Digitaliseer je Veiligheidsmanagementsysteem (VMS)

Wat is een veiligheidsmanagementsysteem (VMS)?

Een veiligheidsmanagementsysteem is het geheel van beleid, rollen, processen en registraties waarmee een organisatie veiligheidsrisico's beheerst en aantoonbaar verbetert. Het draait op de PDCA-cyclus: plannen, uitvoeren, controleren en bijsturen. Een verzameling procedures is nog geen systeem. Het wordt pas een systeem als elke bevinding een eigenaar, een termijn en een aantoonbare afronding krijgt.

Wat is het verschil tussen een VMS en een VBS?

Het onderscheid is juridisch, niet inhoudelijk.

• VMS: een verzamelnaam. Geen wettelijk gedefinieerd begrip. Elke organisatie kan er een hebben, en normen als ISO 45001, VCA en de Safety Culture Ladder bepalen waar het aan moet voldoen.
• VBS: een wettelijk verplicht systeem voor Seveso-inrichtingen, vastgelegd in artikel 4.11 van het Besluit activiteiten leefomgeving, met zeven voorgeschreven elementen.

Bij een Seveso-inrichting vormen het preventiebeleid zware ongevallen en het VBS samen het veiligheidsmanagementsysteem. Werk je met gevaarlijke stoffen boven de Seveso-drempelwaarden, dan volstaat een algemeen VMS niet en heb je een VBS nodig.

Welke normen stellen eisen aan een VMS?

• ISO 45001: de internationale norm voor arbomanagementsystemen. Certificeerbaar, opgebouwd rond context, leiderschap, planning, uitvoering, evaluatie en verbetering.
• VCA: gericht op aannemers en uitvoerend werk, beheerd door SSVV. Zie VCA-managementsysteem.
• Safety Culture Ladder: meet niet je systeem maar je gedrag en cultuur, in vijf treden van reactief tot vooruitstrevend.
• Arbowet en Arbobesluit: de wettelijke bodem, met de risico-inventarisatie en -evaluatie als kern.

Hoe verhoudt een VMS zich tot de RI&E?

De risico-inventarisatie en -evaluatie is voor vrijwel elke werkgever met personeel wettelijk verplicht op grond van de Arbowet, met een plan van aanpak als vast onderdeel. De RI&E vertelt je welke risico's er zijn. Het VMS is het apparaat dat ervoor zorgt dat er daadwerkelijk iets met die risico's gebeurt, en dat je dat een jaar later nog kunt laten zien. Werk je met gevaarlijke stoffen onder de Seveso-drempels, dan kan daar bovenop de ARIE-regeling gelden, met een aanvullende RI&E. Zie ook arbomanagementsysteem.

Waaraan herken je een VMS dat echt werkt?

• Elke melding vanaf de werkvloer landt in hetzelfde systeem als elke audit en elke inspectie.
• Elke bevinding heeft een eigenaar, een termijn en een status die niemand handmatig hoeft bij te houden.
• Je kunt binnen één gesprek laten zien dat een bevinding uit de vorige audit is gesloten, met bewijs.
• Een wijziging in een installatie of procedure leidt zichtbaar tot een herbeoordeling, niet tot een vergeten document.