Waarom wijs je een workflow toe aan een team?
Een workflow doet pas iets zodra hij is toegewezen aan een team. Bij die toewijzing koppel je de rollen uit de workflow (de role responsibilities) aan concrete gebruikers. Pas dan weet het systeem wie welke taak krijgt. In de voorbeeldworkflow Car check zijn dat twee rollen: een Inspector en een Engineer.
Voordat we beginnen
Je hebt een gepubliceerde workflow nodig met minimaal een form-node en een report-node, en de gebruikers moeten al lid zijn van je organisatie. Zie 1.3 Hoe nodig je extra gebruikers uit.
Let op
- Je kunt een workflow alleen toewijzen aan een team als je de rol owner of admin hebt.
- Eén workflow kan aan meerdere teams worden toegewezen.
- Toewijzen kan uitsluitend via het webportaal.
- Stel eerst de role responsibilities in de workflow vast en publiceer de workflow voordat je hem toewijst.
Teams maken en leden toevoegen aan workflows
De interactieve demo hieronder is Engelstalig; de stappen komen exact overeen met de Nederlandse instructies in dit artikel.
Stap 1: Controleer je leden
Ga in Capptions Direct naar Settings → Members → List om te zien welke gebruikers deel uitmaken van je organisatie. Onder Invites zie je welke uitnodigingen nog openstaan en welke zijn geaccepteerd; hier kun je een uitnodiging ook opnieuw versturen of intrekken.
Stap 2: Controleer of wijzig de rol van een gebruiker
In de ledenlijst kun je de rol van een gebruiker wijzigen naar eigenaar (owner), beheerder (admin), manager of lid (member).
Stap 3: Maak een team aan
Ga naar Settings → Teams en klik op Create team. Geef het team een naam en klik op Submit.
Stap 4: Voeg gebruikers toe aan het team
Open het team en klik op Add users to team. Selecteer de gebruikers die je wilt toevoegen.
Stap 5: Wijs de workflow toe aan het team
Ga naar Settings → Teams → Workflows, klik op Add workflows en selecteer de gewenste workflow. Je kunt dit ook doen vanuit Templates → Workflows door bij de gepubliceerde workflow te kiezen voor Assign to team.
Stap 6: Koppel gebruikers aan de rollen
Selecteer per role responsibility welke gebruikers die rol vervullen. Dit is essentieel: leden van hetzelfde team kunnen verschillende taken hebben, en die verdeling leg je hier vast.
Stap 7: Klik op 'Assign workflow to team'
De workflow is nu actief voor het team. Taken worden voortaan automatisch aan de juiste gebruiker toegewezen.
Je kunt doorgaan naar de volgende stap: 3.6 Hoe bekijk je een voorbeeld van je workflow. 🎉
Tot slot
En zo eenvoudig is het!
We hopen dat dit artikel je helpt bij het toewijzen van workflows aan teams. Heb je vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op met onze klantenservice via support@capptions.direct.
Bedankt dat je kiest voor Capptions Direct als jouw EHS-managementsoftware. We kijken ernaar uit om jouw werkplek veiliger en efficiënter te maken!