7 dingen die je moet weten als je op zoek bent naar een EHS oplossing

Een EHS oplossing voor je PDCA cyclus

Zoals de meeste bedrijven heb je waarschijnlijk ook je eigen versie van de plan-do-check-act cyclus door de jaren heen ontwikkeld en ben je nu op zoek naar een manier om deze te digitaliseren met een EHS oplossing. 

Er moet toch wel EHS software zijn die doet wat ik nodig heb, toch?

Zo ongeveer elke EHS manager

Vroeg of laat kom je voor hetzelfde dilemma te staan als waar de techneuten al sinds het begin van de bedrijfssoftware mee bezighouden:

• Moet je een EHS oplossing bouwen?
  • Dit is de betere optie als je jouw bestaande processen niet wilt veranderen, maar het kan maanden of zelfs jaren duren. Je hebt dan ook de kans dat je over het budget gaat.  
• Moet je een EHS-oplossing kopen?
  • Dit kost zeker minder tijd dan het bouwen van jouw eigen oplossing, maar er zullen compromissen zijn omdat je een kant-en-klaar EHS-platform krijgt. 

Uiteindelijk, of je nu bouwt of koopt, zal je toch compromissen moeten sluiten. 

Dus, welke is het 'minst kwaadaardig’?

We zullen de voor- en nadelen van het bouwen vs. kopen schetsen en je informeren over de 7 dingen waar je op moet letten in je zoektocht naar EHS software.

Bij het intern bouwen van een EHS oplossing

De aantrekkingskracht van deze optie is dat je de volledige controle hebt over het eindproduct en dat je een oplossing op maat krijgt die alle vakjes aankruist. Een interne opbouw kan echter veel van jouw kostbare tijd in beslag nemen, waarschijnlijk meer dan je je kan veroorloven. 

Dus voordat je de “interne” bouwmachine aanzet, is het de moeite waard om te kijken hoe snel deze machine zich kan bewegen. 

Hier zijn de belangrijkste vragen die je jezelf moet stellen:

1. Hebben we de expertise in huis om dit te realiseren? 
2. Hebben we de UX-expertise in huis om dit toegankelijk te maken voor alle medewerkers op alle apparaten?
3. Hoe lang duurt het? Is die tijd beter besteed aan andere zaken?
4. Hoe speciaal (lees: maatwerk) zijn onze behoeften? 
5. Wat gebruiken onze concurrenten?
6. Hebben we behoefte aan complexe integraties? Zijn er EHS-software leveranciers die deze integraties aanbieden?
7. Hoe gaan we het onderhouden?
8. Voegt deze oplossing iets toe aan onze kernwaarde? Zo niet, is het dan echt de moeite waard om het te bouwen? 

Als je erin slaagt om jouw eigen EHS-platform te ontwikkelen, dan is het vrijwel zeker dat de software de exacte functies en workflow zal hebben die je nodig hebt. Er zijn echter een paar dingen die je moet weten voordat je besluit om jouw eigen EHS-software te bouwen. 

De 3 dingen die je moet weten bij het bouwen van jouw eigen EHS oplossing

1. Verwachtingen komen misschien niet overeen met de werkelijkheid

Helaas wordt het bouwen van een softwareoplossing in eigen beheer vaak gezien als een nutteloos karwei. Uit de statistieken blijkt dat 46% van de interne softwareprojecten niet voldoen aan de initiële eisen. Erger nog, 43% van de projecten die wel worden geleverd zijn over het budget gegaan en 49% zijn te laat; als ze überhaupt al gelanceerd worden. Voordat je het weet kan je project op een hoop worden gegooid en vergeten.

2. Het werk eindigt nooit 

Behalve dat je de interne expertise nodig hebt om een EHS-platform te bouwen, moet je er ook op voorbereid zijn dat jouw ICT-team de komende maanden, misschien wel jaren, bezig zal zijn aan dit project. Als de oplossing eenmaal live is, is het niet zo dat het werk eindigt. De oplossing moet voortdurend worden onderhouden en geüpgrade worden om op de hoogte te blijven van de trends in de sector en om te voldoen aan de overheidsvoorschriften. 

3. U hebt meer ICT-personeel nodig op de loonlijst

Een andere belangrijke factor om rekening mee te houden is de aanname en ondersteuning van jouw personeel. Als jouw oplossing intern is gebouwd, zal je ook intern ondersteuning moeten bieden. Dit betekent dat je meer ICT-ondersteunend personeel zal moeten inhuren om de instroom van aanvragen te verwerken. Bedrijven met interne oplossingen besteden uiteindelijk 80% van hun budget aan onderhoud. 

Uiteraard zijn er voordelen verbonden aan het intern bouwen van een EHS-platform. Kortom, laten we een goede ouderwetse voor- en nadelenlijst maken:

Voordelen:

• Afgestemd op jouw zakelijke behoeften
• Volledige controle
• Ontwikkelaars kennen het product goed
• Eigendom van de code
• Ondersteuning van ontwikkelaars 
• Nieuwe functies die op verzoek worden geïmplementeerd

Nadelen:

• Verlengde ontwikkelingstijd
• Interne afvoer van hulpbronnen 
• Software raakt snel verouderd
• Geen schaalvergroting 
• Geen documentatie of training en minimale ondersteuning
• Voortdurende ondersteuning en onderhoudskosten
• Stabiliteits- en veiligheidsvraagstukken 

Als je een manier kunt vinden om de voor- en nadelen te compenseren, heb je je antwoord. Begin met het bouwen van je eigen oplossing. 

Bij aankoop van EHS software

In het verleden hadden bedrijven niet de mogelijkheid om kant-en-klare EHS-managementsystemen te kopen. Deze technologie is pas sinds kort op grote schaal beschikbaar tegen een redelijke prijs. Bovendien tolereerden de meeste ICT-besluitvormers de weinige kant-en-klare oplossingen niet vanwege een gebrek aan transparantie, beperkte integraties, veiligheidsproblemen, etc. Aan de zakelijke kant werd de aanschaf van EHS-software vermeden omdat bedrijven geen compromissen wilden sluiten op het gebied van functies en functionaliteit. 

Nu kan je echter een handvol softwareoplossingen voor EHS-management evalueren, met genoeg functies en functionaliteit voor vrijwel elke industrie. Aan de ene kant van het spectrum zijn er de hooggespecialiseerde EHS-platformen die oplossingen bieden voor specifieke verticalen. Aan de andere kant zijn er de alles-in-één-platforms die met een overvloed aan functies komen en kunnen worden aangepast aan de behoeften van elk bedrijf. 

Er zijn echter enkele belangrijke vragen die je jezelf moet stellen voordat je een aankoop doet van een EHS software:

1. Hoe aanpasbaar zijn de beschikbare oplossingen?
2. Hoe gebruiksvriendelijk zijn deze oplossingen?
3. Kunnen we ons proces aanpassen aan een van de bestaande oplossingen?
4. Welke wijzigingen moeten we aanbrengen in onze bedrijfsprocessen?
5. Hoeveel tijd neemt het configureren en implementeren van de oplossing in beslag? Biedt het bedrijf hulp bij het opzetten ervan? 
6. Welke integraties hebben we nodig?
7. Wat zijn de onderhoudsmogelijkheden? 
8. Heeft de leverancier klanten in onze branche?

Ondanks de verscheidenheid aan oplossingen die er zijn, kan het implementeren van een kant-en-klaar EHS-managementsysteem aanvoelen als het proberen om een vierkant in een rond gat te laten passen. Laten we eens kijken waarom.  

De 4 dingen die je moet weten als je kant-en-klare EHS software koopt

1. Het werkt misschien voor anderen, maar niet voor jou

Een industriegerichte oplossing mag dan wel claimen 'jouw bedrijf te begrijpen', maar in werkelijkheid kan dit niet 100% waar zijn. Elke organisatie heeft zijn eigen EHS-proces, wat betekent dat er meestal een oplossing op maat van de workflow nodig is. 

2. Jouw gegevens staan op hun servers

Dan is er nog het veiligheidsprobleem. Meestal worden jouw gegevens gehost in de cloud, op de servers van jouw leverancier. Het is geweldig als ze voldoen aan de GDPR-normen, maar hoe comfortabel ben je met opslaan en verwerken van jouw gevoelige bedrijfsgegevens op een extern platform? 

3. 'Aanpasbaar' is een gladde term

Hoewel de meeste kant-en-klare EHS-oplossingen aanpasbaar zijn, is er een limiet aan de hoeveelheid die je kunt aanpassen. Meestal zal je uiteindelijk jouw bedrijfsprocessen moeten aanpassen aan de oplossing, niet andersom. Dit kan een ravage aanrichten in jouw organisatie, omdat je iedereen op de hoogte moet brengen van de veranderingen. 

4. "We zullen dat in een toekomstige update toevoegen."

Tot slot, als het gaat om het toevoegen van nieuwe functies, is het zeer onwaarschijnlijk dat je jouw suggesties snel geïmplementeerd krijgt. Vooraf gebouwde software bedient immers honderden of zelfs duizenden klanten die allemaal verzoeken doen naar verschillende functies. Je kan dus tot 1-2 jaar wachten totdat de functionaliteit daadwerkelijk is geïmplementeerd; als dat ooit het geval is. Bij sommige leveranciers kan je alleen maar hopen dat er aangepaste mogelijkheden worden ontwikkeld, maar dat zal een aanzienlijke stijging van jouw licentiekosten met zich meebrengen. 

Net als het bouwen heeft het kopen van een kant-en-klare EHS-oplossing zowel positieve als negatieve kanten. Dus, wat dacht je ervan om opnieuw een voor-en nadelenlijst te maken? 

Voordelen:

• Behandelt de meeste van jouw eisen
• Grote schaalvoordelen
• Gegarandeerd werken, met minder bugs
• Geautomatiseerde upgrades
• Lage totale kosten van eigendom

Nadelen:

• Zou niet kunnen voldoen aan jouw unieke behoeften
• Beperkte aanpassingsmogelijkheden (indien van toepassing)
• Kan niet integreren met jouw huidige ICT-systemen
• Moeten wachten op de ontwikkeling van functies (als die er al zijn)
• Veiligheidsbelangen 
• Beperkte controle

Als je besluit om voor een kant-en-klare oplossing te gaan, zorg er dan voor dat je de vergelijking maakt. Alleen als je in staat bent om de voor- en nadelen op te wegen, moet je je inzetten om te kopen.

Hopelijk hebben we hiermee de keuze makkelijker gemaakt tussen het bouwen of kopen van een oplossing. Laat ons in reacties weten waar jouw keuze op is gevallen en waarom!