7 dingen die u moet weten als u op zoek bent naar een EHS-oplossing

Ajoy Gonsalves
Ajoy Gonsalves

Zoals de meeste organisaties heeft u door de jaren heen waarschijnlijk uw eigen versie van de plan-do-check-act-cyclus ontwikkeld en bent u nu op zoek naar een manier om deze te digitaliseren. Zeker, er moet EHS-software zijn die doet wat u nodig heeft, toch?

 

Vroeg of laat krijgt u te maken met hetzelfde dilemma dat tech-shoppers al sinds het begin van bedrijfssoftware achtervolgt:


  • Moet u een EHS-oplossing bouwen? Dit is de betere optie als u uw bestaande processen niet wilt wijzigen, maar het kan maanden of zelfs jaren duren (gedurende die tijd zal het project waarschijnlijk meer dan eens buiten het budget vallen).
  • Moet u een EHS-oplossing kopen? Dit kost zeker minder tijd dan het bouwen van uw eigen oplossing, maar er zullen compromissen zijn omdat u een kant-en-klaar EHS-platform krijgt.

Uiteindelijk, of u nu bouwt of koopt, u zult compromissen moeten sluiten. Dus, welke is het 'mindere kwaad'?

Hieronder schetsen we de voor- en nadelen van bouwen versus kopen, en informeren u over de 7 dingen waar u op moet letten bij het aanschaffen van EHS-software.


 

Bij het intern bouwen van een EHS-platform

De aantrekkingskracht van deze optie is dat u de volledige controle heeft over het eindproduct en dat u een oplossing op maat kunt maken die alle vakjes aanvinkt. Een interne build kan echter veel van uw kostbare tijd in beslag nemen - waarschijnlijk meer dan u zich kunt veroorloven.


Dus voordat u de 'interne build'-machine in gang zet, is het de moeite waard om te evalueren hoe snel deze kan bewegen. Dit zijn de belangrijkste vragen om te stellen:

 

  1. Hebben we de ontwikkelaarsexpertise in huis om dit te realiseren?
  2. Hebben we de UX-expertise in huis om dit voor alle medewerkers op alle devices toegankelijk te maken?
  3. Hoelang zal het duren? Kan die tijd beter aan andere dingen worden besteed?
  4. Hoe bijzonder (lees: maatwerk) zijn onze wensen?
  5. Wat gebruiken onze concurrenten?
  6. Hebben we complexe integraties nodig? Zijn er EHS-softwareleveranciers die deze integraties aanbieden?
  7. Hoe gaan we om met onderhoud?
  8. Draagt deze oplossing bij aan onze kernwaardepropositie? Zo niet, is het dan echt de moeite waard om het te bouwen? 

Het is duidelijk dat als het u lukt om uw eigen EHS-platform te ontwikkelen, het precies de functies en workflow zal hebben die u nodig hebt. Er zijn echter een paar dingen die u moet weten voordat u besluit uw eigen EHS-software te bouwen.

 

De 3 dingen die u moet weten bij het bouwen van uw eigen EHS-oplossing

 

1. Verwachtingen komen mogelijk niet overeen met de werkelijkheid

Helaas is het in-house bouwen van een software-oplossing op maat vaak een fluitje van een cent. Statistieken tonen aan dat 46% van de interne softwareprojecten niet aan de initiële vereisten voldoen. Erger nog, 43% van degenen die wel leveren, overschrijden het budget en 49% komt te laat; als ze al worden gelanceerd. Voordat u het weet, kunt uw project dood op een stapel eindigen.

 

2.Het werk stopt nooit

Behalve dat u de interne expertise nodig heeft om een EHS-platform te bouwen, moet u er ook op voorbereid zijn dat de tijd van uw IT-team de komende maanden, misschien jaren, aan dit project zal worden besteed. Als de oplossing eenmaal live is, is het niet zo dat het werk eindigt. Het moet continu worden onderhouden en geüpgraded om op de hoogte te blijven van branchetrends en te voldoen aan de overheidsvoorschriften.

 

3. U heeft meer IT-personeel nodig

Een andere belangrijke factor om te overwegen is de onboarding en ondersteuning van uw personeel. Als uw oplossing intern is gebouwd, moet u ook intern ondersteuning bieden. Meestal betekent dit dat u meer IT-ondersteuningspersoneel moet inhuren om de toestroom van verzoeken af te handelen. Sterker nog, bedrijven met in-house oplossingen besteden uiteindelijk 80% van hun budget aan onderhoud.

 

Er zijn natuurlijk voordelen aan het intern bouwen van een EHS-platform. Laten we, om samen te vatten, een goede ouderwetse lijst met voor- en nadelen maken:


Voordelen:
  • Afgestemd op uw zakelijke behoeften
  • Volledige controle
  • Ontwikkelaars kennen het product goed
  • Eigendom van code
  • Ondersteuning van ontwikkelaars
  • Nieuwe functies geïmplementeerd op aanvraag
Nadelen:
  • Verlengde ontwikkeltijd
  • Interne bronafvoer
  • Software veroudert snel
  • Geen schaalvoordelen
  • Geen documentatie of training & minimale ondersteuning
  • Doorlopende kosten voor ondersteuning en onderhoud
  • Stabiliteits- en beveiligingsvragen

Als u een manier kunt vinden om de voordelen op te wegen tegen de nadelen, dan heb u uw antwoord. Begin met het bouwen van uw eigen oplossing.

 

Bij aankoop van EHS-software

In het verleden hadden bedrijven niet de mogelijkheid om kant-en-klare EHS-beheersystemen te kopen. Deze technologie is pas sinds kort op grote schaal beschikbaar tegen een redelijke prijs. Bovendien tolereerden de meeste IT-besluitvormers de weinige kant-en-klare oplossingen niet vanwege een gebrek aan transparantie, beperkte integraties, beveiligingsproblemen, enz. Aan de zakelijke kant werd het kopen van EHS-software vermeden omdat bedrijven geen compromissen wilden sluiten op kenmerken en functionaliteit.

Tegenwoordig kunt u echter een handvol softwareoplossingen voor EHS-beheer evalueren, boordevol functies en functionaliteit voor vrijwel elke branche. Aan de ene kant van het spectrum zijn er de zeer gespecialiseerde EHS-platforms die oplossingen bieden voor specifieke verticals. Aan de andere kant zijn er de alles-in-één platforms die worden geleverd met een overvloed aan functies en kunnen worden aangepast aan de behoeften van elk bedrijf.


De korte time-to-market kan een overweldigende reden lijken om EHS-software te kopen. Er zijn echter enkele belangrijke vragen die u moet stellen voordat u op de stippellijn tekent:

 

  1. Hoe aanpasbaar zijn de beschikbare oplossingen?
  2. Hoe gebruiksvriendelijk zijn deze oplossingen?
  3. Kunnen we ons proces aanpassen aan een van de bestaande oplossingen?
  4. Welke veranderingen gaan we doorvoeren in onze bedrijfsprocessen?
  5. Hoeveel tijd kost het om de oplossing te configureren en te
  6. implementeren? Biedt het bedrijf hulp bij het opzetten ervan?
  7. Welke integraties hebben we nodig?
  8. Wat zijn de onderhoudsmogelijkheden?
  9. Heeft de leverancier klanten in onze branche?

 

Ondanks de verscheidenheid aan oplossingen die er zijn, kan het implementeren van een kant-en-klaar EHS-beheersysteem aanvoelen alsof u probeert een vierkant in een rond gat te passen. Laten we eens kijken waarom.

 

De 4 die u moet weten bij het kopen van een kant-en-klare EHS-oplossing

 

1. Het werkt misschien voor anderen, maar niet voor jou

Een branchegerichte oplossing kan beweren 'uw bedrijf te begrijpen', maar in werkelijkheid kan dit niet 100% waar zijn. Elke organisatie heeft zijn eigen EHS-proces, wat betekent dat het vaker wel dan niet een oplossing nodig heeft die is afgestemd op zijn workflow.

 

2. Uw gegevens staan op hun servers

Dan is er de bezorgdheid over de veiligheid. Meestal worden uw gegevens gehost in de cloud, op de servers van uw leverancier. Het is geweldig als ze GDPR-compatibel zijn en alles behalve hoe comfortabel bent u ermee dat ze uw gevoelige bedrijfsgegevens opslaan en verwerken?

 

3. ‘Klantgericht’ is een glibberige term

Hoewel de meeste kant-en-klare EHS-oplossingen aanpasbaar zijn, is er een limiet aan hoeveel u kunt aanpassen. Meestal zult u uiteindelijk uw bedrijfsprocessen moeten aanpassen aan de oplossing, en niet andersom. Dit kan grote schade aanrichten in uw organisatie, omdat u iedereen op de hoogte moet houden van de veranderingen.

 

4. “We zullen dat in een toekomstige update toevoegen”

Ten slotte, als het gaat om het toevoegen van nieuwe functies, is het zeer onwaarschijnlijk dat uw suggesties snel worden geïmplementeerd. Pre-built software bedient immers honderden of zelfs duizenden klanten die allemaal functieverzoeken hebben. U kunt dus tot 1-2 jaar wachten totdat de functionaliteit daadwerkelijk is geïmplementeerd; als ooit. Bij sommige leveranciers kunt u hopen dat er aangepaste mogelijkheden worden ontwikkeld, maar dat zal een aanzienlijke verhoging van uw licentiekosten veroorzaken.

 

Net als bij bouwen heeft het kopen van een kant-en-klare EHS-oplossing zowel voor- als nadelen. Dus, zullen we nog een keer een lijst met voor- en nadelen maken?

Voordelen:
  • Dekt de meeste van uw vereisten
  • Korte time-to-market
  • Grote schaalvoordelen
  • Werkt gegarandeerd, met minder bugs
  • Geautomatiseerde upgrades
  • Lage totale eigendomskosten
Nadelen:
  • Voldoet mogelijk niet aan uw unieke behoeften
  • Beperkte aanpassingsopties (indien aanwezig)
  • Kan niet worden geïntegreerd met uw huidige IT-systemen
  • Moet wachten tot functies worden ontwikkeld (indien ooit)
  • Beveiligingsproblemen
  • Beperkte controle
Als u besluit om voor een kant-en-klare oplossing te gaan, zorg er dan voor dat u vergelijkt. Pas als u de voordelen opweegt tegen de nadelen, moet u zich ertoe verbinden om te kopen.