Hoe Ardagh Group de audittijd met vier verkortte

Ardagh Group is een toonaangevende leverancier van duurzame verpakkingsoplossingen, bekend om zijn focus op continue verbetering in alle aspecten van het bedrijf. Het bedrijf is wereldwijd aanwezig met 56 metaal- en glasproductiefaciliteiten in 12 landen en biedt werk aan meer dan 16.000 mensen.

Tien jaar geleden startte Ardagh Group een Lean Six Sigma-programma om het dagelijkse werk continu te verbeteren. Een kritieke uitdaging maakte de maandelijkse 5S-audit echter grillig en ongecoördineerd: tijdgebrek. Handmatige gegevensinvoer kostte kostbare uren die sommige managers op het gebied van gezondheid en veiligheid gewoon niet hadden. Het initiatief op wereldwijde schaal beheren was bijna onmogelijk, omdat het hele LSS-proces op papier was gebaseerd zonder gecentraliseerd systeem.

Om een beter beeld te krijgen van de uitdagingen waarmee het bedrijf werd geconfronteerd, interviewden we Pierre Autret, directeur Lean Six Sigma bij Ardagh Group.

De administratieve nachtmerrie

In een grote wereldwijde organisatie is een zekere mate van ongelijkheid tussen eenheden normaal, en dat was ook het geval bij Ardagh Group. Sommige fabrieken hadden een uiterst nauwgezette en gestructureerde aanpak van LSS-audits. Dat was enerzijds goed, maar betekende anderzijds ook veel tijdverlies aan administratief werk. Andere fabrieken stelden audits uit ten gunste van urgentere taken.

Autret merkte op dat steeds meer fabrieken LSS-audits op een laag pitje begonnen te zetten. In veel gevallen werden audits niet uitgevoerd of slecht gedocumenteerd.

"De gemiddelde tijd die we aan deze audit besteedden, was minstens 10 mensen per fabriek, die 2 tot 3 uur per maand besteedden aan het doorlopen van alle audits. En waarom? Omdat het voornamelijk Excel-gebaseerd was, en dus alle vragen in Excel stonden. Het was extreem niet-gestandaardiseerd tussen fabrieken, regio's en wereldwijd."

Elke auditor liep de werkvloer op met een afdruk van de master Excel-checklist, maakte aantekeningen en foto's, en ging vervolgens terug naar kantoor om urenlang de observaties te documenteren. Het proces was tijdrovend en ineffectief, en vertraagde continue verbetering in de hele organisatie.

Lage betrokkenheidsniveaus

De visie van Ardagh is dat iedereen elke dag een procesverbeteraar kan zijn, van de werkvloer tot het hogere management.

"Onze visie is om iedereen elke dag als procesverbeteraar in ons bedrijf te hebben, en daarom kijken we naar hoe we mensen kunnen betrekken die uit 8-uursdiensten komen en mogelijk repetitieve taken uitvoeren. Om hen een stem te geven, te laten zien dat ze om het milieu geven, suggesties in te laten dienen en te laten bevestigen dat alles op zijn plaats is."

Maar het is moeilijk om mensen te betrekken bij iets dat ze niet begrijpen, vooral als het veel moeite kost. Dat was precies de uitdaging waar het LSS-initiatief voor stond, en een natuurlijk gevolg van de hoge administratieve last.

"Het grootste deel van het management is 100% aan boord, opgeleid, getraind en gecertificeerd, maar we hebben niet iedereen. We hebben nog steeds veel mensen in onze fabrieken die soms geen idee hebben waar dit allemaal over gaat."

Eén Nederlandse fabriek leidde de verandering

Tijdens een bezoek aan de fabriek in Ardagh Dongen ontdekte Autret dat ze Capptions aan het uitproberen waren. De veiligheidsleiders van de faciliteit lieten hem zien hoe ze Capptions gebruikten om 5S-audits uit te voeren en hoe snel het was om op te zetten. Zijn conclusie: "Dat wil ik voor alle fabrieken."

Het vervangen van de omvangrijke, trage papieren audits door Capptions was intuïtief voor het personeel van Ardagh, vooral vanwege de flexibiliteit van het platform. Met de custom forms en workflows van Capptions konden ze hun eigen interne veiligheidsauditsysteem bouwen en dit afstemmen op hun bestaande workflow.

"Je doet gewoon geweldig werk door naar de stem van de klant te luisteren. Je hebt veel potentieel om je aan te passen aan de exacte behoefte die we hebben, in plaats van een zeer gestructureerd product te hebben waaraan wij ons moeten aanpassen."

De resultaten kwamen snel

Administratietijd werd met vier verkort. Het bedrijf consolideerde al zijn Excel-bestanden in een gestructureerde set audit-sjablonen in Capptions. Iedereen die een veiligheidsrisico of een mogelijke verbetering wil melden, kan dat nu met de smartphone doen, ook offline. De gevreesde 5S-audits die vroeger uren van managers in beslag namen, zijn vervangen door één mobiele app.

"Het is gewoon fijn: je loopt, je praat met je telefoon of je maakt foto's, en dan heb je een volledig compleet rapport dat je met iedereen kunt delen. Dit kostte me eerder uren om hetzelfde te doen, of ik deed het mogelijk niet eens vanwege tijdgebrek."

Ardagh Group gebruikt Capptions inmiddels om al zijn EHS-uitdagingen te beheren, van milieuveiligheid en hygiëne-audits tot afvalidentificatie en kwaliteitsbeheer. Alles staat op één platform, toegankelijk voor alle belanghebbenden. Autret over zijn persoonlijke ervaring: "Ik bezoek ongeveer om de week een fabriek waar ik ga lopen. Ik heb de app bij die gelegenheid elke keer kunnen gebruiken en vier keer de tijd bespaard die ik gebruikte om alles te documenteren wat ik aan het doen was."

De visie van Ardagh Group komt tot leven

In slechts twee jaar tijd heeft de fabriek in Dongen, die Capptions als eerste testte als LSS-tool, een aanzienlijke golf van rapporten gezien. Alleen al in de afgelopen drie maanden zijn meer dan 600 nieuwe gebruikers Capptions gaan gebruiken.

"Ik ben blij dat we het product hebben verkocht zodat de fabriek het wil hebben, in plaats van dat het bedrijf het pusht en zegt dat het moet. Het is een bottom-up verzoek, en hopelijk houden we dat vol."

Medewerkers kunnen snel identificeren wat gecorrigeerd moet worden, veiligheidsproblemen melden in hun eigen omgeving, normen valideren en gemakkelijk deelnemen aan operationele verbetering.

"Medewerkers zorgen ervoor dat de ruimtes in de staat blijven die ze zouden moeten hebben, en deze app bevestigt dat ze het doen. Ze volgen elkaar op, ze dagen elkaar uit als ze dat niet doen. Als je deze fabrieken bezoekt, zie je veel meer mensen die trots zijn op hun bedrijf en hun werkomgeving."

De visie van Ardagh Group komt tot leven: iedereen wordt een procesverbeteraar.

Wat Ardagh Group zegt over Capptions

Het bedrijf koos in eerste instantie voor Capptions om de administratieve last te verminderen en EHS-gegevens direct van de werkvloer naar de backoffice te krijgen. Tijdsbesparing is essentieel, maar het extra voordeel van grotere betrokkenheid heeft op de lange termijn een nog grotere ROI voor het bedrijf.

"Als je nog steeds papieren audits doet of een geautomatiseerd formaat van audits gebruikt, koop dan morgen Capptions, want je gaat je administratieve tijd met vier verminderen en je gaat je mensen veel meer betrekken dan met het indienen van papierwerk."