Corrigerende maatregel na een overtreding: wat standhoudt

Een corrigerende maatregel is een belofte die je later moet kunnen bewijzen

We moeten opschrijven wat we doen, en doen wat we opschrijven. Dat is de kern van compliance, en een corrigerende maatregel is de test. Een inspecteur noteert iets. Jij schrijft op wat je eraan gaat doen. Maanden later moet iemand een dossier kunnen openen en zien dat het daadwerkelijk gebeurd is.

De meeste corrigerende maatregelen mislukken niet omdat de oplossing fout was. Ze mislukken omdat niemand ze achteraf kan reconstrueren. De persoon die het behandeld heeft, werkt er niet meer. Het bewijs was een e-mail. De actie is afgesloten door dezelfde persoon die hem schreef. Daar zit het probleem.

Correctie en corrigerende maatregel zijn niet hetzelfde

Dit onderscheid klinkt theoretisch tot een inspecteur je erop wijst.

• Correctie: je verwijdert de onveilige situatie. De oogdouche is over datum, je vervangt hem vandaag.
• Corrigerende maatregel: je verwijdert de oorzaak van die situatie. Waarom was hij over datum, en waarom heeft niemand dat wekenlang opgemerkt?

Een inspectierapport met alleen correcties, levert bij de volgende ronde dezelfde bevinding op. Sluit je een bevinding af met "vervangen" en verder niets, dan heb je een reparatie vastgelegd, geen corrigerende maatregel.

Beide horen in het dossier. De correctie laat zien dat je hebt gereageerd. De corrigerende maatregel laat zien dat je het hebt begrepen.

Wat er in een corrigerende maatregel hoort te staan

Houd het bondig. Zes kantjes tekst helpt niemand. Past het niet op één A4, dan is het meestal ook niet één actie.

1. De bevinding zoals hij is genoteerd. Neem de formulering van het rapport of de interne waarneming letterlijk over. Maak er geen mildere versie van. Staat er dat het veiligheidsrapport niet actueel is, schrijf dan niet "documentatie te herzien".
2. De directe correctie. Wat je hebt gedaan, wanneer, door wie. Eén of twee zinnen.
3. De oorzaak. Geen algemeenheid. Een zin die een collega die er niet bij was kan volgen.
4. De actie zelf. Eén eigenaar, één deadline, één concreet resultaat. Een actie die van een afdeling is, is van niemand.
5. Het bewijs dat je accepteert. Bepaal dat vooraf, niet achteraf. Een getekende procedure, een afgeronde ronde, een screenshot van een gewijzigde instelling.
6. De effectiviteitstoets. Een datum, later dan de deadline, waarop iemand die geen eigenaar is controleert of de oorzaak echt is weggenomen.

Die laatste is degene die wordt overgeslagen, en juist die maakt het verschil tussen een systeem voor corrigerende maatregelen en een takenlijstje.

Oorzaakanalyse, zonder er een project van te maken

Je hebt niet voor elke bevinding een workshop nodig. Je hebt genoeg eerlijkheid nodig om voorbij het eerste antwoord te komen.

Het eerste antwoord is bijna altijd een persoon. De medewerker heeft de lijst niet afgevinkt. Ga door. Was die lijst afvinkbaar? Een checklist van vier pagina's voor een ronde over een grote installatie, met twee uur ervoor ingepland, dat kan natuurlijk nooit. Als je al die punten door elkaar gooit en je loopt over die installatie, dan gaat het mis. Dat is geen gebrek aan discipline. Dat is ontwerp, en de corrigerende maatregel is de ronde opnieuw inrichten, niet de persoon bijscholen die erop stukliep.

Stel de vraag gewoon rechttoe rechtaan:

• Had een vakbekwaam, gemotiveerd iemand de regel kunnen volgen zoals hij geschreven staat, in de beschikbare tijd, met de middelen die er waren?
• Zo ja, waarom is het dan toch niet gebeurd?
• Zo nee, dan is de regel de bevinding.

Houd het aantoonbaar als de mensen wisselen

Hier komen overtredingen in de praktijk terug. Iemand heeft drie jaar geleden een onderwerp mondeling toegelicht aan een inspecteur. Die techneut werkt er niet meer. De uitleg staat nergens. Het onderwerp komt terug en nu ligt er ineens een overtreding, want er is niets om naar te verwijzen.

Schrijf dus voor de collega die er over twee jaar bij komt:

• Leg de redenering vast, niet alleen de uitkomst. Waarom deze maatregel en niet een andere.
• Hang het brondocument eraan, geen verwijzing ernaar. Een link naar een systeem dat ooit gemigreerd wordt, is geen bewijs.
• Noteer wie de afsluiting heeft goedgekeurd en op welke basis.
• Registreer wijzigingen die de actie raken. Betekent een wijziging dat het veiligheidsrapport niet meer actueel is, dan is dat een eigen melding, geen voetnoot in iemands inbox.

Als je het niet eens bent met de bevinding

Je mag het oneens zijn. Niet elke schriftelijke overtreding rust op een heldere juridische basis, en soms zeggen ze maar wat en schieten ze vanuit de heup. De nuttige weg is: voer de discussie over feiten in plaats van interpretatie, en voer hem vroeg.

Dat betekent dat je schriftelijk en netjes vraagt op welk concreet voorschrift de bevinding gebaseerd is, en welk bewijs wel voldoende zou zijn geweest. In de Nederlandse praktijk heb je meestal te maken met DCMR of de Nederlandse Arbeidsinspectie, en beide kunnen aangeven waaruit ze lezen. Blijkt dat jij gelijk hebt, leg die uitwisseling dan ook vast. Blijkt dat zij gelijk hebben, dan heb je nu een veel scherpere corrigerende maatregel dan die je zelf had opgeschreven.

Wat je niet moet doen is een maatregel registreren waar je zelf niet achter staat, alleen om het dossier te sluiten. Zo krijg je maatregelen die niemand onderhoudt.

Waar software helpt, en waar niet

Dat betekent niet dat software je "compliant maakt". Het maakt je herleidbaar, en dat is iets anders en iets nuttigers. Een module voor corrigerende maatregelen verdient zijn plek als hij drie dingen doet: de actie koppelen aan precies die bevinding en precies die locatie, een actie niet laten afsluiten zonder het bewijs dat je vooraf hebt vastgelegd, en de historie bewaren als mensen vertrekken.

Het praktische deel is de inspectie zelf. Wordt de bevinding tijdens de ronde op een telefoon vastgelegd, met foto en locatie eraan, dan begint de corrigerende maatregel met context in plaats van met een herinnering. Daarmee is het meeste al gewonnen. Hoe dat in de praktijk werkt hebben we uitgeschreven in onze gids over software voor veiligheidsinspecties, en over de ronde zelf in de veiligheidsinspectie gids.

Het maakt ook uit of het gereedschap past bij het regime waaronder je werkt. Generieke EHS-platformen doen de actielijst meestal prima en de documentketen slecht, en dat is een reëel probleem voor een hoge drempelinrichting. Die mismatch hebben we uitgewerkt in waarom generieke safety management software tekortschiet voor Seveso III bedrijven.

Niets hiervan beslist iets voor je. Het is jullie systeem, jullie risico en jullie oordeel over wat "opgelost" betekent.

Een korte, eerlijke volgende stap

Pak de laatste vijf bevindingen die je hebt afgesloten. Open ze en check één ding: kan iemand die er niet bij betrokken was, puur uit het dossier afleiden wat de oorzaak was en waarmee is aangetoond dat die weg is?

Is het antwoord bij drie van de vijf nee, dan zit het probleem in het format, niet in de mensen. Repareer eerst het format.

Wil je zien hoe het volgen van corrigerende maatregelen eruitziet als het vastzit aan de inspectie die de bevinding opleverde, dan lopen we dat graag door met jullie eigen bevindingen in plaats van met een demoset. Neem vooral de rommelige mee.