VCA afkorting: waar de letters voor staan en wat ze eisen

Waar de afkorting VCA voor staat

VCA staat voor VGM Checklist Aannemers.

VGM is zelf ook weer een afkorting: Veiligheid, Gezondheid en Milieu. Aannemers is het deel dat de meeste mensen overslaan, terwijl daar de hele afbakening in zit: het schema is gemaakt voor partijen die fysiek werk uitvoeren op de locatie van een ander. Alles bij elkaar is VCA dus een checklist waarlangs aannemers, en de bedrijven die hen inhuren, hun beheersing van veiligheid, gezondheid en milieu kunnen laten toetsen en certificeren.

De naam is in de loop van de tijd verschoven. Het begon smaller, alleen op veiligheid, en de scope is later verbreed naar gezondheid en milieu toen het schema volwassener werd. Dat verklaart waarom je het certificaat in de wandelgangen nog steeds "de veiligheidschecklist" hoort noemen, terwijl de letters dat allang niet meer alleen zeggen.

Internationaal kom je hetzelfde schema tegen als SCC, Safety Certificate Contractors, vooral in de Duitstalige markt. Vraagt een buitenlandse opdrachtgever om SCC en heb jij VCA, dan gaat het meestal over dezelfde familie van eisen, alleen worden de certificaten onder verschillende nationale afspraken afgegeven.

Waarom de afkorting meteen de hele scope is

Lees de drie woorden nog een keer en je hebt de grens van het schema in één regel: een checklist, voor aannemers, op VGM.

Dat is geen detail. VCA is gebouwd voor de situatie waarin de ene partij de andere inhuurt om werk op haar terrein te doen, en een manier nodig heeft om een inkoopvraag te stellen zonder zelf een volledige audit op te tuigen. Het certificaat beantwoordt de vraag "kan ik dit bedrijf hier laten werken", niet de vraag "is dit bedrijf in elk opzicht veilig".

VCA is geen veiligheidsprogramma, maar een manier om aan te tonen dat je er een hebt.

Goed om te weten: VCA is een privaat schema, beheerd door SSVV, Stichting Samenwerken Voor Veiligheid. Het is geen wet. Je wettelijke verplichtingen komen uit de Arbowet en de regelgeving daaronder, en de Nederlandse Arbeidsinspectie handhaaft die ongeacht welke certificaten er bij jullie receptie hangen. Opdrachtgevers vragen om VCA. De inspectie vraagt of je je risico's daadwerkelijk beheerst.

De afkortingen die om VCA heen hangen

De meeste verwarring rond "VCA afkorting" is eigenlijk verwarring tussen de buurafkortingen. Kort:

• VCA* (één ster): gericht op aannemers die het werk zelf uitvoeren, met de toetsing op de directe beheersing van veiligheid op de werkvloer.
• VCA** (twee sterren): daar bovenop eisen aan de inrichting van je veiligheidsbeheer, inclusief hoe je omgaat met onderaannemers.
• VCA Petrochemie (vaak geschreven als VCA P): de eisen van twee sterren plus aanvullende eisen vanuit petrochemische opdrachtgevers.
• VCU: Veiligheids en Gezondheids Checklist Uitzendorganisaties, de tegenhanger voor uitzendbureaus in plaats van aannemers.
• B-VCA: Basisveiligheid VCA, het persoonscertificaat voor uitvoerende medewerkers.
• VOL-VCA: Veiligheid voor Operationeel Leidinggevenden, het persoonscertificaat voor voormannen en operationeel leidinggevenden.
• VIL-VCU: het persoonscertificaat voor intercedenten en leidinggevenden bij uitzendorganisaties.

Let op de scheidslijn die dwars door dat rijtje loopt. VCA*, VCA** en VCU zijn bedrijfscertificaten, afgegeven na een audit van je organisatie. B-VCA, VOL-VCA en VIL-VCU zijn persoonscertificaten, gehaald door individuen via een examen. Een bedrijf raakt niet gecertificeerd doordat zijn mensen B-VCA hebben, en een persoon is niet gecertificeerd omdat zijn werkgever VCA** voert. Kopers halen dit voortdurend door elkaar, en aanbestedingsdocumenten doen dat net zo hard mee.

Schemaversies worden periodiek herzien, en de vragenset verandert daarmee. Check voordat je een audit inplant bij je certificerende instelling tegen welke versie van de checklist je feitelijk beoordeeld wordt.

Wat het certificaat werkelijk van je vraagt

Een audit tegen de checklist loopt langs een set verplichte vragen, met aanvullende vragen afhankelijk van het niveau waar je voor gaat. Een deel daarvan is papier en een deel gebeurt op locatie, want de auditor kijkt ook naar werk dat op dat moment wordt uitgevoerd en spreekt de mensen die het doen.

Die tweede helft is waar de meeste eerste pogingen stuklopen. Een procedure kun je overal voor schrijven. Wat de auditor toetst, is of die procedure en de werkvloer dezelfde werkelijkheid beschrijven.

Wij hebben daar intern een regel voor: we moeten schrijven wat we doen en we moeten doen wat we schrijven. VCA is één lange test op het gat tussen die twee helften.

In de praktijk gaat het bewijs dat je op tafel moet kunnen leggen over toolboxen, VGM-risico-inventarisaties, incident- en bijna-ongevalregistratie, PBM-uitgifte en -inspectie, werkvergunningen en periodieke werkplekinspecties. Niet de sjablonen. De ingevulde registraties, over een aaneengesloten periode, met namen en datums erop.

Twee dingen helpen voor een audit. Ten eerste: loop zelf een keer langs de eisen en vind je eigen gaten voordat iemand van buiten dat doet, en daar is een interne audit voor. Ten tweede: wees eerlijk over de vraag of je intern de capaciteit hebt om het systeem tussen audits door levend te houden, of dat je dat ondersteund wilt hebben, wat het geval is bij VCA as a service.

Waar VCA ophoudt

VCA is een prima schema voor wat het dekt. Het gaat wringen op het moment dat je het meer wilt laten dragen dan het beheersen van VGM bij aannemers.

Het certificaat beantwoordt een inkoopvraag, en dat is iets anders dan de vraag of je installatie beheerst wordt.

Valt jullie locatie onder Seveso III, of draai je een veiligheidsbeheerssysteem met de zeven elementen, dan reikt VCA niet ver genoeg. Een VBS moet standhouden tegen een veiligheidsrapport, management of change en installatiescenario's, en dat is een ander object dan een checklist voor aannemers. Waarom dat gat er toe doet, hebben we uitgewerkt in waarom generieke safety management software tekortschiet voor Seveso-III bedrijven.

Wat je hiermee doet

Kwam je hier omdat een opdrachtgever om VCA vroeg en je wilde weten waar de letters voor staan, dan heb je het nu: VGM Checklist Aannemers, een schema voor aannemers op veiligheid, gezondheid en milieu, met bedrijfsniveaus en daaromheen losse persoonscertificaten.

Kwam je hier omdat je binnenkort geaudit wordt, dan is de afkorting je kleinste probleem. De vraag die de uitkomst bepaalt, is of de registraties van de afgelopen twaalf maanden het werk laten zien zoals het echt gegaan is.

Wij bouwen inspectie- en auditsoftware, eigen formulieren en workflows, en het opvolgen van corrigerende maatregelen. Dat is de laag die van die registraties iets maakt dat je kunt overhandigen in plaats van reconstrueren. Het maakt je niet compliant, en het maakt een locatie niet risicovrij. Het maakt het bewijs vindbaar.

Dus: als er volgende week een auditor binnenloopt en om je toolbox- en inspectieregistraties van de afgelopen drie maanden vraagt, hoe lang ben je dan bezig om die boven tafel te krijgen?