Ardagh Group verkort administratieve tijd met 4

Ardagh heeft als wereldwijde entiteit al 21 jaar een Lean Six Sigma-programma. Onder andere een 5S-implementatie die maandelijkse audits omvat. De gemiddelde tijd die ze aan deze audits besteedden, was dat minstens 10 mensen per fabriek 2-3 uur besteedden aan het doorlopen van alle audits. Omdat het voornamelijk gebaseerd was op Excel, was het niet gestandaardiseerd over de fabrieken of regio's, laat staan wereldwijd. Mensen gingen met alleen een afdruk van de Excel, liepen rond de fabrieken terwijl ze foto's maakten met hun camera en aantekeningen maakten, en gingen dan terug naar hun bureau en besteedden uren aan het documenteren van wat ze hadden gevonden. Laten we het even berekenen.

10 personen x 56 fabrieken x 2,5 uur x 12 maanden = 16.800 uur per jaar.

Dat is nogal een tijdsinvestering. Wat er gebeurde was een kloof tussen de fabrieken die erg gestructureerd waren aan de ene kant en de minder gestructureerde fabriekken aan de andere kant. Geen van beide was ideaal. Degenen die de instructie respecteerden, deden het, maar verloren veel tijd en degenen die dat niet deden, gleed langzaam verder weg. De meeste audits werden niet uitgevoerd of slecht gedocumenteerd. We wilden de administratieve tijd kwijtraken en meer directe activiteit op de werkvloer hebben om al deze informatie op de juiste manier te krijgen.

Pierre Autret, LSS-directeur bij Ardagh, bezocht de fabriek in Dongen 2 à 3 jaar geleden. Toen kwam hij voor het eerst in contact met Capptions. zijn collega, Ron Prijn, liet hem zien hoe ze audits uitvoerden en wat ze begonnen te implementeren. Ron is de Lean Six Sigma Black Belt bij Ardagh Glass in Dongen. De twee vulden samen een bijschrift op de tablet in. Toen zag Pierre de voordelen en hoe snel ze het uit de eerste hand konden voltooien. Toen kwam hij op het idee om het voor alle fabrieken te implementeren. Ron hielp hem dat te ontwikkelen en te verkopen aan zijn directe team, zodat ze het konden uitrollen naar de rest van de fabrieken.

Ardagh had de visie dat iedereen elke dag een procesverbeteraar zal zijn. En met iedereen bedoelen ze iedereen, niet alleen het management. Als je naar alle kanten van Lean Six Sigma kijkt, zegt Pierre dat ze geweldig werk hebben verricht en het grootste deel van het management is 100% on-board, opgeleid, getraind en gecertificeerd. Pierre zag Capptions als de eerste tool om iedereen te betrekken bij continue verbetering. Zo wordt iedereen betrokken bij de verbetering van de fabriek, zowel ik als mijn baas en kan iedereen informatie vastleggen. De reden dat we besloten om zaken te doen met Capptions, is dat ze deze visie en wat we wilden bereiken begrepen.

“Ik vind het leuk dat je nog een jong bedrijf bent en gewoon goed luistert naar je klant. Ik zie dat je veel potentieel hebt om je aan te passen aan de exacte behoefte die we hebben in plaats van een heel rigide product te hebben waaraan we ons moeten aanpassen.”

Laten we kijken naar de fabriek die in eerste instantie de app testte, in Dongen. Pierre zegt dat het nu al geweldig is om het verschil te zien met twee jaar geleden. Uit een rapportage van de afgelopen 3 maanden blijkt dat er meer dan 600 audits zijn afgerond. Dit laat echt zien dat de filosofie waar hij het over had, dat iedereen betrokken zal zijn, in deze fabrieken gebeurt. Deze fabriek staat op het niveau waar hij hoopt dat iedereen snel zal zijn.

Hier in de VS zag het bedrijf ook de mogelijkheid om alle verschillende audits die in Excel werden uitgevoerd, te consolideren. Ze hebben nu wat ze de master-audits noemen, waar ze al hun EHS, Lean Six Sigma, maar ook hun afvalwandelingen doen en bijschriften gebruiken voor deze audits. Voor deze fabriek worden de audits 10 keer sneller uitgevoerd.

“[Capptions] is zo'n succes voor mij en het feit dat elk land nu begint, is geweldig.”

Pierre wilde de oplossing nooit aan de fabrieken opdringen, in plaats daarvan zegt hij dat hij eraan trekt. Fabrieken vragen actief om licenties en willen Capptions gaan gebruiken. Hij ziet dat het in de nabije toekomst wereldwijd wordt toegepast.

Administratietijd is tot nu toe het grootste verbeterpunt voor Ardagh Group, dat met 4 is afgenomen. Pierre bezoekt om de week een fabriek en heeft de app elke keer kunnen gebruiken. Hij zegt dat het hem in het verleden 4 keer langer duurde, nu wordt het rapport automatisch gegenereerd, het is leuk en informeel; je kunt rondlopen met je telefoon, praten met je sitebeheerder en foto's toevoegen. Als je klaar bent, heb je een volledig rapport dat je met iedereen kunt delen, waar hij vroeger uren mee bezig was of wat zelfs niet gedaan werd vanwege tijdgebrek. Dit en de betrokkenheid van de mensen, zodat ze zich onderdeel van het team kunnen voelen en de app daarvoor kunnen gebruiken, dat zijn de 2 belangrijkste gebieden die zijn verbeterd sinds Ardagh Capptions begon te gebruiken.

“Als je nog steeds papieren audits doet, begin dan morgen met het gebruik van Capptions, want je gaat je administratieve tijd met vier verminderen. Je gaat je mensen veel meer betrekken, het is veel leuker om een enquête op een telefoon te beantwoorden dan op een stuk papier. Ik zal de app zeker aanbevelen aan elke nieuwe gebruiker.”

De ROI van het gebruik van Capptions is nooit formeel berekend, maar Pierre zegt dat als ze het vergelijken met sommige van de andere software die ze gebruiken, het al positief is. De tijd die hiermee wordt bespaard, kan voor iets anders worden gebruikt dat de business ten goede komt. Als een van de fabrieken om licenties vraagt, zou ik ze die graag geven omdat ik de waarde ervan ken en ik weet zeker dat ze hem over 2 maanden nog steeds zullen gebruiken. Dat kan niet gezegd worden van alle software die binnen Ardagh wordt gebruikt. Ik geloof dat Capptions ons dichter bij onze visie helpt door iedereen in de fabriek te laten komen, suggesties in te dienen en feedback te krijgen op hun suggesties.

Je kunt de volledige video van de getuigenis van Pierre bekijken op ons YouTube-kanaal.