Hoe een inspectie-app een game-changer werd voor Imperial Brands

Hoe een inspectie-app een game-changer werd voor Imperial Brands

Ajoy Gonsalves
Ajoy Gonsalves

Imperial Brands is een snelgroeiend bedrijf in consumentengoederen, gevestigd in het VK. Ze zijn gespecialiseerd in de productie van tabak en bezitten grote merken zoals JPS, West en Winston.Ze zijn ook het op drie na grootste sigarettenbedrijf en de grootste tabaksproducent ter wereld. We hadden de eer om David Franks te interviewen, de Group Occupational Health and Safety Advisor van Imperial Brands. Hij begon voor het bedrijf te werken als de Gezondheids-, Veiligheids- en Milieuadviseur in 2013 voordat hij overstapte naar zijn huidige functie.

imperial

Omdat Imperial Brands een internationale organisatie is, zijn de meeste medewerkers niet op dezelfde locatie gevestigd. David legde uit dat de meeste van hun (verkoop)vertegenwoordigers constant op reis zijn en dat het daarom voor het bedrijf een uitdaging is geworden om in contact te blijven met deze werknemers. Hij gaf ook aan dat ze niet weten hoe ze hun medewerkers van de juiste tools en vaardigheden kunnen voorzien om de inspecties goed uit te voeren, vooral voor degenen die op lange afstand werken. Ze willen er ook voor zorgen dat hun werknemers elk onderzoek, elke inspectie, elk ongeval en bijna-ongeval melden, aangezien het uiterst cruciaal is voor het bedrijf om actie te ondernemen wanneer dat nodig is.

 

“We zien Capptions als een echte game-changer voor ons.”

 

David zei dat de introductie van de software echt een eye-opener voor hen was. Ze begonnen eindelijk meer inzicht te krijgen, door de realtime data die ze kregen van de medewerkers. Imperial Brands was een van de eerste klanten die koos voor een branded app. Zo lanceerden ze hun eigen “I own safety”-app in de appstores van Apple en Google. Hij prees de app zeer en zei dat een van de grootste voordelen was dat het hen echt inzicht gaf in wie onderzoeken uitvoert, wie rapporteert wat en wat ze inspecteren. De software zorgt er ook voor dat Imperial Brands voldoet aan de wettelijke verplichtingen, wat voor elke organisatie van groot belang is. Bovendien zei David dat de aanpassing aan het gebruik van de app vrij soepel verliep. Hij complimenteerde de app omdat deze gebruiksvriendelijk, gemakkelijk te leren en snel is.

 

I own safety

 

De medewerkersbetrokkenheid van Imperial Brands nam toe door de introductie van de Capptions-aangedreven “I own safety”-app. David beschreef de app als iets tastbaars voor hun werknemers omdat ze hem fysiek konden aanraken en gebruiken. Het moedigde werknemers aan om meer rapporten en observaties te maken dan voorheen. Het is ook erg interactief voor hen, omdat ze niet alleen rechtstreeks rapporteren aan het management, maar ook andersom. Dit versterkt juist de band tussen medewerkers en leidinggevenden. Het geeft hen als bedrijf een meer familiegevoel, iets wat Imperial Brands hoog in het vaandel heeft staan.

 

“Veiligheid is op dit moment een belangrijk onderdeel van ons werk als bedrijf en we zijn van mening dat de Capptions-app ons in staat zal stellen deze verandering door te voeren.”

 

Zoals eerder vermeld is Imperial Brands internationaal actief en dat betekent dat ze verschillende fabrieken hebben op verschillende locaties. De introductie van Capptions werd zeer goed ontvangen door medewerkers in binnen- en buitenland. David zei dat veiligheid een belangrijk onderdeel van hun werk is en dat ze de veiligheid in hun fabrieken moeten kunnen garanderen. Imperial Brands is ervan overtuigd dat Capptions hen kan helpen de veiligheid van hun bedrijf te verbeteren.


Er is veel enthousiasme onder de medewerkers over de software. David legde uit dat hij degene was die normaal gesproken het idee van veiligheid bij anderen moest aanmoedigen, maar nu is het andersom. Mensen benaderen hem voor de app.

 

“We vinden het een ongelooflijk efficiënt systeem.”

 

David vertelde dat ze vroeger vooral een papieren systeem hadden voor al hun inspecties en administraties. Dat systeem was volkomen inefficiënt voor het bedrijf. Als iemand een incident wilde melden, moesten ze wachten tot ze thuis waren. Ze hadden een computer nodig om het formulier op te halen en in te vullen. Daarna moesten ze het document uitprinten en persoonlijk aan hun manager afgeven.


Dit was het scenario als alles perfect zou verlopen. In de praktijk liep het echter niet altijd van een leien dakje, wat leidde tot een uiterst tijdrovend proces. De Capptions-app heeft het volledig veranderd voor Imperial Brands. Het gaf hen zekerheid van traceerbaarheid en het verkortte de tijd die besteed werd aan rapportage of inspectie. Met de app kan dit hele proces nu binnen één minuut worden gedaan en kunnen medewerkers de rapportage nu ter plaatse, op de locatie, doen. David prees ook het feit dat ze ook konden zien hoe een inspectie of observatie is gedaan en dat ze de gegevens met zoveel of zo weinig details bij elkaar kunnen krijgen via het management-dashboard.


David benadrukte de noodzaak om altijd en overal realtime gegevens te kunnen zien. Hij legde uit dat ze dit met de app kunnen doen en dat de software precies is zoals ze wilden.


Imperial Brands wil als bedrijf altijd de beste zijn. Ze denken dat Capptions hen kan helpen om hun doelstellingen te realiseren en de volgende stap te zetten. Uiteindelijk is David er vast van overtuigd dat ze de veiligheidsprestaties binnen het bedrijf nog verder zullen verbeteren door de Capptions-software te gebruiken.


Op dit moment, in het proces van een volledige uitrol naar operaties op alle continenten, heeft Imperial Brands het gebruik van de app uitgebreid van de Britse operaties naar continentaal Europa en Australische operaties.Inspection app

Afgezien van de uitrol van de app voor mobiele werknemers, installeerde Imperial Brands ook informatiekiosken waarop de app wordt uitgevoerd in de kantooromgevingen, om de zichtbaarheid te vergroten en iedereen in staat te stellen observaties vast te leggen.