HSEQ-registraties meer dan verdubbeld bij Van der Ende

Staal is een van de sterkste en meest duurzame bouwmaterialen die er is. Het heeft echter één grote vijand: corrosie. Daar komt Van der Ende Steel Protectors Group om de hoek kijken. Het bedrijf onderhoudt assets van olie- en gasbedrijven tot bruggen en rail-infrastructuur, en beschermt staal tegen de gevolgen van corrosie. Voor klanten in de olie- en gasindustrie werkt Van der Ende regelmatig op of nabij locaties met verhoogd risicoprofiel, wat strikte eisen stelt aan veilig werken en aan de kwaliteit van HSEQ-data.

Van der Ende is een van de grootste Nederlandse specialisten in corrosiebescherming van staal. Het familiebedrijf startte in 1929 en is een van de laatste in zijn soort binnen deze gespecialiseerde sector.

Van der Ende is sinds 2016 klant bij Capptions. We spraken met Ilja Bangma, HSEQ-manager bij het bedrijf, over die overstap. HSEQ staat voor health, safety, environment en quality, in het Nederlands ook wel bekend als KAM: kwaliteit, arbeidsomstandigheden en milieu.

Een digitale oplossing voor HSEQ

Ilja begon in 2013 bij Van der Ende. Hij legt uit dat voordat het bedrijf digitale tools ging gebruiken, elke vorm van registratie op papier gebeurde. Dat werkte ooit prima, maar het bedrijf was er inmiddels uitgegroeid. Van der Ende werkt op veel verschillende projectlocaties door heel Nederland, waardoor informatie verspreid raakte over al die locaties. Alles bij elkaar brengen en klaarmaken voor rapportage kostte veel tijd en moeite. Dat moest anders.

Van der Ende ging op zoek naar een HSEQ-softwareoplossing, vooral om informatie realtime en op één centrale plek te verzamelen. Zo krijgen managers overzicht en kunnen ze data daadwerkelijk analyseren, in plaats van alleen verzamelen. Een ander terugkerend probleem met papier: ervoor zorgen dat iedereen op elke locatie de meest recente versie van een formulier gebruikte.

"Als je digitaal werkt, zijn de wijzigingen onmiddellijk voor iedereen beschikbaar," aldus Ilja Bangma.

Van papieren formulier naar digitaal denken

Toen de organisatie voor het eerst met Capptions ging werken, kostte de omschakeling wat tijd. Volgens Ilja vraagt dat om een andere manier van denken.

"Je hebt de neiging om gewoon een directe vertaling te maken van je papieren formulieren naar een digitale versie daarvan, maar als je dat doet, haal je er niet de grootste voordelen uit," zegt Bangma.

Door een formulier digitaal te bouwen, denk je vooraf na over wat je met de verzamelde data wilt kunnen doen. Dat helpt bij het scherp krijgen van de juiste vragen, zodat het formulier zijn doel ook echt vervult: data verzamelen die daarna inzichtelijk gemaakt kan worden door analyse.

Werken met Capptions

Wat Ilja vooral waardeert aan Capptions is de flexibiliteit van de software. Templates worden zelf gemaakt, aangepast en doorontwikkeld, zonder hulp van een softwareontwikkelaar of iemand van Capptions. Omdat het platform niet vastzit aan vooraf bepaalde workflows, kan het worden afgestemd op zowel de eigen organisatie als op de eisen van de klanten waarvoor Van der Ende werkt.

Bedrijven in de olie- en gasindustrie werken bijvoorbeeld met strikte protocollen en verwachten dat aannemers zich daaraan conformeren. Werk voor een overheidsorganisatie vraagt weer om een heel andere aanpak. Met Capptions kan Van der Ende templates en workflows opzetten die passen bij de eigen behoeften én bij die van elke klant afzonderlijk.

"Capptions helpt ons echt om tijd te besparen en efficiënter te werken, omdat het allemaal digitaal is. Ik hoef niet te wachten tot rapporten binnenkomen, ze komen automatisch binnen. Ik kan dus gemakkelijk elke maand, elk kwartaal of elk jaar een nieuwe rapportage maken omdat de gegevens al zijn ingesteld. Doe het werk één keer en dan nooit meer," aldus Bangma.

Wat er is veranderd, binnen de HSEQ-afdeling en daarbuiten

Naast efficiënter rapporteren, kan het bedrijf ook effectiever reageren op informatie omdat die realtime beschikbaar is. De reactietijd is enorm verkort, en klanten merken dat.

Twee dingen zijn structureel veranderd sinds Van der Ende met Capptions werkt:

• De afdeling heeft een beter overzicht van alle informatie. De gegevens zijn actueel en makkelijker te analyseren.
• De participatie en betrokkenheid binnen de organisatie is enorm toegenomen.

Traditioneel was het de HSEQ-afdeling die alle inspecties deed of de moeite nam om waarnemingen te registreren. Sinds de introductie van Capptions in 2016 is het aantal registraties elk jaar ongeveer verdubbeld. Naast het toegenomen aantal is ook de kwaliteit van de binnenkomende informatie en feedback sterk verbeterd, doordat Capptions helpt om op een meer gestructureerde manier te werken.

"In het kort zou ik Capptions omschrijven als flexibel en adaptief," besluit Ilja Bangma.

Werkt jouw organisatie op of nabij Seveso III-locaties en wil je weten wat dat betekent voor je softwarekeuze? Lees waarom generieke safety management software tekortschiet voor Seveso III-bedrijven.