Arbowet verplichtingen werkgever: een praktische checklist

Wat de Arbowet echt van je vraagt

De meeste werkgevers kennen de Arbowet wel. Minder werkgevers kunnen op een willekeurige dag aantonen dat ze eraan voldoen.

Dat verschil is waar het om draait. De Arbowet is een kaderwet. Hij stelt zorgplichten vast, geen afvinklijst. De uitwerking laat hij over aan het Arbobesluit en de Arboregeling. Wat de wet wel zegt, is duidelijk. Als werkgever ben je verantwoordelijk voor een veilige en gezonde werkplek. Dit geldt voor zowel de fysieke als de psychosociale aspecten. Je moet ook kunnen aantonen dat je beleid in de praktijk bestaat, niet alleen op papier.

De hieronder genoemde verplichtingen gelden voor vrijwel elke werkgever in Nederland, ongeacht sector of omvang. Een paar ervan zijn afhankelijk van het aantal medewerkers.

De verplichtingen, in de volgorde waarin ze knellen

1. RI&E en plan van aanpak

De risico-inventarisatie en -evaluatie is het fundament. Zonder RI&E hebben de andere verplichtingen niets om op te rusten.

Je inventariseert de risico's die je werk meebrengt, beoordeelt ze, en stelt een plan van aanpak op: welke maatregelen, wie is verantwoordelijk, wanneer is het klaar. Dat plan van aanpak is geen bijlage. Het is het deel dat de Nederlandse Arbeidsinspectie daadwerkelijk leest, omdat het laat zien of de beoordeling ergens toe heeft geleid.

Twee praktische punten worden vaak over het hoofd gezien. De RI&E moet actueel blijven. Dit betekent dat een wezenlijke verandering in het werk aanleiding is om hem te herzien, en niet iets wat je parkeert tot de volgende cyclus. Voor de meeste werkgevers moet de RI&E getoetst worden door een gecertificeerde deskundige. Kleinere werkgevers die een erkend branche-instrument gebruiken, volgen een lichtere route. Controleer wat voor jouw omvang en sector geldt voordat je aanneemt dat je vrijgesteld bent.

2. Het basiscontract met je arbodienstverlener

Sinds 2017 heeft elke werkgever een basiscontract nodig. Dit contract beschrijft hoe de arbodienst of bedrijfsarts je ondersteunt. Het bevat een vaste set aan zaken, waaronder toegang tot de bedrijfsarts via een open spreekuur, de mogelijkheid voor de bedrijfsarts om de werkplek te bezoeken, een route voor een second opinion, en een klachtenprocedure.

Medewerkers moeten weten dat dit bestaat. Een recht waarover niemand is geïnformeerd, is geen werkende afspraak.

3. Preventiemedewerker, BHV en noodorganisatie

Elke organisatie heeft minimaal één preventiemedewerker nodig. Bij 25 medewerkers of minder mag de werkgever deze rol zelf invullen. Daarboven draagt iemand in de organisatie deze functie, met de tijd en het mandaat om het werk echt te doen. De ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging heeft instemmingsrecht over de benoeming.

Bedrijfshulpverlening staat hier los van. Het gaat om voldoende opgeleide mensen, afhankelijk van de omvang van de locatie, de aanwezige risico's en het aantal mensen in het gebouw, voor eerste hulp, brand en ontruiming. Het aantal is niet voorgeschreven. Het volgt uit je eigen RI&E, en precies daarom moet die RI&E te verdedigen zijn.

4. Voorlichting, toezicht en middelen

Artikel 8 verplicht je om medewerkers voor te lichten en te instrueren over de risico's van hun werk en de genomen maatregelen. Je moet er vervolgens op toezien dat de instructies worden gevolgd. Beide aspecten zijn belangrijk. Een instructie geven is niet de volledige verplichting; zien dat hij wordt toegepast wel.

Daarnaast: persoonlijke beschermingsmiddelen kosteloos verstrekken, arbeidsmiddelen onderhouden en keuren waar dat nodig is, en werkplekken zo inrichten dat het werk gedaan kan worden zonder vermijdbare schade. Beeldschermwerk heeft eigen regels onder het Arbobesluit, waaronder een oogonderzoek en, indien nodig, een corrigerende bril voor beeldschermgebruik. Over de vergoedingsvraag schreven we apart in beeldschermbril en de Arbowet.

5. Psychosociale arbeidsbelasting

Werkdruk, agressie, pesten, intimidatie en discriminatie vallen onder psychosociale arbeidsbelasting. De Arbowet verplicht je om deze in je RI&E op te nemen en maatregelen te nemen waar het risico reëel is. Dit is het onderdeel dat werkgevers het vaakst als cultuur behandelen in plaats van als compliance. De wet behandelt het als een risicocategorie zoals alle andere, met dezelfde verwachting van beoordeling, maatregelen en opvolging.

6. Registreren en melden van ongevallen

Je houdt een register bij van arbeidsongevallen die tot verzuim hebben geleid, inclusief wat er gebeurde en hoe lang het verzuim duurde. Ernstige ongevallen, dus met ziekenhuisopname, blijvend letsel of overlijden, meld je direct bij de Nederlandse Arbeidsinspectie.

Dat register is ook je eigen vroegsignalering, als iemand het leest.

Waar het meestal misgaat

Niet in het ontbreken van documenten, maar in de afstand tussen het document en het werk.

Het patroon is herkenbaar voor iedereen die weleens een inspectie heeft meegemaakt. De RI&E bestaat en is drie jaar oud. Het plan van aanpak heeft acties zonder eigenaar, of eigenaren die vertrokken zijn. De toolbox is gehouden, maar de presentielijst zit in iemands mailbox. De inspectieronde is gelopen en het resultaat is afgevinkt op een geprint vel dat nu in een la ligt. Niets hiervan is bewuste non-compliance. Het is drift: beleid, procedure en uitvoering schuiven langzaam uit elkaar terwijl elk afzonderlijk document er nog prima uitziet.

Inspecteurs stellen steeds vaker de organisatievraag in plaats van de technische. Niet alleen of de maatregel bestaat, maar of je kunt laten zien dat hij is uitgevoerd, gecontroleerd en bijgestuurd. Dat is dezelfde PDCA-logica die inmiddels de bevindingen domineert aan de zwaarste kant van het gereguleerde spectrum, waar generieke safety management software tekortschiet.

Aantoonbaar maken

Een paar dingen die in de praktijk het verschil maken:

• Geef iedere actie in het plan van aanpak een eigenaar en een datum. Een actie zonder beide is een aantekening, geen maatregel.
• Behandel verandering als de trigger. Nieuwe machine, nieuwe stof, nieuw proces, reorganisatie, serieus bijna-ongeval: herzie dan het relevante deel van de RI&E, niet pas bij de volgende verjaardag.
• Leg bewijs vast waar het werk gebeurt. Een ronde die op een telefoon wordt gelopen, met foto's en een tijdstempel, produceert zijn eigen bewijs. Een geprinte checklist niet.
• Route bevindingen automatisch. De meeste observaties horen opgelost te worden door het team dat ze deed. Alleen de zware hebben een veiligheidskundige nodig. Dat met de hand beslissen is waar de achterstand ontstaat.
• Lees je eigen ongevallenregister eens per kwartaal. Herhaling in dat register is het goedkoopste signaal dat je ooit krijgt.
• Vertel mensen waar ze recht op hebben. Het open spreekuur bij de bedrijfsarts, de second opinion, de klachtenroute, en wie de preventiemedewerker is.

Voor een uitgebreidere doorloop van de afzonderlijke plichten: zie ons langere stuk over de verplichtingen van de werkgever onder de Arbowet.

De eerlijke versie

Software maakt je niet compliant, en geen enkel middel neemt je zorgplicht over. Wat het wel kan doen, is het zoeken weghalen: de formulieren, de rondes, de bevindingen en de correctieve acties op één plek houden, zodat het bewijs een bijproduct van het werk wordt in plaats van een project dat je draait vlak voor elke inspectie.

Wil je zien hoe dat eruitziet tegen je eigen RI&E en plan van aanpak, dan lopen we het graag met je door. Neem je echte documenten mee. Hoe meer van je eigen materiaal we zien, hoe nuttiger het gesprek wordt.