Wat zijn Capptions Direct-dashboards?
Capptions Direct-dashboards helpen je om elk aspect van je processen te analyseren en te bewaken: van het aantal voltooide, gemiste en afgewezen taken tot de vraag welke gebruiker in welke fase van het proces verantwoordelijk is. Dashboards bevatten waardevolle gegevens waarmee jij en je organisatie de EHS-compliance kunnen aantonen en verbeteren.
Voordat we beginnen
Je hebt een gepubliceerde workflow nodig die minimaal één keer is gestart. Zie 3.1 Hoe maak je een workflow.
Let op
- Dashboards bekijk je uitsluitend via het webportaal.
- Elk proces (workflow) heeft zijn eigen dashboard; een organisatie kan dus meerdere dashboards bevatten.
- Zodra een proces is gepubliceerd en gestart, wordt automatisch een dashboard aangemaakt en worden er gegevens verzameld.
Je dashboards openen
De interactieve demo hieronder is Engelstalig; de stappen komen exact overeen met de Nederlandse instructies in dit artikel.
Stap 1: Meld je aan bij het Capptions Direct-webportaal
Meld je aan bij je Capptions Direct-account via deze link.
Stap 2: Selecteer je organisatie
Na het aanmelden kom je in je Persoonlijke Sandbox terecht. Klik op het pijltje en selecteer de organisatie die je wilt bekijken.
Stap 3: Klik op 'Results'
Je komt automatisch op het tabblad Dashboard met de workflow-resultaten. Hier vind je alle gegevens per proces.
Gegevens bekijken op het dashboard
Deze pagina toont:
- alle processen die zijn gepubliceerd en gestart;
- de belangrijkste cijfers per proces: het aantal open, vastgelopen en voltooide formulieren;
- rechtsboven een zoekbalk en een filter waarmee je de volgorde van weergave bepaalt.
Filters toepassen
Met een filter verfijn je de getoonde gegevens op basis van specifieke criteria, zodat je je kunt concentreren op wat voor jou relevant is.
- Zoekbalk — typ de naam van het proces waarvan je gegevens wilt zien.
- Sorteren — klik op Sort by en sorteer op laatst gestart, laatst bijgewerkt, open, voltooid of vastgelopen.
- Uitgebreid filteren — het filtericoon staat op elke pagina van het dashboard rechtsboven. Klik erop en verfijn op datumbereik, status, teams, proces of gebruikers.
De gegevens per dashboard
Wanneer je een specifiek proces opent, zie je de volgende overzichten:
- Capptions — het totale aantal Capptions binnen dat proces. Dit overzicht toont daarnaast het percentage open, voltooide, afgewezen en te late Capptions.
- Vastgelopen — een verdieping op het vorige overzicht: welke gebruikers in het proces verantwoordelijk zijn voor te late, afgewezen of geannuleerde taken.
- Open — een overzicht van alle processen die nog in uitvoering zijn, met de gebruiker die nog een taak moet afronden.
- Uitvoeringen over tijd — een grafiek met het aantal uitvoeringen van het proces over een bepaalde periode.
- Procesvisualisatie — een visuele weergave van het proces waarvan de gegevens zijn verzameld. Met het filter rechtsboven in dit onderdeel kun je verfijnen op verschillende versies van het proces.
Klik op 'Bekijk in overzicht'
Voor de overzichten Vastgelopen en Open kun je de weergave uitbreiden door te klikken op See in overview. Je ziet dan een volledig activiteitenlogboek.
Vastgelopen — het activiteitenlogboek wordt automatisch gefilterd op de status afgewezen, geannuleerd en gemist. Het logboek toont de naam en versie van het proces, de begindatum en het tijdstempel, de status, het verantwoordelijke team en de initiator. Je kunt het proces per initiator opnieuw starten.
Open — het activiteitenlogboek wordt automatisch gefilterd op taken die in uitvoering zijn, met dezelfde gegevens per proces.
Klik op 'Details'
Voor elke voltooide versie van het proces bekijk je gedetailleerde actielogboeken van alle activiteiten binnen de levenscyclus. Via het tabblad Submissions zie je wat elk teamlid heeft ingediend; via View report open je het PDF-rapport dat tijdens het proces is gegenereerd.
Essentiële termen op het dashboard
- Capption — alle taken die binnen een proces door eindgebruiker(s) worden ondernomen.
- Vastgelopen — een proces dat niet verder kan omdat een taak is geannuleerd of afgewezen, of te laat is.
- Open — een proces dat gestart en in uitvoering is.
- Ingevuld — de status van een taak die door de gebruiker is afgerond.
- Afgewezen — de status van een taak die de gebruiker niet hoefde uit te voeren en heeft afgewezen.
- Te laat — de status van een taak die niet binnen de gestelde deadline is afgerond.
- Uitvoeringen over tijd — de vergelijking tussen geopende en voltooide processen over een bepaalde periode.
- Procesvisualisatie — een visuele weergave van het proces waarvan het dashboard gegevens verzamelt.
- Acteur — de gebruiker die een taak heeft uitgevoerd.
- Entiteitsnaam — de categorie waarmee taken in de proceslevenscyclus worden aangeduid.
- Proceslevenscyclus — een overzicht van alle acties die tijdens het proces zijn ondernomen.
Tot slot
En zo eenvoudig is het!
We hopen dat dit artikel je helpt bij het werken met de Capptions Direct-dashboards. Heb je vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op met onze klantenservice via support@capptions.direct.
Bedankt dat je kiest voor Capptions Direct als jouw EHS-managementsoftware. We kijken ernaar uit om jouw werkplek veiliger en efficiënter te maken!