ISO 45001: wat een arbomanagementsysteem echt vraagt

Wat ISO 45001 is, en wat het niet is

ISO 45001 is de internationale norm voor een managementsysteem voor gezond en veilig werken. Het is geen veiligheidsscore, geen technische specificatie voor je installaties en geen verklaring dat jouw locatie een laag risico heeft. De norm beschrijft een manier om beslissingen over veiligheid en gezondheid zo te organiseren dat ze herhaalbaar zijn, navolgbaar zijn en in een cyclus verbeterd worden.

Het hele verhaal past in één regel die elke veiligheidskundige direct herkent: we moeten schrijven wat we doen en we moeten doen wat we schrijven.

De vraag in een certificatieaudit is niet of je werkplek veilig is op de dag dat de auditor langskomt, maar of je kunt laten zien hoe je hebt besloten dat het veilig was, wie dat besloot, op welke basis, en wat er gebeurde toen de werkelijkheid anders bleek.

De hoofdstukstructuur, in gewone taal

ISO 45001 gebruikt dezelfde high level structure als andere managementsysteemnormen, en past daarom zonder wrijving naast ISO 9001 en ISO 14001. Wie ooit een ISO 27001 certificering heeft doorlopen, herkent de vorm meteen: context, leiderschap, participatie van medewerkers, planning, ondersteuning, uitvoering en evaluatie.

De hoofdstukken die in de praktijk het meeste gewicht dragen:

• Hoofdstuk 4, context. Wie je belanghebbenden zijn, wat zij verwachten, en wat de scope van je systeem dekt. Scope is een keuze, en een slecht getrokken scope levert jarenlang bevindingen op.
• Hoofdstuk 5, leiderschap en participatie van medewerkers. Dit is het hoofdstuk dat 45001 onderscheidt van zijn voorganger. Raadpleging van medewerkers is in deze norm geen beleefdheid, het is een eis met bewijs eraan vast.
• Hoofdstuk 6, planning. Gevarenidentificatie, beoordeling van risico's en kansen, wettelijke en overige eisen, en doelstellingen. Hier zit het echte werk.
• Hoofdstuk 7, ondersteuning. Competentie, bewustzijn, communicatie en gedocumenteerde informatie. Competentie betekent dat je kunt laten zien waarom deze persoon deze taak mag uitvoeren.
• Hoofdstuk 8, uitvoering. Operationele planning en beheersing, management of change, inkoop en aannemers, noodplanning en respons.
• Hoofdstuk 9, evaluatie van de prestaties. Monitoring, interne audit, directiebeoordeling.
• Hoofdstuk 10, verbetering. Incidenten, afwijkingen, corrigerende maatregelen, continue verbetering.

Waar auditors echt naar kijken

Een auditor werkt met steekproeven. Hij pakt een claim uit je documentatie en volgt die naar je dagelijkse praktijk, en daarna pakt hij een stuk dagelijkse praktijk en volgt dat terug naar de documentatie. Het gat tussen die twee richtingen is waar bevindingen vandaan komen.

In de praktijk trekken ze meestal aan deze punten:

1. De navolgbaarheid van één gevaar. Pak één gevaar uit de risicobeoordeling en vraag om de beheersmaatregel, de instructie, het opleidingsdossier van degene die het uitvoert, en de laatste keer dat het geverifieerd is.
2. Corrigerende maatregelen met een einddatum en bewijs. Een actie die elf maanden openstaat, zegt iets over je systeem, niet over die actie.
3. Management of change. Er is iets veranderd in je installatie of je organisatie. Is de risicobeoordeling meegegaan, en kun je dat spoor laten zien?
4. Raadpleging. Niet het bestaan van een commissie, maar de registratie van wat medewerkers hebben aangedragen en wat daarmee gedaan is.
5. Het verschil tussen de geschreven procedure en hoe het werk gaat. Vraag het de operator, lees daarna de procedure.

Sta je daarnaast onder toezicht van de Nederlandse Arbeidsinspectie of van je regionale bevoegd gezag zoals DCMR, houd dan in je hoofd dat dat een ander spoor is dan certificering. Een certificaat is geen verweer, en een inspecteur toetst niet tegen ISO 45001. Wat beide sporen gemeen hebben, is dat het uiteindelijk neerkomt op aantoonbaarheid.

Waar implementaties misgaan

Drie faalpatronen komen steeds terug.

Te veel schrijven. Teams vullen paragrafen door te verwijzen naar elke interne instructie en procedure die er is, en het systeem wordt een documentenset die niemand leest.

Meer tekst is niet meer beheersing, het is meer oppervlak dat actueel moet blijven.

Checklists die je niet eerlijk kunt afvinken. Een checklist van vier pagina's bij iemand die twee uur heeft voor een ronde over een grote installatie wordt afgevinkt, niet uitgevoerd. Als de punten door elkaar heen staan en niet de fysieke looproute van de inspectie volgen, zitten de fouten er al in voordat iemand begint. De inspectie ontwerpen rond de manier waarop het werk werkelijk gaat, is een groot deel van wat software voor veiligheidsinspectie überhaupt waarde geeft.

Kennis die in mensen zit die weggaan. Een ervaren techneut heeft drie jaar geleden mondeling uitgelegd waarom een maatregel zo is ingericht, en dat werd geaccepteerd. Die techneut werkt er niet meer, er ligt nu een bevinding op tafel, en niemand kan de redenering reconstrueren. Een managementsysteem is deels een verdediging hiertegen, maar alleen als de redenering is vastgelegd en niet alleen de uitkomst.

Een werkbare volgorde

Begin je, of begin je opnieuw, dan houdt deze vololgorde meestal stand:

1. Leg eerst de scope vast en de lijst met wettelijke en overige eisen. Alles daaronder erft daarvan.
2. Doe een gap analyse tegen de hoofdstukken voordat je iets nieuws schrijft. Je voldoet vrijwel zeker aan meer dan je denkt, in documenten die niet het label ISO 45001 dragen.
3. Bouw gevarenidentificatie en risicobeoordeling om tot levende registraties in plaats van jaarlijkse documenten.
4. Maak corrigerende maatregelen het kloppend hart van het systeem. Eigenaar, datum, bewijs, verificatie.
5. Zet inspecties en waarnemingen op een formulier dat de man of vrouw op de werkvloer kan invullen in de tijd die er echt is.
6. Schrijf pas daarna procedures, en schrijf ze kort.

Voor locaties met een hoog risicoprofiel is het eerlijker om te erkennen dat een generiek managementsysteem je maar tot een bepaald punt brengt, en dat is precies het argument in ons stuk over waarom generieke safety management software tekortschiet voor Seveso III bedrijven.

Wat software hier wel en niet kan

Software maakt je niet compliant, en geen enkel hulpmiddel bepaalt voor jou welk risico aanvaardbaar is. Het is jouw managementsysteem, niet dat van je leverancier. Wat een tool wel kan, is de mechanische redenen wegnemen waardoor systemen verzanden: formulieren die de looproute volgen, bevindingen die acties worden met een eigenaar, bewijs dat op het moment van waarnemen wordt vastgelegd in plaats van later gereconstrueerd, en een dossier dat het vertrek overleeft van degene die de afweging maakte.

Het certificaat is het bonnetje. Het systeem is of iemand over twee jaar nog kan uitleggen waarom je deed wat je deed.

Zit je midden in een gap analyse en wil je vergelijken hoe de inspectie- en actiekant meestal wordt ingericht, dan gaan we dat gesprek graag aan zonder demo eraan vast. Welk deel van je systeem zou je het liefst niet als eerste door een auditor laten steekproeven?