7 dingen om te weten bij het kiezen van een EHS-oplossing

Een EHS oplossing voor je PDCA cyclus

Zoals de meeste bedrijven heb je waarschijnlijk je eigen versie van de plan-do-check-act cyclus ontwikkeld en ben je nu op zoek naar een manier om die te digitaliseren met een EHS oplossing. Voor bedrijven die onder de Seveso III richtlijn (2012/18/EU) vallen, is die keuze extra beladen. Je veiligheidsbeheersysteem (VBS) moet niet alleen werken, het moet ook aantoonbaar werken richting DCMR of de Nederlandse Arbeidsinspectie.

"Er moet toch wel EHS software zijn die doet wat ik nodig heb, toch?" Zo ongeveer elke EHS manager.

Vroeg of laat kom je voor hetzelfde dilemma te staan als waar IT-teams al sinds het begin van bedrijfssoftware mee bezig zijn.

Bouw je een EHS oplossing zelf? Dat is de betere optie als je jouw bestaande processen niet wilt veranderen, maar het kan maanden of zelfs jaren duren en je loopt een reëel risico op budgetoverschrijding.

Koop je een kant-en-klare EHS-oplossing? Dat kost zeker minder tijd dan zelf bouwen, maar er zullen compromissen zijn omdat je een platform krijgt dat niet specifiek voor jouw processen is ontworpen.

Uiteindelijk, of je nu bouwt of koopt, sluit je compromissen. De vraag is welke optie het "minst kwaadaardig" is. Hieronder de voor- en nadelen van bouwen versus kopen, en de 7 dingen waar je op moet letten in je zoektocht naar EHS software.

Bij het intern bouwen van een EHS oplossing

De aantrekkingskracht van deze optie is dat je volledige controle hebt over het eindproduct en een oplossing op maat krijgt die alle vakjes aankruist. Een interne opbouw kan echter veel van je kostbare tijd in beslag nemen, waarschijnlijk meer dan je je kan veroorloven.

Voordat je de interne bouwmachine aanzet, is het de moeite waard om te kijken hoe snel die machine zich daadwerkelijk kan bewegen. Stel jezelf deze vragen:

• Hebben we de expertise in huis om dit te realiseren?
• Hebben we de UX-expertise in huis om dit toegankelijk te maken voor alle medewerkers op alle apparaten?
• Hoe lang duurt het, en is die tijd beter besteed aan andere zaken?
• Hoe specifiek zijn onze behoeften écht?
• Wat gebruiken onze concurrenten?
• Hebben we complexe integraties nodig, en zijn er leveranciers die dat al aanbieden?
• Hoe gaan we het onderhouden, jaar na jaar?
• Voegt deze oplossing iets toe aan onze kernwaarde? Zo niet, is bouwen dan echt de moeite waard?

De 3 dingen die je moet weten bij het bouwen van je eigen EHS oplossing

1. Verwachtingen komen misschien niet overeen met de werkelijkheid. Het bouwen van een softwareoplossing in eigen beheer wordt vaak onderschat. Uit de statistieken blijkt dat 46% van de interne softwareprojecten niet voldoet aan de initiële eisen. Erger nog, 43% van de projecten die wel worden opgeleverd gaat over budget, en 49% komt te laat, als het al gelanceerd wordt.

2. Het werk eindigt nooit. Naast de interne expertise die je nodig hebt om een EHS-platform te bouwen, moet je ICT-team er jaren mee bezig blijven. Eenmaal live betekent niet klaar: de oplossing moet voortdurend worden onderhouden en geüpdatet om gelijke tred te houden met sectortrends en overheidsvoorschriften, inclusief eventuele wijzigingen in Seveso-verplichtingen.

3. Je hebt meer ICT-personeel nodig op de loonlijst. Als jouw oplossing intern is gebouwd, moet je ook intern ondersteuning bieden. Dat betekent meer ICT-ondersteunend personeel om de instroom van aanvragen te verwerken. Bedrijven met interne oplossingen besteden uiteindelijk 80% van hun budget aan onderhoud.

Voordelen van zelf bouwen: afgestemd op jouw zakelijke behoeften, volledige controle, ontwikkelaars kennen het product goed, eigendom van de code, ondersteuning van eigen ontwikkelaars, nieuwe functies op verzoek.

Nadelen van zelf bouwen: verlengde ontwikkelingstijd, interne afvoer van hulpbronnen, software raakt snel verouderd, geen schaalvergroting, geen documentatie of training en minimale ondersteuning, voortdurende onderhoudskosten, stabiliteits- en veiligheidsvraagstukken.

Als je een manier vindt om de voor- en nadelen te compenseren, heb je je antwoord: begin met bouwen.

Bij aankoop van EHS software

In het verleden hadden bedrijven niet de mogelijkheid om kant-en-klare EHS-managementsystemen te kopen. Deze technologie is pas sinds kort op grote schaal beschikbaar tegen een redelijke prijs. Nu kan je een handvol softwareoplossingen voor EHS-management evalueren, met genoeg functionaliteit voor vrijwel elke industrie. Aan de ene kant van het spectrum staan hooggespecialiseerde EHS-platformen voor specifieke verticalen, waaronder Seveso/BRZO-gerichte oplossingen. Aan de andere kant staan alles-in-één platforms met een overvloed aan functies.

Vragen om jezelf te stellen voordat je een EHS software aanschaft:

• Hoe aanpasbaar zijn de beschikbare oplossingen?
• Hoe gebruiksvriendelijk zijn deze oplossingen?
• Kunnen we ons proces aanpassen aan een van de bestaande oplossingen?
• Welke wijzigingen moeten we aanbrengen in onze bedrijfsprocessen?
• Hoeveel tijd neemt configuratie en implementatie in beslag, en helpt de leverancier daarbij?
• Welke integraties hebben we nodig?
• Wat zijn de onderhoudsmogelijkheden?
• Heeft de leverancier klanten in onze branche, en begrijpen ze de eisen die daarbij horen?

Ondanks de verscheidenheid aan oplossingen kan het implementeren van een kant-en-klaar EHS-managementsysteem aanvoelen als een vierkant in een rond gat proberen te passen. Hieronder waarom.

De 4 dingen die je moet weten als je kant-en-klare EHS software koopt

1. Het werkt misschien voor anderen, maar niet automatisch voor jou. Een industriegerichte oplossing claimt "jouw bedrijf te begrijpen", maar in werkelijkheid is dat zelden 100% waar. Elke organisatie heeft zijn eigen EHS-proces, wat meestal een oplossing op maat van de workflow vereist, niet andersom.

2. Jouw gegevens staan op hun servers. Meestal worden jouw gegevens gehost in de cloud, op de servers van de leverancier. Het is geweldig als ze aan de GDPR-normen voldoen, maar hoe comfortabel ben je met het opslaan en verwerken van gevoelige bedrijfsgegevens op een extern platform?

3. "Aanpasbaar" is een gladde term. Hoewel de meeste kant-en-klare EHS-oplossingen aanpasbaar zijn, is er een limiet aan hoeveel je kunt aanpassen. Meestal pas je uiteindelijk je bedrijfsprocessen aan de oplossing aan, niet andersom.

4. "We zullen dat in een toekomstige update toevoegen." Als het gaat om nieuwe functies, is het onwaarschijnlijk dat jouw suggesties snel geïmplementeerd worden. Vooraf gebouwde software bedient honderden of duizenden klanten met verschillende verzoeken. Je kan tot 1-2 jaar wachten tot een functie daadwerkelijk is geïmplementeerd, als dat ooit gebeurt.

Voordelen van kopen: dekt de meeste van je eisen, grote schaalvoordelen, gegarandeerd werken met minder bugs, geautomatiseerde upgrades, lage totale kosten van eigendom.

Nadelen van kopen: voldoet mogelijk niet aan je unieke behoeften, beperkte aanpassingsmogelijkheden, kan lastig integreren met je huidige ICT-systemen, wachten op functieontwikkeling, veiligheidsbelangen, beperkte controle.

Wat dit betekent voor Seveso/BRZO-bedrijven

Voor bedrijven die onder Seveso III vallen, weegt één punt zwaarder dan bij een gemiddeld bedrijf: hoe goed sluit de oplossing aan op je bestaande VBS, en hoe snel kun je een aangepast formulier of workflow live zetten als een auditor of de toezichthouder daarom vraagt? Een platform met custom forms, workflows en corrective-action tracking die je zelf, zonder maandenlange IT-trajecten, kunt aanpassen scheelt in de praktijk het verschil tussen een VBS dat op papier bestaat en een VBS dat dagelijks gebruikt wordt.

Capptions biedt inspectie- en auditsoftware met custom forms en workflows, corrective-action tracking, en de Clara AI-assistent om rapportage te versnellen, inclusief een specifiek Capptions Seveso Control product voor major-hazard sites. Meer over waarom generieke safety management software vaak tekortschiet voor Seveso III-bedrijven lees je in dit artikel.

Hopelijk maakt dit de keuze tussen bouwen en kopen wat makkelijker. Welke kant kies jij, en waarom?