Veiligheidscertificaat: wat het aantoont en wat niet

Een certificaat legt een dag vast, geen jaar

Een veiligheidscertificaat bewijst iets heel precies.

Het bewijst dat een geaccrediteerde auditor op een bepaalde datum naar een afgebakend deel van je organisatie heeft gekeken, dat heeft gehouden tegen een gepubliceerd schema, en concludeerde dat wat hij zag aan de eisen voldeed. Dat is een echte en bruikbare uitspraak. Het is ook een veel smallere uitspraak dan de manier waarop het certificaat daarna gebruikt wordt, meestal als algemene bewering dat de organisatie veilig is.

Tussen die twee lezingen zit het grootste deel van het ongemak. Niet op de auditdag zelf, maar in de maanden eromheen.

De certificaten die in Nederland het meest langskomen

Wie zoekt op "veiligheidscertificaat" bedoelt heel verschillende dingen. Grofweg zijn er drie categorieën, en ze gedragen zich niet hetzelfde.

Bedrijfscertificering voor aannemers, de VCA-familie. VCA, van VGM Checklist Aannemers, is het schema waar Nederlandse opdrachtgevers het vaakst om vragen. VCA* gaat over de organisatie die zelf op locatie werkt. VCA** stelt daarnaast eisen aan het veiligheidsbeheerssysteem: hoe je omgaat met incidenten, inspecties en verbetering. VCA Petrochemie voegt eisen toe die op petrochemisch werk zijn gericht. VCU is de variant voor uitzendorganisaties. Het certificaat loopt meerdere jaren, met een tussentijdse audit, dus het is ontworpen om meer dan één keer getoetst te worden.

Persoonscertificering, het VCA-diploma. Een B-VCA of VOL-VCA hoort bij een persoon, niet bij het bedrijf, en dat is wat meestal bedoeld wordt als iemand bij de poort om zijn veiligheidscertificaat wordt gevraagd. Bijhouden wie welk diploma heeft en wanneer het verloopt is administratie, tot de week waarin het misloopt. Dan is het een toegangsprobleem.

Managementsysteemcertificering, ISO 45001. Dit is geen toegangspas. Dit is certificering van je arbomanagementsysteem: beleid, risicobeoordeling, doelstellingen, operationele beheersing, interne audits, directiebeoordeling, corrigerende maatregelen. Het loopt in een cyclus van een initiële audit, controle-audits in de jaren ertussen en een hercertificatie-audit aan het eind. Daar vlak naast staat de Veiligheidsladder, die naar gedrag en bewustzijn kijkt in plaats van naar documenten, en die in de Nederlandse infrasector steeds vaker als inkoopeis opduikt.

Wat geen certificaat is

Het is de moeite om dit hardop te zeggen, omdat het in tenders echt verwarring geeft: een deel van de zwaarste veiligheidsverplichtingen in Nederland levert helemaal geen certificaat op.

Seveso-III en ARIE zijn wettelijke verplichtingen onder toezicht, geen schema's die je haalt. Er komt geen certificaat uit. Er komt een inspectie, een rapport en soms een bevinding. Met PGS-richtlijnen werkt het net zo. Een organisatie kan een muur vol certificaten hebben en nog steeds bevindingen krijgen van de Nederlandse Arbeidsinspectie of van een omgevingsdienst als DCMR, omdat die inspecteurs niet naar je certificaat kijken. Ze kijken naar de installatie en naar het systeem erachter. Als dat onderscheid voor jouw locatie uitmaakt, is het nuttig om te lezen waarom generieke safety management software tekortschiet voor Seveso-III bedrijven.

Wat een auditor feitelijk opvraagt

Over de schema's heen komen de vragen op dezelfde kleine set uit. Bijna geen enkele gaat over je intentie.

• Laat me de risicobeoordeling van deze activiteit zien, en laat zien wanneer die voor het laatst is herzien.
• Laat zien dat de mensen die dit werk doen daarvoor zijn opgeleid, en laat de registratie zien.
• Laat de laatste werkplekinspectie op deze installatie zien, en laat zien wat daaruit kwam.
• Laat de bevinding uit die inspectie zien, wie er eigenaar van was, wat er is gedaan en wanneer.
• Laat een incidentonderzoek zien, en laat zien hoe de maatregel die eruit kwam daarna op effect is bekeken.
• Laat je interne audit zien, je directiebeoordeling, en de besluiten die daaruit volgden.

Let op waar die vragen heen gaan. Niet naar de intentie, maar naar de samenhang: wat is er gezien, wie heeft het opgepakt, wanneer, en wat is er daarna vastgelegd. Op de eerste vraag loopt bijna niemand vast. Het wringt verderop, waar de actie wel is uitgevoerd maar niemand heeft opgeschreven wat er is veranderd, of waar de maatregel is ingevoerd en nooit op effect is bekeken.

De maanden waar niemand naar kijkt

De eerlijke versie van certificaatonderhoud is dat het systeem tussen twee audits wegschuift, en dat je dat niet ziet terwijl het gebeurt.

Een procedure wordt bijgewerkt, de training die ernaar verwijst niet. Een leiding wordt gewijzigd en de risicobeoordeling beschrijft nog de oude situatie. Een checklist is vier pagina's lang en wie de ronde loopt heeft twee uur, dus de lijst wordt geprint en afgevinkt in plaats van gelopen. Een verbeteractie uit de vorige audit is afgesloten in een Excelbestand dat drie mensen kunnen bijwerken en niemand beheert.

Niets daarvan is non-compliance in dramatische zin. Het is het langzame uiteenlopen van wat je opschrijft en wat je doet, en het wordt pas zichtbaar als iemand van buiten ernaar vraagt en er een stuk ontbreekt.

Dan komt de audit, en worden de vier weken ervoor een zoektocht naar bewijs. Die zoektocht is de prijs die de meeste organisaties werkelijk voor certificering betalen, en die staat niet op de factuur van de certificerende instelling.

Wat je er praktisch aan doet

Hier is geen systeemwissel voor nodig. Er zijn een paar dingen voor nodig die je bewust besluit.

1. Schrijf je scope op en hou hem eerlijk. Welke locaties, welke activiteiten, welke rechtspersoon. Scope die tussen audits meegroeit zonder dat iemand het vastlegt is een bekende en vermijdbare bevinding.
2. Geef iedere bevinding één eigenaar en één afsluitvoorwaarde. Geen status, maar een voorwaarde: wat moet waar zijn voordat dit dicht mag, opgeschreven op het moment dat de bevinding ontstaat.
3. Scheid afsluiten van vaststellen dat het werkt. De actie uitvoeren en de maatregel effect laten hebben zijn twee gebeurtenissen. Schema's vragen naar de tweede. De meeste registers leggen alleen de eerste vast.
4. Maak de ronde passend bij de beschikbare tijd. Vier pagina's in twee uur levert vinkjes op, geen observaties. Splits de lijst per installatie of per thema en loop hem vaker.
5. Hou één register bij van wie welk diploma heeft en wanneer het verloopt. Beoordeel dat op een vaste datum, niet op de dag dat iemand bij de poort wordt geweigerd.
6. Dateer alles, ook de beoordeling die concludeerde dat er niets hoefde te veranderen. "Beoordeeld, geen wijziging nodig, 12 maart" is bewijs. Stilte is dat niet.
7. Lees je laatste auditrapport voordat je het jaar plant, niet de maand voordat de auditor terugkomt. Een herhaalde bevinding wordt door auditoren gelezen als signaal over je systeem, niet als pech.

De bruikbare vraag

Een certificaat aan de muur beantwoordt de vraag die je opdrachtgever in de tender stelde. Het beantwoordt niet de vraag waar jij iets aan hebt: of de lijn van bevinding naar aangetoonde verbetering vandaag nog loopt, in een deel van de organisatie waar sinds het voorjaar niemand heeft gekeken.

Dat zijn twee verschillende vragen, en maar één ervan heeft een verloopdatum.

Bij Capptions werken we aan dit onderwerp, vooral met organisaties waar het bewijs er wel is, maar verspreid zit over inspecties, acties, documenten en mensen. Ga je een certificerings- of hercertificeringsaudit in en wil je vergelijken hoe anderen dit tussen twee audits bijhouden, stuur me dan een bericht. Ik deel graag wat we tegenkomen, zonder demo eraan vast.