Ardagh 4x efficiënter dankzij 5S Audit software

Ajoy Gonsalves
Ajoy Gonsalves

De Uitdaging

Ardagh heeft als wereldwijde entiteit al 21 jaar een Lean Six Sigma-programma. Een onderdeel daarvan is de maandelijkse 5S audit. Nu gebruiken ze Capptions EHS platform als 5S Audit software, voorheen was dat anders.

De gemiddelde tijd die ze aan deze audits doorbrachten is als volgt: Ten minste 10 mensen per fabriek die 2-3 uur besteedden om alle audits te doorlopen. Omdat het voornamelijk op Excel was gebaseerd, was het niet gestandaardiseerd voor alle fabrieken of regio's. Laat staan ​​wereldwijd. Medewerkers gingen rond met een uitdraai van de Excel, maakte foto’s en notities, om vervolgens op kantoor een rapport te maken van hun bevindingen. Laten we eens uitrekenen wat dat nou eigenlijk betekent.

10 personen x 56 fabrieken x 2,5 uur x 12 maanden = 16.800 uur per jaar!

Er onstond een kloof tussen enerzijds de fabrieken die erg gestructureerd waren en de minder gestructureerde anderzijds. Geen van beide was ideaal. Degenen die de instructies naleefden, deden het, maar verloren veel tijd en degenen die dat niet deden, gingen langzaam verder achteruit. De meeste audits werden niet uitgevoerd of slecht gedocumenteerd. Wat Ardagh wilde was om de administratieve tijd besparen en meer directe activiteit op de werkvloer. Dus gingen ze op zoek naar software die hen daarbij kon helpen.

De Oplossing

Pierre Autret, LSS-directeur bij Ardagh, bezocht de fabriek in Dongen 2 of 3 jaar geleden. Toen kwam hij voor het eerst in contact met Capptions. Zijn collega, Ron Prijn, liet hem zien hoe ze audits uitvoerden en wat ze begonnen te implementeren. Ron is de Lean Six Sigma Black Belt bij Ardagh Glas in Dongen.

De twee voltooiden samen een Capption op de tablet. Dat was toen Pierre de voordelen zag en hoe snel ze het konden voltooien. Toen kwam hij op het idee om het voor alle fabrieken te implementeren. Ron hielp hem om dat te ontwikkelen en te verkopen aan zijn directe team zodat ze het konden uitrollen naar de rest van de fabrieken.

Ardagh heeft een visie dat iedereen elke dag een procesverbeteraar zal zijn. En met iedereen bedoelen ze iedereen, niet alleen het management. Als je naar alle kanten van Lean Six Sigma kijkt, zegt Pierre dat ze het geweldig gedaan hebben. Het grootste deel van het management is 100% onboarded, opgeleid, getraind en gecertificeerd.

Pierre zag Capptions als het eerste hulpmiddel om iedereen te betrekken bij voortdurende verbetering. Dankzij de 5S Audit software is iedereen betrokken bij de verbetering van de fabriek. Hijzelf net zoveel als zijn baas. Iedereen kan informatie vastleggen. De reden dat ze besloten om zaken te doen met Capptions is omdat zij deze visie begrepen en wat Ardagh daarmee wilde bereiken.

“Ik vind het leuk dat jullie nog zo een jong bedrijf zijn en dat jullie zo goed luisteren naar jullie klanten. Ik zie dat jullie de potentie hebben om je aan te passen aan de exacte behoefte die we hebben. In plaats van een heel rigide product waaraan wij ons moeten aanpassen.”

Pierre Autret

 Het Resultaat van de 5S Audit software

Als we kijken naar de fabriek die de app in eerste instantie gebruikte, in Dongen. Pierre zegt dat het geweldig is om nu al het verschil te zien ten opzichte van twee jaar geleden. Uit een rapport van de afgelopen 3 maanden blijkt dat er meer dan 600 audits zijn voltooid. Dit laat echt zien dat de filosofie waar hij het over had, dat iedereen betrokken zal zijn, al leeft in deze fabrieken. Deze fabriek is op het niveau waar hij hoopt dat iedereen snel zal zijn.

ardagh-fabriek-Dongen
De fabriek in Dongen

In de VS zag het bedrijf ook de mogelijkheid om alle verschillende controles die werden uitgevoerd met Excel, onder te brengen in Capptions. Ze hebben wat ze de master-audits noemen. Waar ze al hun EHS, Lean Six Sigma, maar ook hun afvalcontroles doen. Daar gebruiken ze nu Capptions voor. Voor deze fabriek worden de audits dankzij de 5S Audit software 10 keer sneller uitgevoerd.

"[Capptions] is zo'n succes voor mij. Het feit dat elk land nu begint, is geweldig."

Pierre Autret

Pierre heeft nooit de oplossing aan de fabrieken willen forceren. In plaats daarvan zegt hij dat hij een 'pull' ervaart. De fabrieken vragen actief om licenties en willen Capptions gaan gebruiken. Hij ziet het in de nabije toekomst wereldwijd gebruikt worden.

De Verbeteringen

De tijd die bespaard wordt is de grootste verbetering voor Ardagh tot nu toe. Dat is een kwart van wat het eerst was. Pierre bezoekt elke twee weken een fabriek en heeft de app elke keer kunnen gebruiken. Hij zegt dat het hem in het verleden 4 keer langer kostte. Nu wordt het rapport automatisch wordt gegenereerd, het is leuk en informeel; je kunt rondlopen met je telefoon, praten met je sitebeheerder en foto's toevoegen.

Als je klaar bent, heb je een compleet rapport dat je met iedereen kunt delen, wat hem daarvoor uren kostte of het werd niet gedaan vanwege tijdgebrek. Dit, en de betrokkenheid van de mensen, dat ze zich onderdeel van het team voelen en de app daarvoor kunnen gebruiken, dat zijn de 2 belangrijkste gebieden die zijn verbeterd sinds Ardagh Capptions is gaan gebruiken.

“Als je nog steeds met papier werkt raad ik je aan morgen met Capptions te beginnen. Je kan je administratieve tijd door vieren delen en je gaat je mensen meer betrekken. Het is een stuk leuker om een formulier in te vullen via een app dan op een stuk papier. Ik zou de app aanbevelen aan elke mogelijke nieuwe gebruiker.”

Pierre Autret

De ROI van het gebruik van de EHS software is nooit formeel berekend, maar Pierre zegt dat als ze het vergelijken met andere software die ze gebruiken, het al positief is. De tijd die wordt bespaard kan worden gebruikt voor iets anders wat in het voordeel is van het bedrijf.

Als een van de fabrieken om licenties vraagt, geeft hij ze van harte omdat hij de waarde ervan weet en ik weet zeker dat ze het over twee maanden nog steeds zullen gebruiken. Dat kan niet gezegd worden voor alle software die binnen Ardagh wordt gebruikt, volgens Pierre. Hij gelooft dat Capptions hen dichter bij de visie helpt door iedereen in de fabriek de mogelijkheid te geven om suggesties in te dienen en feedback op hun te ontvangen.