Registraties verdubbeld bij Van der Ende Steel Protectors

Staal is een van de sterkste en meest duurzame bouwmaterialen, maar heeft één bedreiging: corrosie. Daar komt Van der Ende Steel Protectors Group om de hoek kijken. Het bedrijf onderhoudt assets van olie- en gasmaatschappijen tot bruggen en spoorinfrastructuur, en beschermt staal tegen de impact van corrosie. Van der Ende is een van de grootste Nederlandse specialisten in corrosiebescherming van staal. Het familiebedrijf startte in 1929 en is een van de laatste in zijn soort binnen deze gespecialiseerde sector.

Van der Ende is sinds 2016 klant bij Capptions. We spraken met Ilja Bangma, HSEQ-manager bij het bedrijf.

Van papier naar één centrale plek

Ilja begon in 2013 bij Van der Ende en legt uit dat voordat het bedrijf digitale tools ging gebruiken, elke vorm van registratie op papier gebeurde. Dat werkte in het verleden prima, maar het bedrijf was dit ontgroeid. Van der Ende werkt op veel verschillende soorten projectlocaties, waardoor informatie verspreid raakte over die locaties door heel Nederland. Alles bij elkaar krijgen en klaarmaken voor rapportage kostte veel tijd en moeite. Dat moest veranderen.

Van der Ende ging op zoek naar een softwareoplossing om vooral alle informatie realtime en op één centrale plek te verzamelen. Zo krijgen managers overzicht en kunnen ze data analyseren, waarna de informatie waardevol wordt in de vorm van leerpunten en verbeterpunten. Een ander terugkerend probleem met papier: ervoor zorgen dat iedereen de meest recente versie van een formulier gebruikte.

"Als je digitaal werkt, zijn de wijzigingen direct voor iedereen beschikbaar," aldus Bangma.

Toen medewerkers voor het eerst met Capptions gingen werken, duurde het even voordat iedereen gewend was. Volgens Ilja vraagt dat om een andere manier van denken.

"Je hebt de neiging om gewoon een directe vertaling te maken van je papierwerk naar een digitale versie daarvan, maar als je dat doet, krijg je niet het volledige voordeel," zegt Bangma.

Door een formulier digitaal te bouwen, denk je na over wat je wilt kunnen met de data die ermee wordt verzameld. Dat helpt bij het scherp krijgen van de juiste vragen, zodat het formulier het middel is tot het doel: het analyseren van de gegevens.

Flexibiliteit als grootste voordeel

Wat Ilja vooral waardeert aan Capptions is dat de software een flexibele en adaptieve tool blijkt te zijn. Templates worden zelf gemaakt, aangepast en doorontwikkeld, zonder hulp van een ontwikkelaar of iemand van het Capptions-team. Omdat het platform niet gebonden is aan vooraf gebouwde workflows, past de software zich niet alleen aan aan de workflows binnen de eigen organisatie, maar ook aan die van de klanten waarvoor Van der Ende werkt.

Bedrijven in de olie- en gasindustrie werken bijvoorbeeld op een zeer strikte manier en verwachten dat aannemers zich daaraan houden. Werk voor een overheidsorganisatie vraagt weer om een ander aanpassingsniveau. Met Capptions kan Van der Ende sjablonen en workflows creëren die passen bij de eigen behoeften én bij die van elke klant.

"Capptions helpt ons echt om tijd te besparen en efficiënter te werken, omdat het allemaal digitaal is. Ik hoef niet te wachten op meldingen die binnenkomen, ze komen automatisch binnen. Ik kan dus gemakkelijk elke maand, elk kwartaal of elk jaar een nieuw rapport maken omdat ik de gegevens al vooraf heb ingesteld. Doe het werk één keer en daarna nooit meer."

Twee dingen die structureel zijn veranderd

Het bedrijf kan niet alleen efficiënter rapporteren, maar ook effectiever reageren op informatie omdat die realtime beschikbaar is. De reactietijd is enorm verkort, en klanten merken dat.

Sinds Van der Ende met Capptions werkt, zijn twee dingen structureel veranderd:

• De afdeling heeft een beter overzicht van alle informatie. De data is actueel en makkelijker te analyseren.
• De deelname en betrokkenheid binnen de organisatie is enorm gestegen.

Traditioneel was het de HSEQ-afdeling die alle inspecties deed of de moeite nam om waarnemingen te registreren. Sinds de introductie van Capptions in 2016 is het aantal waarnemingen elk jaar min of meer verdubbeld. Naast het toegenomen aantal is ook de kwaliteit van de binnenkomende informatie en feedback sterk verbeterd, doordat Capptions helpt om gestructureerd te werken.

"Kortom, ik zou Capptions omschrijven als flexibel en adaptief," besluit Ilja Bangma.

Werkt jouw organisatie op of nabij Seveso III-locaties en wil je weten wat dat betekent voor je softwarekeuze? Lees waarom generieke safety management software tekortschiet voor Seveso III-bedrijven.