Hoe de Ardagh Group hun audittijd met vier verkortte en meer medewerkers betrekt bij continue verbetering

Ajoy Gonsalves
Ajoy Gonsalves

Ardagh Group is een toonaangevende leverancier van duurzame verpakkingsoplossingen, bekend om zijn focus op continue verbetering in alle aspecten

van het bedrijf. Het bedrijf is wereldwijd aanwezig met 56 metaal- en glasproductiefaciliteiten in 12 landen en biedt werk aan meer dan 16.000 mensen.

Tien jaar geleden startte Ardagh Group een Lean Six Sigma-programma om hun dagelijkse werk continu te verbeteren. Helaas maakte een kritieke uitdaging de maandelijkse 5S grillig en ongecoördineerd: tijdgebrek.

Handmatige gegevensinvoer kostte kostbare uren die sommige managers op het gebied van gezondheid en veiligheid gewoon niet hadden. Het initiatief op wereldwijde schaal beheren was bijna onmogelijk omdat het hele LSS-proces op papier was gebaseerd. Er was geen gecentraliseerd systeem.

Om een beter idee te krijgen van de unieke LSS-uitdagingen waarmee het bedrijf werd geconfronteerd, interviewden we Pierre Autret, de directeur van Lean Six Sigma bij Ardagh Group.

De administratieve nachtmerrie

In een grote wereldwijde organisatie is het normaal dat er een zekere mate van ongelijkheid tussen eenheden bestaat. Dit was het geval bij Ardagh Group. Sommige fabrieken hadden een uiterst nauwgezette en gestructureerde aanpak van LSS-audits, volgens instructies van de T. Dit was enerzijds geweldig, maar betekende anderzijds ook veel tijdverlies in administratief werk. Anderen stelden deze audits uit ten gunste van meer urgente taken.

De heer Autret merkte op dat steeds meer fabrieken LSS-audits op een laag pitje begonnen te zetten. In veel gevallen zijn de audits niet uitgevoerd of niet goed gedocumenteerd.

“De gemiddelde tijd die we aan deze audit besteedden, was minstens 10 mensen per fabriek, die 2-3 uur per maand besteedden aan het doorlopen van alle audits.

En waarom?

Omdat het voornamelijk Excel-gebaseerd was en dus alle vragen in Excel waren. Het was extreem niet-gestandaardiseerd in fabrieken, regio's en wereldwijd.”

Elke auditor ging de werkvloer op met een afdruk van de master Excel-checklist, maakte aantekeningen en foto's. Daarna gingen ze terug naar kantoor om urenlang hun observaties te documenteren. Het proces was tijdrovend en ineffectief, waardoor continue verbetering in de hele organisatie werd vertraagd.

How Ardagh Group Cut Their Audit Time By Four While Engaging More Employees In Continuous Improvement

De lage betrokkenheidsniveaus

De visie van Ardagh is dat iedereen elke dag een procesverbeteraar kan zijn. Van winkelniveau tot en met het hogere management.

“Onze visie is om iedereen elke dag als een procesverbeteraar in ons bedrijf te hebben en daarom kijken we naar hoe we mensen kunnen betrekken die [van] 8-uurdiensten komen en mogelijk repetitieve taken uitvoeren; [om hen] een stem te geven om te laten zien dat ze om het milieu geven, ze kunnen suggesties indienen, ze kunnen bevestigen dat alles op zijn plaats is.

Maar het is moeilijk om mensen te betrekken bij iets dat ze niet begrijpen, vooral als het veel moeite kost. Dat was precies de uitdaging waar het LSS-initiatief van het bedrijf voor stond en het was een natuurlijk gevolg van de hoge administratieve lasten.

“Het grootste deel van het management is 100% aan boord [met LSS], opgeleid, getraind en gecertificeerd, maar we hebben niet iedereen. We hebben nog steeds veel mensen in onze fabrieken die soms geen idee hebben waar dit allemaal over gaat.

Bekijk ons interview met Pierre Autret, de directeur van Lean Six Sigma bij Ardagh Group

Eén Nederlandse fabriek leidde de verandering

Tijdens een bezoek aan de fabriek in Ardagh Dongen ontdekte de heer Autret dat ze Capptions aan het uitproberen waren. De veiligheidsleiders van de faciliteit lieten hem zien hoe ze Capptions gebruikten om 5S-audits uit te voeren en hoe snel het was om op te zetten, dus besloot hij:

“Dat wil ik voor alle fabrieken!” 

Het vervangen van de omvangrijke, trage papieren audits door Capptions was intuïtief voor het personeel van Ardagh, vooral vanwege de flexibiliteit van het platform. Net als een reeks bouwstenen, stelde Capptions hen in staat om hun eigen interne veiligheidsauditsysteem te bouwen en dit af te stemmen op hun bestaande workflow.

“Je doet gewoon geweldig werk door naar je stem van de klant in het algemeen te luisteren. Je hebt veel potentieel om je aan te passen aan de exacte behoefte die we hebben in plaats van een zeer gestructureerd product te hebben waaraan ze zich moeten aanpassen.”

De resultaten kwamen heel snel

Administratietijd werd met vier verkort

Het bedrijf consolideerde al zijn Excel-bestanden in een gestructureerde set audit-sjablonen in Capptions. Nu kan iedereen die een veiligheidsrisico of een mogelijke verbetering wil melden, dat met zijn smartphone doen, ook offline. De gevreesde 5S-audits die vroeger uren van managers in beslag namen, zijn vervangen door één enkele mobiele app. 

“Het is gewoon fijn dat je loopt, je praat met je telefoon of je maakt foto's, en dan heb je een volledig compleet rapport dat je met iedereen kunt delen. Dit kostte me uren eerder om hetzelfde te doen of mogelijk niet eens te doen vanwege tijdgebrek.”

Nu gebruikt Ardagh Group Capptions om al zijn EHS-uitdagingen te beheren - van milieuveiligheid en hygiëne-audits tot afvalidentificatie en kwaliteitsbeheer. Alles staat op één platform dat toegankelijk is voor alle belanghebbenden. Pierre Autret zegt over zijn persoonlijke ervaring,

"Ik bezoek ongeveer om de week een bedrijf waar ik het bedrijf ga lopen. Ik heb de app bij deze gelegenheid elke keer kunnen gebruiken en vier keer de tijd kunnen besparen die ik gebruik om alles te documenteren wat ik aan het doen was.”

De visie van Ardagh Group komt tot leven

In slechts twee jaar tijd heeft de fabriek in Dongen, die Capptions als een LSS-tool heeft getest, een aanzienlijke golf van rapporten gezien. Alleen al in de afgelopen drie maanden zijn meer dan 600 nieuwe gebruikers Capptions gaan gebruiken.

"Ik ben blij dat we het product hebben verkocht zodat de fabriek het wil hebben in plaats van dat het bedrijf het pusht en zegt 'dat moet je doen'. Het is een bottom-up verzoek en hopelijk houden we het vol."

Medewerkers kunnen snel alles identificeren dat moet worden gecorrigeerd, veiligheidsproblemen melden in het gebied waarin ze zich bevinden, normen valideren en gemakkelijk deelnemen aan operationele verbetering.

"[Medewerkers] zorgen ervoor dat de ruimtes in de staat blijven die ze zouden moeten hebben en deze app bevestigt dat ze het doen. Ze volgen elkaar op, ze dagen elkaar uit als ze dat niet doen.

Als je deze fabrieken bezoekt, zie je veel mensen, veel meer mensen, trots op hun bedrijven en hun werkomgeving.”

De visie van Ardagh Group komt tot leven - iedereen wordt een procesverbeteraar.

Wat Ardagh Group zegt over Capptions

In eerste instantie koos het bedrijf voor Capptions als tool om de administratieve last te verminderen en EHS-gegevens direct van de werkvloer naar de backoffice te krijgen. Tijdsbesparing is essentieel, maar het extra voordeel van een grotere betrokkenheid heeft een nog grotere ROI op de lange termijn voor het bedrijf.

"Als je nog steeds papieren audits of een geautomatiseerd formaat van audits doet, koop dan morgen Capptions, want je gaat je administratieve tijd met vier verminderen en je gaat je mensen veel meer betrekken dan met het indienen van papierwerk."