Wat betekent LMRA? Last Minute Risk Analysis uitgelegd

LMRA in één zin

LMRA staat voor Last Minute Risk Analysis. Het is de korte check die degene die het werk uitvoert ter plekke doet, vlak voordat het werk begint, om te zien of de situatie op de werkplek klopt met de situatie waarvoor dat werk is gepland.

Dat is het hele idee. Geen nieuwe risicobeoordeling, maar een laatste vergelijking tussen het plan en de werkplek zoals die er op dat moment echt uitziet.

Al het andere over de LMRA volgt uit één aanname: dat plannen eerder zijn gemaakt, elders, door iemand die er niet stond.

Waarom de LMRA er überhaupt is

Risicobeoordelingen, werkinstructies, procedures, werkvergunningen en toolboxen worden vooraf gemaakt. Dat moet ook. Maar ze worden gemaakt op kantoor, op een rustige dag, over een installatie in de toestand die je verwacht.

Tussen dat moment en het moment dat iemand een steeksleutel oppakt, beweegt er het een en ander. Tien meter verderop begint een andere aannemer te slijpen. De steiger is verplaatst. De leiding is leeggezet, de dode tak niet. De wind trekt aan. De collega die het systeem kent heeft vakantie en iemand die net binnen is heeft het overgenomen.

Dat maakt de voorbereiding niet ongeldig. Het betekent alleen dat de voorbereiding niet het laatste woord kan zijn.

De LMRA is waar dat laatste woord zit.

De LMRA in vier vragen

De meeste varianten in de Nederlandse praktijk komen op dezelfde vier vragen uit, en de exacte formulering doet minder ter zake dan de eerlijkheid van de antwoorden:

• Wat ga ik nu doen? Hardop, in gewone taal, inclusief de stap na deze stap.
• Wat kan hier, nu, misgaan? Niet de generieke gevarenlijst, maar wat er fysiek om je heen staat: energie, stoffen, hoogte, bewegende delen, het werk van anderen.
• Kan ik dit veilig doen? Juiste gereedschap, juiste staat, juiste vergunning, juiste kennis, genoeg tijd.
• En als het antwoord nee is, wat doe ik dan? Stoppen, en de situatie laten veranderen of het werk laten herplannen.

Die vierde vraag bepaalt of je een LMRA hebt of een ritueel. De eerste drie zijn een gesprek met jezelf. De vierde is een belofte van de organisatie om je heen.

Over de term zelf en waar hij vandaan komt schreven we eerder een apart stuk: wat een LMRA is en waar hij vandaan komt.

Waar de LMRA stilletjes stopt met werken

Bijna niemand schaft de LMRA af. Hij erodeert. Een paar patronen die we steeds weer tegenkomen:

1. Het wordt een handtekening. De kaart wordt bij de poort afgetekend, aan het begin van de dienst, voor werk dat nog niet heeft plaatsgevonden. Dat is een administratieve handeling, geen risicoanalyse.
2. Het wordt lang. Na elk incident voegt iemand een punt toe, tot de check die twee minuten mocht duren vier pagina's beslaat. Als de veldversie niet past in de tijd die er is, wordt hij alleen op papier gedaan.
3. De verkeerde persoon doet het. De uitvoerder vult hem in voor de ploeg. Terwijl het hele punt is dat degene die aan het risico wordt blootgesteld ook degene is die kijkt.
4. Een "nee" kan nergens heen. Mensen stoppen één keer. Als stoppen twee uur discussie kost en er verandert niets, stoppen ze geen tweede keer.
5. De bevindingen verdampen. Een terugkerende "die afsluiter is nog steeds niet gelabeld" wordt vijf keer lokaal opgelost door vijf verschillende ploegen, en wordt niet één keer een corrigerende actie met een eigenaar.

Alleen de eerste twee lijken LMRA-problemen. De laatste drie zijn problemen in het managementsysteem, in een LMRA-jasje.

Een "nee" heeft een bestemming nodig

De LMRA is het enige veiligheidsinstrument op de locatie dat is ontworpen om door één persoon te worden gebruikt, alleen, onder tijdsdruk. En dat alleen werkt als het gevolgen heeft.

De praktische vraag voor wie verantwoordelijk is voor het systeem is dus niet of de kaarten worden ingevuld. De vraag is: waar gaat een stop naartoe?

Beantwoord die concreet. Wie belt de uitvoerende. Wie mag de werkvergunning wijzigen. Wat gebeurt er in het volgende uur, en wat gebeurt er volgende week als dezelfde conditie weer opduikt. Als het antwoord is "hij meldt het bij zijn leidinggevende en dan hangt het ervan af", dan heb je een meldroute die werkt op goede dagen en op goede verhoudingen.

Dat is ook de eerlijke test voor alle hulpmiddelen hieromheen. Een inspectieformulier op een telefoon is makkelijker in te vullen dan een natte kaart in de regen, en makkelijker terug te lezen. Het beslist niets. Wat telt is of de observatie die eruit komt ergens landt met een naam en een datum erbij, en of iemand na drie maanden naar het patroon over alle observaties samen kijkt.

LMRA, en het systeem erachter

Er is een reden dat de LMRA steeds terugkomt in gesprekken over managementsystemen en niet alleen in de toolbox. In de Nederlandse praktijk is hij zelden in één wetsartikel vastgelegd. Hij zit meestal in contractorveiligheidsschema's, in het eigen werkvergunningproces van de locatie, en in de risicobeoordelingsplicht waar het geheel onder hangt. Inspecteurs van de Nederlandse Arbeidsinspectie of DCMR zijn in onze ervaring geen kaarten aan het tellen. Ze vragen wat die kaarten je vertellen, en of er in de organisatie iets is veranderd doordat ze er zijn.

Dat is de ongemakkelijke versie van de vraag. Een stapel ingevulde LMRA-kaarten is bewijs dat mensen een procedure hebben gevolgd. Het is nog geen bewijs dat iemand iets heeft geleerd.

Wil je je LMRA verbeteren, begin dan achteraan en niet vooraan. Pak de laatste drie maanden aan stops, weigeringen en "dat heb ik zelf even opgelost"-opmerkingen, en kijk hoeveel daarvan hebben geleid tot een wijziging in een procedure, een tekening, een vergunningstemplate of een asset. Welk getal daar ook uitkomt, dat is de werkelijke sterkte van je LMRA.

Over die afstand tussen het papieren systeem en de werkvloer schreven we uitgebreider in waarom generieke safety management software tekortschiet voor Seveso-III bedrijven.

Als je verder wilt

Een LMRA is geen formulier, maar een moment: het laatste punt waarop iemand nog van gedachten kan veranderen. Alles wat je eromheen bouwt beschermt dat moment, of besteedt het aan papierwerk.

Ben je de jouwe aan het herzien en wil je er even hardop over denken met iemand die hier dagelijks naar kijkt? Stuur een bericht. Neem je huidige kaart mee en je laatste paar stops. Dat is meestal een nuttiger gesprek dan een demo.