Waarom maak je een rapportsjabloon?
Kort gezegd: voor je documentatie. Met een rapportsjabloon leg je het inspectieproces schriftelijk vast, inclusief waarnemingen, bevindingen en conclusies. Zo is alle relevante informatie geborgd en kunnen ook belanghebbenden die niet bij de inspectie aanwezig waren de resultaten inzien en later teruglezen.
Voordat we beginnen
Je hebt een gepubliceerd formulier nodig waarvan het rapport de gegevens overneemt. Zie 2.1 Hoe stel je formulieren op.
Let op
- Je kunt alleen een PDF-rapportsjabloon maken als je de rol owner of admin hebt binnen de organisatie, of wanneer je in je eigen Persoonlijke Sandbox werkt.
- Een rapportsjabloon maak je uitsluitend via het webportaal.
- Standaard gebruikt het systeem het rapportsjabloon met de huisstijl van Capptions.
- Elke keer dat je het sjabloon wijzigt, moet je het opnieuw publiceren voordat de wijziging effect heeft.
Een PDF-rapportsjabloon maken
De interactieve demo hieronder is Engelstalig; de stappen komen exact overeen met de Nederlandse instructies in dit artikel.
Stap 1: Meld je aan bij het Capptions Direct-webportaal
Meld je aan bij je Capptions Direct-account via deze link.
Stap 2: Selecteer een organisatie
Klik op het pijltje en selecteer de organisatie waarvoor je een rapport wilt maken.
Stap 3: Klik op 'Templates'
Stap 4: Klik op 'Reports'
Stap 5: Klik op '+ Report'
Stap 6: Geef het rapportsjabloon een naam
Stap 7: Klik op 'Submit' om naar de editor te gaan
Stap 8: Pas de vormgeving aan
8.1 Theming — pas de kleuren van het sjabloon aan je huisstijl aan. Voer een hexadecimale kleurcode in of kies een kleur uit de getoonde tegels.
8.2 Logo invoegen — klik op Select file om je logo te uploaden.
8.3 Voorblad tonen — vink Show cover page aan om elk rapport te voorzien van een voorblad met je logo en de naam van je organisatie.
Stap 9: Pas de inhoudsopmaak aan
9.1 Algemene instellingen — standaard tonen rapporten wie het formulier heeft ingevuld en wanneer de taak is gestart en afgerond. Wil je dit niet tonen, vink de betreffende vakjes dan uit.
9.2 Instellingen voor formuliervelden — standaard worden alle gegeven antwoorden uit keuzelijsten getoond, maar geen informatieve tekstvelden en geen niet-ingevulde (niet-verplichte) vragen. Vink aan of uit wat je wel of niet wilt tonen. Wil je specifieke vragen of secties uitsluiten? Dat regel je in de report-node van de workflow-builder.
Stap 10: Klik op 'Submit' om je wijzigingen op te slaan
Stap 11: Klik op 'Publish' om het sjabloon te gebruiken in een workflow
Na publicatie is het rapportsjabloon beschikbaar voor elke workflow die je bouwt.
Je kunt doorgaan naar de volgende stap: 3.1 Hoe maak je een workflow. 🎉
Tot slot
En zo eenvoudig is het!
We hopen dat dit artikel je helpt bij het maken van een PDF-rapportsjabloon. Heb je vragen of opmerkingen? Neem gerust contact op met onze klantenservice via support@capptions.direct.
Bedankt dat je kiest voor Capptions Direct als jouw EHS-managementsoftware. We kijken ernaar uit om jouw werkplek veiliger en efficiënter te maken!