek te gaan naar software waarmee ze de papieren formulieren naar een digitaal medium konden verplaatsen. Nadat ze spreadsheets hadden geprobeerd, wisten ze al dat dit geen haalbare oplossing was. Ze hebben een volledig uitgerust, gecentraliseerd EHS-systeem nodig.

Dus begonnen ze natuurlijk verschillende EHS-oplossingen te testen, op zoek naar degene die het beste bij hun workflow zou passen. Het Capptions-platform bood alle functies die Peinemann nodig had in één pakket dat kon worden aangepast aan de bestaande gezondheids- en veiligheidsprocessen van de organisatie.

Bekijk onze klantcasevideo met Peinemann

Drie kern EHS-processen digitaliseren

In eerste instantie waren de veiligheidsmanagers van Peinemann alleen al onder de indruk van de mobiele app Capptions, omdat het al snel niet meer nodig was om papieren formulieren mee te slepen. Maar al snel ontdekten ze extra voordelen die even waardevol waren voor het bedrijf.

We gebruiken Capptions voor het melden van ongevallen, incidenten, verbetervoorstellen en tegenwoordig ook voor inspecties.

Eenvoudige ongevallenrapportage, zelfs op het veld

Capptions voorzag Peinemann van een gecentraliseerd EHS-platform waarmee het bedrijf de kloof tussen het veld en de backoffice kon overbruggen. Werknemers kunnen nu hun smartphones gebruiken om ongevallen onderweg te melden, foto's en zelfs locatiegegevens bij te voegen met een paar tikken. Alle rapportages worden veilig in de cloud opgeslagen en direct naar de relevante betrokkenen gestuurd, waardoor er een realtime verbinding ontstaat tussen management en medewerkers.

Doordat we met de app van Capptions werken, wordt de informatie direct naar kantoor gestuurd, zodat we snel actie kunnen ondernemen. De medewerkers die buiten werken krijgen hun antwoorden en problemen veel sneller opgelost.

Tegelijkertijd hebben managers toegang tot een gedetailleerd KPI-dashboard dat door het Capptions-team is aangepast aan de unieke behoeften van Peinemann. Dit stelt veiligheidsleiders in staat om een juist beeld te krijgen van incidentpercentages, onderliggende oorzaken vast te stellen en corrigerende maatregelen te implementeren, zelfs op afstand.

Met de Capptions-app hebben we eigenlijk veel meer realtime inzicht over incidenten en bijna-ongevallen.

Hogere betrokkenheid en meer verbeteringsvoorstellen

Omdat rapporteren heel eenvoudig is met Capptions, zag Peinemann al snel een toename van verbetersuggesties. Werknemers zijn zich meer gaan bezighouden met het beschermen van hun eigen gezondheid en veiligheid en bieden waardevolle inzichten die alleen in de frontlinie van het bedrijf kunnen worden verkregen.

Je ziet ook dat steeds meer mensen er gebruik van gaan maken omdat de drempel om iets te melden steeds lager wordt.

Snellere inspecties en follow-ups

Tenslotte werden veiligheidsinspecties een peulenschil! Managers kunnen nu hun smartphones gebruiken om veiligheidsrisico's en afwijkingen van normen te documenteren. Ze kunnen foto's maken, actie-items toewijzen, voortgang volgen en opvolgen, allemaal op het Capptions-platform.

We hebben gewoon alles digitaal en het is leesbaar, duidelijk en toegankelijk. De medewerkers hoeven niet meer met een papieren formulier in de regen naar buiten. Ze pakken gewoon hun tablet of smartphone, vullen het in en seconden later hebben we het al op de computer.

Toekomstvisie van Peinemann

Het bedrijf is erin geslaagd om gezondheid en veiligheid te digitaliseren, van ongevallenmelding tot verbetervoorstellen. Elke medewerker kan nu bijdragen aan het creëren van een veiligere omgeving, omdat het verzenden van een observatie net zo eenvoudig is als het sms'en naar een vriend.

Hierdoor is de veiligheidscultuur in de hele organisatie verbeterd. Er is een systeem om te voorkomen dat er meer ongevallen gebeuren en managers hebben meer zicht op ongevallen die zich voordoen. Het beste van alles is dat de hele organisatie nu in realtime is verbonden, als een levend en ademend organisme, via één enkel platform voor veiligheidsbeheer.