7 dingen om te weten bij het kiezen van EHS-software

Zoals de meeste organisaties heeft u door de jaren heen waarschijnlijk uw eigen versie van de plan-do-check-act-cyclus ontwikkeld en bent u nu op zoek naar een manier om die te digitaliseren. Er moet toch EHS-software zijn die doet wat u nodig heeft?

Vroeg of laat krijgt u te maken met hetzelfde dilemma dat softwarekopers al decennia achtervolgt: bouwt u een EHS-oplossing zelf, of koopt u er een?

Zelf bouwen is de betere optie als u uw bestaande processen niet wilt aanpassen - maar het kan maanden tot jaren duren, en het project loopt onderweg vrijwel altijd uit budget. Kopen kost aantoonbaar minder tijd, maar u krijgt een kant-en-klaar platform waarop u compromissen sluit.

Of u nu bouwt of koopt, u sluit compromissen. De vraag is welke compromissen u kunt dragen. Hieronder de voor- en nadelen van bouwen versus kopen, en de zeven dingen waar u op moet letten bij het aanschaffen van EHS-software - inclusief wat er verandert als uw site onder het Brzo of de Seveso III-richtlijn valt.

Bij het intern bouwen van een EHS-platform

De aantrekkingskracht is duidelijk: volledige controle over het eindproduct en een oplossing die precies aansluit op uw workflow. Maar een interne build kost vrijwel altijd meer tijd dan u vooraf inschat.

Voordat u de knoop doorhakt, is het de moeite waard om deze vragen te beantwoorden:

• Hebben we de ontwikkelaarsexpertise in huis om dit te realiseren?
• Hebben we de UX-expertise om dit toegankelijk te maken voor alle medewerkers, op alle devices?
• Hoe lang gaat dit duren - en kan die tijd beter aan andere dingen worden besteed?
• Hoe specifiek zijn onze wensen werkelijk?
• Wat gebruiken vergelijkbare bedrijven in onze sector?
• Hebben we complexe integraties nodig, en zijn er leveranciers die deze al aanbieden?
• Wie onderhoudt dit over drie jaar?
• Draagt deze oplossing bij aan onze kernactiviteit? Zo niet, is bouwen dan de moeite waard?

Als het lukt, heeft uw platform precies de functies en workflow die u nodig heeft. Er zijn wel een paar dingen die u vooraf moet weten.

De 3 dingen die u moet weten bij het bouwen van uw eigen EHS-oplossing

1. Verwachtingen komen vaak niet overeen met de werkelijkheid

Intern een softwareoplossing op maat bouwen is zelden het fluitje van een cent dat het vooraf lijkt. Interne softwareprojecten lopen structureel het risico niet aan de oorspronkelijke vereisten te voldoen, over budget te gaan of te laat te leveren - als ze al worden afgerond. Voordat u het weet, ligt het project stil terwijl de rest van de organisatie wacht.

2. Het werk stopt nooit

Naast de interne expertise die nodig is om een EHS-platform te bouwen, moet u rekening houden met maanden, mogelijk jaren, aan doorlopende IT-capaciteit. Zodra de oplossing live is, eindigt het werk niet - ze moet continu worden onderhouden en bijgewerkt om aan te sluiten bij nieuwe regelgeving en veranderende operationele eisen.

3. U heeft meer IT-personeel nodig

Onboarding en ondersteuning van uw eigen personeel zijn een factor die makkelijk wordt onderschat. Bij een intern gebouwde oplossing biedt u ook intern support, wat vaak betekent dat u extra IT-ondersteuning moet aantrekken om de instroom van verzoeken op te vangen. Bedrijven met in-house oplossingen zien een substantieel deel van hun softwarebudget structureel naar onderhoud gaan in plaats van naar nieuwe functionaliteit.

Er zijn zeker voordelen aan intern bouwen. Op een rij:

Voordelen - Afgestemd op uw specifieke bedrijfsbehoeften - Volledige controle over het product - Ontwikkelaars die het systeem door en door kennen - Eigendom van de code - Nieuwe functies geïmplementeerd op aanvraag

Nadelen - Verlengde ontwikkeltijd - Interne capaciteit die elders ontbreekt - Software die snel veroudert zonder doorlopende investering - Geen schaalvoordelen van een gedeeld platform - Weinig documentatie, training of ondersteuning - Doorlopende kosten voor onderhoud - Onduidelijke stabiliteits- en beveiligingsgaranties

Weegt dit voor uw organisatie op tegen de nadelen? Dan heeft u uw antwoord: bouw uw eigen oplossing.

Bij aankoop van EHS-software

Kant-en-klare EHS-beheersystemen zijn tegenwoordig op grote schaal beschikbaar tegen een redelijke prijs - dat was niet altijd zo. Vroeger meden IT-besluitvormers de weinige beschikbare oplossingen vanwege gebrek aan transparantie, beperkte integraties en beveiligingszorgen. Bedrijven wilden geen compromissen sluiten op functionaliteit.

Vandaag kunt u kiezen uit oplossingen die functierijk zijn voor vrijwel elke sector. Aan de ene kant van het spectrum staan sterk gespecialiseerde EHS-platforms voor specifieke verticals. Aan de andere kant alles-in-één platforms die met een breed pakket functies worden geleverd en zich laten aanpassen aan de behoeften van vrijwel elk bedrijf.

De korte time-to-market kan een overtuigende reden lijken om te kopen. Stel uzelf eerst deze vragen:

• Hoe aanpasbaar zijn de beschikbare oplossingen werkelijk?
• Hoe gebruiksvriendelijk zijn ze voor de mensen die er dagelijks mee werken?
• Kunnen we ons proces aanpassen aan een bestaande oplossing, of andersom?
• Welke veranderingen in onze bedrijfsprocessen brengt dit met zich mee?
• Hoeveel tijd kost configuratie en implementatie, en helpt de leverancier daarbij?
• Welke integraties hebben we nodig?
• Wat zijn de onderhoudsafspraken?
• Heeft de leverancier al klanten in onze branche - of specifiek in onze regelgevingscontext?

Ondanks de verscheidenheid aan oplossingen kan het implementeren van een kant-en-klaar EHS-systeem aanvoelen alsof u een vierkant in een rond gat probeert te passen. Hieronder waarom.

De 4 dingen die u moet weten bij het kopen van een kant-en-klare EHS-oplossing

1. Het werkt misschien voor anderen, maar niet automatisch voor u

Een branchegerichte oplossing kan beweren "uw bedrijf te begrijpen", maar dat is zelden volledig waar. Elke organisatie heeft een eigen EHS-proces - vaker wel dan niet heeft u een oplossing nodig die zich aan uw workflow aanpast, niet andersom.

2. Uw gegevens staan op hun servers

Uw data wordt doorgaans gehost in de cloud, op de servers van de leverancier. Dat de leverancier AVG-compliant is, is een minimum - de echte vraag is hoe comfortabel u bent met de manier waarop uw gevoelige bedrijfsgegevens worden opgeslagen en verwerkt.

3. "Klantgericht" is een glibberige term

De meeste kant-en-klare EHS-oplossingen zijn aanpasbaar, maar er is een grens aan hoeveel. Meestal past u uiteindelijk uw bedrijfsprocessen aan de oplossing aan, en niet andersom. Dat kan flink wat weerstand opleveren binnen de organisatie, want iedereen moet mee in de verandering.

4. "We voegen dat toe in een toekomstige update"

Als het gaat om nieuwe functies, worden uw suggesties zelden snel geïmplementeerd. Kant-en-klare software bedient honderden of duizenden klanten met allemaal hun eigen wensenlijst. Reken op een lange wachttijd voordat functionaliteit daadwerkelijk landt - als het al gebeurt. Sommige leveranciers ontwikkelen op verzoek maatwerk, maar dat drukt vrijwel altijd uw licentiekosten omhoog.

Voordelen - Dekt de meeste van uw vereisten uit de doos - Korte time-to-market - Schaalvoordelen van een gedeeld platform - Beproefd, met minder bugs dan een greenfield-build - Geautomatiseerde upgrades - Lagere totale eigendomskosten

Nadelen - Voldoet mogelijk niet aan uw unieke behoeften - Beperkte aanpassingsopties - Kan lastig te integreren zijn met bestaande IT-systemen - Wachten op nieuwe functies (indien ze er komen) - Beveiligingsvragen die bij de leverancier liggen - Beperkte controle over de roadmap

Besluit u voor een kant-en-klare oplossing te gaan? Vergelijk grondig en weeg de voordelen pas tegen de nadelen af vóórdat u zich vastlegt.

Als u een Seveso- of Brzo-inrichting bent, verandert de vraag

Voor een reguliere EHS-afdeling is bouwen-versus-kopen vooral een kwestie van tijd, budget en gebruiksgemak. Voor een Seveso- of Brzo-geclassificeerde inrichting komt er een extra laag bij: uw software moet niet alleen werken, ze moet aantoonbaar bijdragen aan uw veiligheidsbeheersysteem (VBS) - het geheel van maatregelen dat de Seveso III-richtlijn (2012/18/EU) voorschrijft via de zeven elementen van Annex III, van organisatie en personeel tot audit en review.

Dat verandert een aantal van de vragen hierboven wezenlijk. "Heeft de leverancier klanten in onze branche" wordt "begrijpt de leverancier wat DCMR of de Nederlandse Arbeidsinspectie bij een toetsing daadwerkelijk opvraagt". "Kunnen we ons proces aanpassen aan de oplossing" wordt "kan de oplossing herleidbare, auditklare data leveren over onze beheersmaatregelen voor zware ongevallen, of moeten we daarvoor toch weer terugvallen op spreadsheets naast het systeem".

Generieke EHS-software is vaak niet gebouwd met die eis als uitgangspunt. Ze registreert inspecties en incidenten prima, maar mist meestal de structuur om Annex III-elementen zoals prestatiebewaking of management van wijziging aantoonbaar te maken op het niveau dat een inspecteur verwacht. We gaan dieper in op waarom generieke software daar tekortschiet in waarom generieke safety management software tekortschiet voor Seveso III-bedrijven.

Capptions biedt inspectie- en auditsoftware met aanpasbare formulieren en workflows, een live corrigerende-actielus en Clara, een AI-assistent die meehelpt bij het invullen en structureren van inspecties. Voor Brzo- en Seveso-geclassificeerde bedrijven is dat precies waar het op aankomt: formulieren en workflows die zijn ingericht op de zeven VBS-elementen, en een corrigerende-actielus die herleidbaar maakt dat afwijkingen zijn opgevolgd - zodat u niet alleen aan de eisen voldoet, maar dat ook kunt aantonen wanneer het bevoegd gezag erom vraagt.

Of u nu bouwt of koopt: voor een Seveso-inrichting is "voldoet aan onze wensen" niet genoeg. Het moet ook standhouden bij de eerstvolgende inspectie.