Waarom gebruikers uitnodigen?
Capptions Direct werkt pas echt als je collega's meedoen. Door gebruikers uit te nodigen krijgen zij toegang tot jouw organisatie en kunnen zij formulieren invullen, taken oppakken en workflows doorlopen.
Voordat we beginnen
Je hebt een werkruimte (organisatie) nodig. Zie 1.2 Hoe maak je een werkruimte en hoe verwijder je deze.
Let op
- Je kunt alleen nieuwe leden toevoegen als je de rol owner of admin hebt binnen de organisatie.
- Elke gebruiker én elke openstaande uitnodiging bezet een plek (seat) binnen de organisatie.
- Op het gratis abonnement kun je maximaal twee leden hebben, inclusief jezelf.
- Een support member van Capptions Direct is op elk abonnement een gratis plek.
- Wijs je geen rol toe, dan wordt de gebruiker automatisch member.
Een gebruiker uitnodigen
De interactieve demo hieronder is Engelstalig; de stappen komen exact overeen met de Nederlandse instructies in dit artikel.
Stap 1: Meld je aan bij het Capptions Direct-webportaal
Meld je aan bij je Capptions Direct-account via deze link.
Stap 2: Selecteer je organisatie
Klik linksboven op het pijltje en selecteer de organisatie waarvoor je gebruikers wilt uitnodigen. Controleer dit goed: uitnodigingen gelden altijd voor de geselecteerde werkruimte.
Stap 3: Klik op 'Settings'
Stap 4: Klik op 'Members'
Stap 5: Nodig leden uit
5.1 Eén voor één uitnodigen — voer het e-mailadres van de gebruiker in en bepaal welke rol hij of zij krijgt. Heb je je teams al ingericht, dan kun je de gebruiker meteen aan een team koppelen.
5.2 In bulk uitnodigen — heb je meerdere gebruikers? Voer dan alle e-mailadressen in, gescheiden door komma's. Dit werkt het prettigst wanneer alle gebruikers dezelfde rol krijgen.
5.3 Gebruiker aan een team toevoegen — selecteer het team waaraan de gebruiker wordt toegevoegd uit de lijst.
5.4 Voorkeurstaal van de uitnodiging — je kunt de uitnodiging versturen in de taal van de ontvanger, voor zover die taal wordt ondersteund.
Stap 6: Klik op 'Invite users'
De gebruiker ontvangt een e-mail met de uitnodiging om lid te worden van jouw organisatie. Onder Settings → Members → Invites zie je welke uitnodigingen nog openstaan en welke geaccepteerd zijn. Je kunt een uitnodiging daar ook opnieuw versturen of intrekken.
Wil je weten wat elke rol precies inhoudt? Lees dan De verschillende rollen van gebruikers toewijzen en beheren.
Je kunt doorgaan naar de volgende stap: 1.4 Hoe nodig je een support agent uit. 🎉
Tot slot
En zo eenvoudig is het!
We hopen dat dit artikel je helpt bij het uitnodigen van gebruikers. Heb je vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op met onze klantenservice via support@capptions.direct.
Bedankt dat je kiest voor Capptions Direct als jouw EHS-managementsoftware. We kijken ernaar uit om jouw werkplek veiliger en efficiënter te maken!