Hoe Peinemann drie EHS-processen sneller maakte

Opgericht in 1954 als familiebedrijf, is de Peinemann Mobilift Group inmiddels een internationale leverancier van verticaal transport en logistiek, met meer dan 850 vestigingen wereldwijd. Het bedrijf verhuurt en verkoopt materieel zoals mobiele kranen, bundeltrekkers, vorkheftrucks en hoogwerkers, vaak ingezet bij industriële klanten waar zwaar transport en precisie samenkomen.

Zoals de meeste logistieke en verticale-transportbedrijven kreeg Peinemann te maken met het volledige scala aan gezondheids- en veiligheidsuitdagingen die horen bij een gedistribueerd personeelsbestand. Met werknemers die voortdurend reizen en een papieren veiligheidssysteem, ging er regelmatig iets mis. Formulieren werden vergeten of raakten beschadigd bij slecht weer, tot ze onleesbaar waren.

Wanneer papier gewoon niet meer werkt

Papieren formulieren invullen is nooit spannend, maar voor de mensen bij Peinemann was het meer dan alleen vervelend. Het vertraagde de belangrijkste EHS-processen van het bedrijf. Gegevens over gezondheid en veiligheid waren lastig te verzamelen door slecht handschrift en slechte weersomstandigheden, en formulieren gingen regelmatig verloren op weg naar kantoor. Herkenbare problemen in de verticale-transportsector, waar medewerkers vaak onder tijdsdruk EHS-formulieren onderweg moeten invullen.

In het beste geval hadden managers fragmenten van gezondheids- en veiligheidsdata, verspreid over fysieke mappen of weggestopt op iemands harde schijf. Handmatige invoer, onvolledige formulieren en gebrek aan overzicht dwongen het bedrijf om naar alternatieven te zoeken.

Daar moest een app voor zijn

Als onderdeel van zijn duurzaamheidsdoelstellingen zocht Peinemann actief naar manieren om papierverbruik te verminderen via automatisering en digitalisering. Spreadsheets bleken al snel geen haalbare oplossing, er was behoefte aan een volledig uitgerust, gecentraliseerd EHS-systeem.

Na het testen van verschillende EHS-oplossingen bleek het Capptions-platform alle functies te bieden die Peinemann nodig had, in één pakket dat kon worden aangepast aan de bestaande gezondheids- en veiligheidsprocessen van de organisatie.

Drie kern EHS-processen gedigitaliseerd

In eerste instantie was het veiligheidsmanagement van Peinemann vooral onder de indruk van het feit dat papieren formulieren simpelweg niet meer nodig waren. Al snel volgden meer voordelen.

"We gebruiken Capptions voor het melden van ongevallen, incidenten, verbetervoorstellen en tegenwoordig ook voor inspecties."

Eenvoudige ongevallenrapportage, zelfs op het veld

Capptions gaf Peinemann een gecentraliseerd EHS-platform waarmee de kloof tussen het veld en de backoffice werd overbrugd. Medewerkers melden ongevallen nu vanaf hun smartphone, met foto's en locatiegegevens in een paar tikken. Rapportages worden veilig in de cloud opgeslagen en direct naar de juiste mensen gestuurd, wat een realtime verbinding creëert tussen management en medewerkers.

"Doordat we met de app van Capptions werken, wordt de informatie direct naar kantoor gestuurd, zodat we snel actie kunnen ondernemen. De medewerkers die buiten werken krijgen hun antwoorden en problemen veel sneller opgelost."

Managers hebben daarnaast toegang tot een KPI-dashboard, door het Capptions-team aangepast aan de specifieke behoeften van Peinemann. Dat maakt het mogelijk om incidentpercentages scherp te krijgen, onderliggende oorzaken vast te stellen en corrigerende maatregelen te implementeren, ook op afstand.

"Met de Capptions-app hebben we eigenlijk veel meer realtime inzicht in incidenten en bijna-ongevallen."

Hogere betrokkenheid en meer verbetervoorstellen

Omdat rapporteren met Capptions eenvoudig is, zag Peinemann al snel een toename van verbetersuggesties. Medewerkers zijn zich meer gaan bezighouden met hun eigen gezondheid en veiligheid, en leveren inzichten die alleen vanaf de werkvloer verkregen kunnen worden.

"Je ziet ook dat steeds meer mensen er gebruik van gaan maken omdat de drempel om iets te melden steeds lager wordt."

Snellere inspecties en follow-ups

Veiligheidsinspecties werden een stuk eenvoudiger. Managers documenteren veiligheidsrisico's en afwijkingen nu vanaf hun smartphone: foto's maken, actiepunten toewijzen, voortgang volgen en opvolgen, allemaal binnen het Capptions-platform.

"We hebben gewoon alles digitaal en het is leesbaar, duidelijk en toegankelijk. De medewerkers hoeven niet meer met een papieren formulier in de regen naar buiten. Ze pakken gewoon hun tablet of smartphone, vullen het in en seconden later hebben we het al op de computer."

De toekomstvisie van Peinemann

Het bedrijf slaagde erin gezondheid en veiligheid volledig te digitaliseren, van ongevallenmelding tot verbetervoorstellen. Elke medewerker draagt nu bij aan een veiligere werkomgeving, omdat een observatie melden net zo eenvoudig is als een berichtje sturen naar een collega.

Het resultaat is een verbeterde veiligheidscultuur in de hele organisatie, met beter zicht op incidenten en een systeem dat helpt om herhaling te voorkomen. De hele organisatie is nu in realtime verbonden via één platform voor veiligheidsbeheer.

Werkt jouw organisatie voor klanten die onder Seveso III vallen, en wil je weten wat dat betekent voor je eigen EHS-processen? Lees waarom generieke safety management software tekortschiet voor Seveso III-bedrijven.